Microsoft ändert die Art und Weise, wie externe Personen auf freigegebene Dateien und Ordner in SharePoint Online und OneDrive zugreifen. Davon sind alle Unternehmen betroffen, die mit externen Projektbeteiligten zusammenarbeiten.
Teamsware informiert dich hier verständlich über die Änderung und was diese für deine Projekte bedeutet.

❓ Worum geht es?

Bisher konnten externe Personen (z. B. Planer, Nachunternehmer oder Projektpartner) über einen per E‑Mail zugesendeten Einmalcode auf freigegebene Dateien zugreifen.

Dieses Verfahren wird von Microsoft eingestellt.

Zukünftig erfolgt der Zugriff über ein sogenanntes Gastkonto. Dieses wird automatisch erstellt und dient ausschließlich dem sicheren Zugriff auf freigegebene Inhalte.

👷‍♂️ Was bedeutet das für dich als Person, die Inhalte teilt?

Für dich ändert sich im Alltag nur wenig:

• ✅ Externe Partner erhalten weiterhin Zugriff auf freigegebene Unterlagen
• ✅ Der Zugriff erfolgt künftig über eine klar zugeordnete Identität
• ✅ Die Zusammenarbeit bleibt wie gewohnt möglich

Der Wechsel dient vor allem der besseren Absicherung von Projekt‑ und Unternehmensdaten.

📅 Ab wann gilt die Änderung?

• Ab Mai 2026: Neue externe Freigaben erfolgen automatisch über Gastkonten
• Bis spätestens Ende August 2026: Die Anmeldung per Einmalcode wird vollständig abgeschaltet

📂 Was passiert mit bestehenden Freigaben?

Bereits bestehende Freigaben funktionieren noch übergangsweise. Nach der Abschaltung kann es jedoch erforderlich sein, einzelne Freigaben erneut zu bestätigen.

In diesem Fall erhalten externe Partner automatisch eine neue Einladung.

🔐 Warum ist diese Änderung sinnvoll?

• 🛡️ Höhere Sicherheit für Projektunterlagen
• 👁️ Klare Nachvollziehbarkeit, wer Zugriff hat
• 📄 Bessere Erfüllung von Datenschutz‑ und Compliance‑Anforderungen

🤝 Unterstützung durch Teamsware

Teamsware begleitet dich bei der sicheren externen Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass deine Projekte auch weiterhin reibungslos mit allen Beteiligten umgesetzt werden können.

🛠️ Informationen für IT‑Verantwortliche

Microsoft stellt die Authentifizierung über SharePoint One‑Time Passcode (OTP) ein und ersetzt diese vollständig durch Microsoft Entra B2B‑Gastkonten.
Link im M365 Admincenter: https://admin.cloud.microsoft/?ref=MessageCenter/:/messages/MC1243549

⚙️ Technische Eckpunkte

• Neue externe Freigaben werden automatisch über Entra B2B abgewickelt
• Externe Nutzer erhalten ein Gastkonto (falls noch nicht vorhanden)
• Bestehende OTP‑basierte Zugriffe verlieren nach der Abschaltung ihre Gültigkeit

✅ Empfohlene Maßnahmen

• Überprüfung bestehender externer Freigaben
• Klare Regelung für Gastzugriffe definieren
• Information interner Anwender über die Änderung

Die Umstellung erhöht die Sicherheit und ermöglicht den Einsatz moderner Schutzmechanismen wie Mehrfaktor‑Authentifizierung und Richtliniensteuerung.