Welche Berechtigungsstufen SharePoint mitbringt, warum der Standard für Projekt- und Bauakten oft nicht ausreicht – und mit welchen fünf Stufen Teamsware arbeitet.
Berechtigungsstufen sind das Bindeglied zwischen einer SharePoint-Gruppe und den tatsächlichen Rechten ihrer Mitglieder. Wer sie ungeprüft übernimmt, vergibt schnell mehr Rechte als beabsichtigt – insbesondere das Löschrecht, das in den Standardstufen fast immer enthalten ist.
🎯 Auf einen Blick
Eine Berechtigungsstufe bĂĽndelt Einzelrechte. Sie wird einer SharePoint-Gruppe zugewiesen und gilt fĂĽr alle Mitglieder dieser Gruppe.
Im Standard gibt es kein „Schreiben ohne Löschen" – „Mitwirken" und „Bearbeiten" enthalten das Löschrecht immer mit.
Teamsware reduziert auf fünf klare Stufen: Lesen, Schreiben, Löschen, Design, Admin.
đź’ˇ Grundidee
Einzelrecht → z. B. „Elemente hinzufügen", „Elemente löschen"
Berechtigungsstufe → ein Bündel solcher Einzelrechte, z. B. „Mitwirken"
SharePoint-Gruppe → erhält genau eine Stufe; alle Mitglieder erben sie
SharePoint liefert eine Reihe von Standardstufen aus. Sie decken die gängigen Fälle ab und lassen sich – bis auf zwei Ausnahmen – anpassen:
| Stufe | Was sie erlaubt | Standardmäßig zugewiesen an |
|---|---|---|
| Vollzugriff | Alle verfügbaren SharePoint-Berechtigungen | Gruppe Besitzer · nicht änderbar |
| Entwerfen | Listen und Bibliotheken erstellen, Seiten bearbeiten, Designs und Stylesheets anwenden | keiner Gruppe automatisch |
| Bearbeiten | Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen; Elemente und Dokumente verwalten | Gruppe Mitglieder |
| Mitwirken | Elemente und Dokumente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen | — |
| Lesen | Seiten und Elemente anzeigen, Dokumente herunterladen | Gruppe Besucher |
| Eingeschränkter Lesezugriff | Wie Lesen, jedoch ohne frühere Versionen und ohne Berechtigungsinformationen | — |
| Nur anzeigen | Anzeigen im Browser ohne Download (bei Dateitypen mit serverseitigem Handler) | — |
| Genehmigen | Seiten, Listenelemente und Dokumente bearbeiten und genehmigen | Gruppe Genehmigende Personen |
| Hierarchie verwalten | Websites erstellen, Seiten, Listenelemente und Dokumente bearbeiten | Gruppe Hierarchie-Manager |
| Beschränkter Zugriff | Navigation zu einem einzelnen freigegebenen Element – gewährt selbst keine weiteren Rechte | automatisch · nicht direkt zuweisbar |
Technischer Hintergrund
Berechtigungen hängen voneinander ab: „Elemente anzeigen" setzt „Öffnen" voraus. Deaktivieren Sie ein Recht, entfernt SharePoint automatisch alle davon abhängigen Rechte. Das einzige Recht ohne Abhängigkeit ist Öffnen. Microsoft Learn: Berechtigungsstufen in SharePoint
Der Standard kennt keine Trennung zwischen Bearbeiten und Löschen. Sowohl „Mitwirken" als auch „Bearbeiten" enthalten das Recht Elemente löschen. Wer also Dokumente bearbeiten darf, darf sie auch entfernen.
In Projekt- und Bauakten ist das ein echtes Risiko: Ein versehentlich gelöschtes Dokument ist zwar über den Papierkorb wiederherstellbar – aber nur, wenn der Verlust rechtzeitig auffällt. Bei revisionsrelevanten Unterlagen ist das keine belastbare Absicherung.
Der zweite Punkt: „Bearbeiten" erlaubt zusätzlich, ganze Listen und Bibliotheken zu löschen – nicht nur einzelne Elemente. Für normale Projektmitarbeitende ist das deutlich mehr Recht als nötig.
Wir reduzieren auf fĂĽnf Stufen, die sich ohne Vorkenntnisse verstehen lassen und aufeinander aufbauen. Jede Stufe wird einer SharePoint-Gruppe zugewiesen; die Entra-/AD-Gruppen werden in diese Gruppe aufgenommen.
| Teamsware-Stufe | Was sie erlaubt | Typische Nutzergruppe |
|---|---|---|
| Lesen | Inhalte ansehen und herunterladen, keine Ă„nderungen | PrĂĽfer, Subunternehmer, Bauherr, angrenzende Fachbereiche |
| Schreiben | Dokumente und Elemente anlegen und bearbeiten – ohne Löschrecht | Projektmitarbeitende, Planer, operative Bearbeitung |
| Löschen | Wie Schreiben, zusätzlich mit Löschrecht | Projektleitung, Dokumentenverantwortliche |
| Design | Zusätzlich Seiten, Ansichten und Struktur gestalten | Redaktion, Portalverantwortliche, Key User |
| Admin | Volle Verwaltung inklusive Berechtigungen | Websitebesitzer, IT-Administration |
🎯 Empfehlung von Teamsware
Der wichtigste Gewinn dieser Konfiguration ist die Stufe Schreiben: Projektmitarbeitende können Dokumente anlegen und bearbeiten, aber nichts entfernen. Das Löschrecht bleibt bewusst bei einem kleineren Kreis.
Berechtigungsstufen werden je Websitesammlung gepflegt. Der Weg führt über Websiteeinstellungen → Websiteberechtigungen → Berechtigungsstufen.
💡 Beispiel: die Stufe „Schreiben" erzeugen
Legen Sie eine Kopie der Stufe „Mitwirken" an und entfernen Sie darin das Recht Elemente löschen. Die übrigen Rechte bleiben erhalten – SharePoint entfernt nur, was zwingend darauf aufbaut.
⚠️ Vollzugriff und Beschränkter Zugriff lassen sich nicht anpassen. Eigene Stufen entstehen deshalb immer als Kopie einer anpassbaren Stufe.
Anschließend weisen Sie die Stufe der passenden SharePoint-Gruppe zu und nehmen die Entra-/AD-Gruppen als Mitglieder in diese Gruppe auf – nicht umgekehrt. So bleibt der Zugriff an einer einzigen Stelle steuerbar. Die Hintergründe dazu stehen im Artikel „Microsoft-365-Gruppen und Entra-Sicherheitsgruppen richtig einsetzen".
đź’ˇ Merkhilfe
Lesen = ansehen
Schreiben = mitarbeiten, ohne etwas zu verlieren
Löschen = aufräumen dürfen
Design = gestalten
Admin = verantworten
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