Eine strukturierte Dokumenten- und Planverwaltung ist eine wesentliche Grundlage für erfolgreiche Bauprojekte. Insbesondere bei der Zusammenarbeit zwischen Bauherren, Planern, Generalunternehmern und Nachunternehmern muss jederzeit nachvollziehbar sein, welcher Planstand aktuell gültig ist und für welchen Zweck ein Dokument verwendet werden darf.
Die in diesem Artikel empfohlene Dateinamenkonvention orientiert sich an den Grundprinzipien der DIN EN ISO 19650 (Informationsmanagement mit BIM) sowie der DIN SPEC 91391 (Gemeinsame Datenumgebungen für BIM-Projekte).
Beide Regelwerke stellen die eindeutige Identifikation, Versionierung, Freigabesteuerung und Nachvollziehbarkeit von Projektinformationen in den Mittelpunkt. Ziel dieser Empfehlungen ist es, Projektinformationen über den gesamten Lebenszyklus eines Bauprojektes konsistent zu strukturieren, Freigabeprozesse transparent abzubilden und die Verwendung veralteter oder nicht freigegebener Dokumente zu vermeiden.
📚 Normativer Hintergrund
Die DIN EN ISO 19650 beschreibt die Anforderungen an ein strukturiertes Informationsmanagement über den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks. Die DIN SPEC 91391 konkretisiert diese Anforderungen für Gemeinsame Datenumgebungen (CDE) und den kontrollierten Austausch von Projektinformationen zwischen allen Beteiligten.
🎯 Ziel einer Dateinamenkonvention
Eine gute Dateinamenkonvention beantwortet auf einen Blick:
- ✅ Zu welchem Projekt gehört das Dokument?
- ✅ Welches Gewerk hat das Dokument erstellt?
- ✅ Um welchen Plantyp handelt es sich?
- ✅ Welcher Revisionsstand liegt vor?
- ✅ Ist das Dokument freigegeben?
⚠️ Typische Probleme ohne Standards
In vielen Projekten finden sich Dateinamen wie:
Grundriss EG.pdf
Grundriss EG neu.pdf
Grundriss EG final.pdf
Grundriss EG final neu.pdf
Nach wenigen Monaten ist häufig nicht mehr eindeutig nachvollziehbar:
- ❌ Welcher Plan aktuell gültig ist
- ❌ Welcher Stand freigegeben wurde
- ❌ Welche Revision auf der Baustelle verwendet werden darf
- ❌ Welche Änderungen zwischen den Ständen erfolgt sind
Die Folge sind Abstimmungsaufwand, Planungsfehler, Nachträge, Terminverzögerungen und vermeidbare Projektrisiken.
🏗️ Empfohlene Dateinamenstruktur
Projekt_Bauteil_Ebene_Gewerk_Plantyp_PlanNr_Index_Status
📌 Beispiel
PROJEKT-A_K1_EG_ARC_GR_0101_C_FG.pdf
🧩 Bedeutung der einzelnen Segmente
- Projekt
PROJEKT-A - Bauteil
K1 - Ebene
EG - Gewerk
ARC = Architektur - Plantyp
GR = Grundriss - PlanNr
0101 = Laufende Plannummer - Index
C = Revisionsstand - Status
FG = Freigegeben
🔠 Warum Unterstriche (_) statt Bindestriche (-)?
Teamsware empfiehlt die Verwendung von Unterstrichen als Feldtrenner. Bindestriche werden häufig bereits innerhalb von Projekt-, Bauwerks- oder Dokumentbezeichnungen verwendet.
🚀 Vorteile
- ✅ Eindeutige Trennung der einzelnen Felder
- ✅ Einfachere automatische Prüfungen und Auswertungen
- ✅ Bessere Kompatibilität mit Workflows und Integrationen
- ✅ Weniger Interpretationsfehler bei Projektkennungen
- ✅ Höhere Lesbarkeit komplexer Dokumentencodes
✅ Empfohlen
PROJEKT-A_K1_EG_ARC_GR_0101_C_FG.pdf
❌ Nicht empfohlen
PROJEKT-A-K1-EG-ARC-GR-0101-C-FG.pdf
💡 Merksatz
Unterstriche (_) trennen die Felder.
Bindestriche (-) gehören zum Inhalt eines Feldes.
🔄 Warum der Index unverzichtbar ist
Der Revisionsindex beantwortet die Frage:
„Welcher fachliche Stand eines Plans liegt vor?“
📝 Beispiel
0101_A
0101_B
0101_C
Die Plannummer bleibt unverändert. Änderungen werden ausschließlich über den Index dokumentiert.
- ✅ Nachvollziehbarkeit von Änderungen
- ✅ Transparente Historie
- ✅ Klare Dokumentation von Planständen
- ✅ Revisionssicherheit
- ✅ Nachweisbarkeit von Freigaben
📌 Management-Aussage
Ein Plan ohne Index beantwortet nicht die Frage: „Welcher Stand liegt vor?“
✅ Warum der Status wichtig ist
Der Status beantwortet eine andere, ebenso wichtige Frage:
„Darf dieser Plan verwendet werden?“
🧐 Beispiel: Plan zur Prüfung
PROJEKT-A_K1_EG_ARC_GR_0101_C_PR.pdf
Revision C – Status: Zur Prüfung
✅ Beispiel: Freigegebener Plan
PROJEKT-A_K1_EG_ARC_GR_0101_C_FG.pdf
Revision C – Status: Freigegeben
Die Revision bleibt identisch. Lediglich der Freigabestatus ändert sich.
📚 Typische Statuswerte
- VA – Vorabzug
- PR – Zur Prüfung
- FR – Freigegeben zur Ausführung
- FG – Freigegeben
- AB – Bestandsdokumentation
- AR – Archiv
🚫 Das häufigste Missverständnis
Viele Projektbeteiligte gehen davon aus:
„Der höchste Index ist automatisch der gültige Plan.“
Das ist nicht immer richtig.
- ✅ Revision B – Status FG → gültig
- ❌ Revision C – Status VA → Vorabzug
- ❌ Revision D – Status PR → Zur Prüfung
Obwohl Revision D neuer ist, darf weiterhin Revision B verwendet werden.
Deshalb müssen Index und Status immer gemeinsam betrachtet werden.
🚀 Vorteile einer standardisierten Dateinamenkonvention
- ✅ Schnelleres Auffinden von Dokumenten
- ✅ Weniger Abstimmungsaufwand
- ✅ Eindeutige Freigabestände
- ✅ Nachvollziehbare Revisionen
- ✅ Höhere Transparenz
- ✅ Weniger Ausführungsfehler
- ✅ Bessere Zusammenarbeit zwischen Projektbeteiligten
- ✅ Höhere Rechtssicherheit
- ✅ Optimale Grundlage für BIM- und CDE-Prozesse
⭐ Empfehlung von Teamsware
- ✅ Plannummern bleiben über den gesamten Lebenszyklus unverändert.
- ✅ Änderungen werden ausschließlich über den Index dokumentiert.
- ✅ Die Verwendbarkeit eines Dokuments wird über den Status gesteuert.
- ✅ Jede Revision bleibt nachvollziehbar erhalten.
- ✅ Alle Segmente werden durch Unterstriche getrennt.
- ✅ Status und Index werden verpflichtend geführt.
💡 Teamsware-Merksatz
📌 Ein Plan ohne Index beantwortet nicht die Frage: „Welcher Stand liegt vor?“
📌 Ein Plan ohne Status beantwortet nicht die Frage: „Darf ich damit arbeiten?“
⚠️ Ohne beides entsteht genau das Risiko, das modernes Planmanagement vermeiden soll: die Verwendung des falschen Planstandes.
📚 Normative Grundlagen
Die in diesem Artikel empfohlene Dateinamenkonvention orientiert sich an den Grundprinzipien etablierter Standards für Informationsmanagement und Dokumentenlenkung im Bauwesen.
- DIN EN ISO 19650-1
Organisation und Digitalisierung von Informationen zu Bauwerken und Ingenieurleistungen – Informationsmanagement mit BIM – Begriffe und Grundsätze. - DIN EN ISO 19650-2
Organisation und Digitalisierung von Informationen zu Bauwerken und Ingenieurleistungen – Informationsmanagement mit BIM – Projektabwicklung und Informationsbereitstellung. - DIN SPEC 91391
Gemeinsame Datenumgebungen (Common Data Environment – CDE) für BIM-Projekte – Module, Funktionen und Datenaustausch.
📖 Hinweis
Die genannten Regelwerke schreiben keinen konkreten Dateinamenaufbau vor. Sie fordern jedoch eine eindeutige Identifikation, Versionierung, Statusverwaltung, Nachvollziehbarkeit und kontrollierte Freigabe von Projektinformationen.
Die in diesem Artikel empfohlene Dateinamenkonvention unterstützt die praktische Umsetzung dieser Anforderungen im Planmanagement.