Dynamische Berechtigungen für die erste Ordnerebene in Vorabzüge, Freigaben und Archiv

Dynamische Berechtigungen für die erste Ordnerebene in Vorabzüge, Freigaben und Archiv

Mit der neuen Funktion können die Berechtigungen der ersten Ebene in den Bibliotheken „Vorabzüge“, „Freigaben“ und „Archiv“ automatisch über die Ansprechpartnerliste gesteuert werden. Dadurch entfällt viel manueller Aufwand, und die Zugriffsrechte bleiben stets konsistent.

Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen einige Einstellungen einmalig aktiviert und korrekt eingerichtet werden.

1. Voraussetzungen in der SolutionConfig

Die Einstellungen finden Sie unter:
…/Lists/SolutionConfig/AllItems.aspx

1.1 Ablagestruktur Berechtigung

  • true → Funktion ist aktiviert
  • false → Funktion wird ausgeblendet
    ⚠️ Wichtig: Wenn die Funktion bereits eingerichtet war, müssen bestehende Berechtigungen bei einer Deaktivierung manuell zurückgebaut werden.

1.2 Show in Folder Structure

Hier wird festgelegt, welche Rollen automatisch Berechtigungen erhalten.
Zum Beispiel: Abgabe, Mitglieder, Besucher.

 

2. Einstellungen im Dokumentencode

Hier wird definiert, wie Ordner und Berechtigungen automatisch erstellt werden.

2.1 Ordnerstruktur aktivieren

Wenn der Dokumentencode die erste Ebene der Ordnerstruktur definiert, sollten zwei Einstellungen gesetzt sein:

  • Ordnerstruktur = Aktiv
  • Berechtigung Ordnerstruktur = Ja

Ein Bild, das Screenshot, Text, Software, Computersymbol enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

2.2 Ordner automatisch erstellen

Über den Button „Erstelle Ordner (inkl. Berechtigungen)“ werden folgende Schritte durchgeführt:

  • Ordner werden automatisch erzeugt
  • Die passenden Websiteberechtigungsgruppen werden direkt mit angelegt
  • Diese Gruppen erscheinen anschließend in der Liste „Berechtigungsgruppen“
  • Und stehen dort für die Nutzung in der Ansprechpartnerliste zur Verfügung

Ein Bild, das Text, Screenshot, Zahl, Software enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

 

3. Berechtigungsgruppen

In der Liste „Berechtigungsgruppen“ werden alle automatisch erzeugten Rollen angezeigt.

  • In der Spalte Show in Folder Structure ist sichtbar, welchen Rollen diese Berechtigung zugewiesen ist.
  • Diese Gruppen werden später der jeweiligen Person in der Ansprechpartnerliste zugeordnet.

Ein Bild, das Text, Screenshot, Zahl enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

 

4. Einstellungen in der Ansprechpartnerliste

Bei einer Person können nun zwei Arten von Berechtigungen vergeben werden.

Ein Bild, das Text, Screenshot, Software enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

4.1 Mitglieder + Abgabe

Diese Einstellung unterteilt die Rechte in zwei Bereiche:

a) Berechtigungen (Detail) – Abgabe

→ Steuert, welche Ordner für die Abgabe sichtbar sind.
Beispiel:
Eine Person darf nur „STR‑Strassenbau“ und „TB‑Tiefbau“ abgeben.

b) Berechtigungen (Vorabzüge, Freigaben und Archiv) – Ablageorte

→ Steuert, welche Niederlassungen in den Bibliotheken sichtbar sind.
Beispiel:
Eine Person darf nur Ordner aus „NL02‑Donaueschingen“ und „NL03‑Sigmaringen“ sehen.

⚠️ Diese beiden Einstellungen sind getrennt voneinander – eine Person kann also beim Abgeben andere Berechtigungen haben als beim reinen Anzeigen.

Ein Bild, das Text, Screenshot, Software enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

 

4.2 Besucher oder Mitglied

Bei diesen Rollen gelten nur die Berechtigungen der Ablageorte.

  • Wird hier nichts eingetragen → Person sieht gar nichts
  • Deshalb unbedingt die benötigten Niederlassungen eintragen

Ein Bild, das Screenshot, Text, Software enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

 

5. Beispielansicht für eine Person (z.
 B. Peter Planer)

Peter Planer hat die Rolle „Mitglieder + Abgabe“

Ein Bild, das Text, Software, Computersymbol, Webseite enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

Abgabe

Er darf nur folgende Ordner verwenden:

  • STR‑Strassenbau
  • TB‑Tiefbau

Ablage (Vorabzüge, Freigaben, Archiv)

Er sieht nur:

  • NL01‑Tuttlingen
  • NL02‑Donaueschingen

Obwohl er die NL03 abgeben dürfte, kann er sie nicht sehen, da der Ablageort dafür nicht eingetragen wurde.

➡️ Deshalb ist es wichtig, beide Rechtebereiche sorgfältig und getrennt voneinander zu konfigurieren.

Zusammenfassung für den Kunden (kurz & verständlich)

  • Die Berechtigungen der ersten Ordnerebene können jetzt automatisch aus der Ansprechpartnerliste gesteuert werden.
  • Dokumentecodes erzeugen bei Bedarf automatisch Ordner und Rollen.
  • Die Ansprechpartnerliste definiert genau, was jemand abgeben darf und was jemand sehen darf.
  • Abgabe‑Rechte und Sicht‑Rechte sind voneinander unabhängig.


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