Dynamische Berechtigungen für die erste Ordnerebene in Vorabzüge, Freigaben und Archiv
Mit der neuen Funktion können die Berechtigungen der ersten
Ebene in den Bibliotheken „Vorabzüge“, „Freigaben“ und „Archiv“ automatisch
über die Ansprechpartnerliste gesteuert werden. Dadurch
entfällt viel manueller Aufwand, und die Zugriffsrechte bleiben stets
konsistent.
Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen einige
Einstellungen einmalig aktiviert und korrekt eingerichtet werden.
1. Voraussetzungen in der SolutionConfig
Die Einstellungen finden Sie unter:
…/Lists/SolutionConfig/AllItems.aspx
1.1 Ablagestruktur Berechtigung
- true → Funktion ist aktiviert
- false → Funktion wird ausgeblendet⚠️ Wichtig: Wenn die Funktion bereits eingerichtet war, müssen bestehende Berechtigungen bei einer Deaktivierung manuell zurückgebaut werden.
1.2 Show in Folder Structure
Hier wird festgelegt, welche Rollen automatisch
Berechtigungen erhalten.
Zum Beispiel: Abgabe, Mitglieder, Besucher.
2. Einstellungen im Dokumentencode
Hier wird definiert, wie Ordner und Berechtigungen
automatisch erstellt werden.
2.1 Ordnerstruktur aktivieren
Wenn der Dokumentencode die erste Ebene der
Ordnerstruktur definiert, sollten zwei Einstellungen gesetzt sein:
- Ordnerstruktur = Aktiv
- Berechtigung Ordnerstruktur = Ja
2.2 Ordner automatisch erstellen
Über den Button „Erstelle Ordner (inkl.
Berechtigungen)“ werden folgende Schritte durchgeführt:
- Ordner werden automatisch erzeugt
- Die passenden Websiteberechtigungsgruppen werden direkt mit angelegt
- Diese Gruppen erscheinen anschließend in der Liste „Berechtigungsgruppen“
- Und stehen dort für die Nutzung in der Ansprechpartnerliste zur Verfügung
3. Berechtigungsgruppen
In der Liste „Berechtigungsgruppen“ werden
alle automatisch erzeugten Rollen angezeigt.
- In der Spalte Show in Folder Structure ist sichtbar, welchen Rollen diese Berechtigung zugewiesen ist.
- Diese Gruppen werden später der jeweiligen Person in der Ansprechpartnerliste zugeordnet.
4. Einstellungen in der Ansprechpartnerliste
Bei einer Person können nun zwei Arten von
Berechtigungen vergeben werden.
4.1 Mitglieder + Abgabe
Diese Einstellung unterteilt die Rechte in zwei Bereiche:
a) Berechtigungen (Detail) – Abgabe
→ Steuert, welche Ordner für die Abgabe sichtbar
sind.
Beispiel:
Eine Person darf nur „STR‑Strassenbau“ und „TB‑Tiefbau“ abgeben.
b) Berechtigungen (Vorabzüge, Freigaben und Archiv) –
Ablageorte
→ Steuert, welche Niederlassungen in den
Bibliotheken sichtbar sind.
Beispiel:
Eine Person darf nur Ordner aus „NL02‑Donaueschingen“ und „NL03‑Sigmaringen“
sehen.
⚠️ Diese beiden
Einstellungen sind getrennt voneinander – eine Person kann also beim Abgeben
andere Berechtigungen haben als beim reinen Anzeigen.
4.2 Besucher oder Mitglied
Bei diesen Rollen gelten nur die Berechtigungen der Ablageorte.
- Wird hier nichts eingetragen → Person sieht gar nichts
- Deshalb unbedingt die benötigten Niederlassungen eintragen
5. Beispielansicht für eine Person (z.
B. Peter Planer)
Peter Planer hat die Rolle „Mitglieder + Abgabe“
Abgabe
Er darf nur folgende Ordner verwenden:
- STR‑Strassenbau
- TB‑Tiefbau
Ablage (Vorabzüge, Freigaben, Archiv)
Er sieht nur:
- NL01‑Tuttlingen
- NL02‑Donaueschingen
Obwohl er die NL03 abgeben dürfte, kann er sie nicht
sehen, da der Ablageort dafür nicht eingetragen wurde.
➡️ Deshalb ist es wichtig,
beide Rechtebereiche sorgfältig und getrennt voneinander zu konfigurieren.
Zusammenfassung für den Kunden (kurz & verständlich)
- Die Berechtigungen der ersten Ordnerebene können jetzt automatisch aus der Ansprechpartnerliste gesteuert werden.
- Dokumentecodes erzeugen bei Bedarf automatisch Ordner und Rollen.
- Die Ansprechpartnerliste definiert genau, was jemand abgeben darf und was jemand sehen darf.
- Abgabe‑Rechte und Sicht‑Rechte sind voneinander unabhängig.