Effiziente Terminplanung mit Microsoft Bookings
Basiswissen
Buchungsseiten, Besprechungstypen und Dienste
Das Tool unterstützt euch dabei, Besprechungen mit Kunden oder Kollegen effizient zu planen und zu koordinieren.
Durch eine webbasierte Buchungsseite, die nahtlos in Outlook integriert ist, erleichtert Bookings die Optimierung eures Kalenders und gibt Kunden die Möglichkeit, selbstständig Termine zu wählen, die ihnen am besten passen.
Zudem ist Bookings als App in Teams und Outlook verfügbar, was das Erstellen von Buchungsseiten, Festlegen eurer Verfügbarkeit, Hinzufügen von Teammitgliedern sowie das Planen neuer und Verwalten bestehender Termine ermöglicht.
Persönliche Buchungen
Grundlegendes zu Besprechungstypen
Öffentliche und private Besprechungstypen
Geteilte Buchungsseiten
Bookings und Outlook
Microsoft Bookings ist nahtlos in Outlook integriert.
- Termine, die über Bookings gebucht werden, werden automatisch in den Outlook-Kalender eingefügt
- Andere Termine in deinem Outlook verhindern eine Buchung über Bookings in diesem Zeitraum (abhängig von Dauer des Termines und Puffer vor und nach der Besprechung)
- Der Link zu deiner persönlichen Buchungsseite kann automatisch in deine Signatur aufgenommen werden
- Standardmäßig übernimmt Microsoft als Zeitraum für mögliche Buchungen deine Besprechungsstunden (Arbeitszeit) aus Outlook - Anzeige über Reguläre Besprechungsstunden anzeigen
- Deine Kategorien aus Outlook kannst du auch für Besprechungstypen verwenden.
- Automatische Benachrichtigungen an Kunde und dich über bevorstehende Termine, Änderungen und Stornierungen.
Persönliche Buchungsseite
Besprechungstypen erstellen
Bookings kann entweder über folgenden Link Bookings – Outlook oder über Outlook für Web über den Kalender geöffnet werden.
Microsoft liefert zwei Besprechungstypen mit, die du bearbeiten, anpassen oder auch löschen kannst.
Öffentliche und private Besprechungstypen
In Microsoft Bookings können Besprechungstypen öffentlich oder privat definiert werden, um deren Sichtbarkeit und Barrierefreiheit auf der Buchungsseite zu steuern.
- Öffentlich: Ein als öffentlich festgelegter Besprechungstyp wird auf deiner persönlichen Buchungsseite für alle, die den Link zu Deiner Buchungsseite haben, angezeigt.
- Privat: Ein Besprechungstyp, der als privat festgelegt ist, wird auf deiner persönlichen Buchungsseite nicht angezeigt. Um diesen bestimmten Besprechungstyp zu teilen, muss der Link direkt für die gewünschten Empfänger freigeben werden.
Neuen Besprechungstyp erstellen
Hierzu auf der Startseite Besprechungstyp erstellen auswählen
Anpassung bzw. Definition des Besprechungstyps
- Auswählen eines Namens
- Hinzufügen einer Farbkategorie (hier werden die Outlook-Kategorien verwendet)
- Hinzufügen einer Beschreibung
- Auswählen des Besprechungsmodus (online oder offline).
- Auswählen der Besprechungsdauer
- Auswählen ob öffentlich oder privat
- Festlegen der Verfügbarkeit mithilfe der Option "Anpassung planen" (Standardmäßig wird die verfügbare Zeit aus den Outlook-Einstellungen übernommen)
Weitere Einstellungen über Erweiterte Optionen
- Puffer
Zeit vor und nach der Besprechung hinzufügen, um Pausen oder Vorbereitungszeit im Kalender zu integrieren - Mindestvorlaufzeit
Hier wird die Dauer festgelegt, wie lange vor dem Termin die Buchung erfolgen muss. - Maximale Vorlaufzeit
Hier kann die Zeit definiert werden, wie weit im Voraus Termin gebucht werden dürfen, um langfristige Planungskonflikte zu vermeiden. - E-Mail-Erinnerungen
Rechtzeitige Erinnerung für die Besprechung - Nachverfolgungs-E-Mail
E-Mail-Follow-ups können verwendet werden, um Feedback nach einem Termin anzufordern oder Kunden daran zu erinnern, den nächsten Termin zu buchen
Benutzerdefinierte Verfügbarkeitszeiten verwenden
Wenn man Besprechungen nur an bestimmten Tagen zu bestimmten Zeiten oder auch nur in einem gewissen Zeitraum anbieten will, kann dies ganz einfach festgelegt werden.
TIPP:
Blocken Sie im persönlichen Kalender die Mittagspausen, wenn die regulären Besprechungsstunden aus Outlook oder benutzerdefinierte Verfügbarkeiten über die Mittagspause hinausgehen.
Festlegen eines Bannerbildes
Anpassen des Bannerbildes auf der persönlichen Buchungsseite
Das Bannerbild der persönlichen Buchungsseite trägt dazu bei, die visuelle Attraktivität zu verbessern und eine einladende Atmosphäre für den Kunden zu schaffen.
Das Bannerbild kann jederzeit über das 3-Punkte-Menü bearbeitet werden
Anzeigen bzw. Vorschau der Buchungsseite
Um eine Vorschau deiner Buchungsseite anzuzeigen, die andere Personen bei der Buchung eines Termins bei dir sehen, kopierst Du den Link zu deiner persönlichen Buchungsseite einfach in die Zwischenablage.
Dann kannst Du diesen Link in einer neuen Registerkarte öffnen.
Persönliche Buchungsseite teilen
Link zur persönlichen Buchungsseite teilen
Der Link zur pers. Buchungsseite kann mit den folgenden Methoden geteilt werden:
Link kopieren: Damit wird der Link in die Zwischenablage kopiert und kann in eine pers. E-Mail oder Teams-Chat eingefügt werden.
Per E-Mail teilen: Mit dieser Option öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du E-Mailadressen und eine angepasste Nachricht hinzufügen.
HINWEIS: Diese E-Mail wird in Outook unter Gesendete Elemente nicht angezeigt
Einstellungen für E-Mail-Signatur: Du kannst den Link einfach zu Deiner Signatur hinzufügen.
Einzelne Besprechungstypen teilen
Private (und auch öffentliche) Besprechungen teilen
Private Besprechungstypen werden für andere Personen auf deiner Buchungsseite nicht angezeigt.
Diese Besprechungen können auf verschiedene Wege geteilt werden.
Teilen-Symbol: Direkt per E-Mail teilen, es gibt hier auch die Möglichkeit einen Link nur für eine Buchung gültig zu machen.
Link kopieren: Über das 3-Punkte-Menü kann der Link über Kopieren oder Link zur einmaligen Verwendung kopieren in die Zwischenablage kopiert und in einer persönlichen E-Mail oder Chatnachricht versendet werden.
Geteilte Buchungsseite
Erstellen einer geteilten Buchungsseite
Buchungsseite erstellen
Du kannst eine Buchungsseite komplett von Grund auf neu erstellen oder eine bereits vorhandene als Grundlage kopieren.
Von Grund auf neu erstellen
Schritt 1: Erstellen einer neuen geteilten Buchungsseite
Der Name entspricht dem Hauptthema der Buchungsseite und wird auch bei der E-Mailadresse für die Buchungen und die sog. URL (Website für die Buchungsseite) verwendet.
Des Weiteren kann ein Logo hochgeladen und es können die Geschäftszeiten angepasst werden.
Schritt 2: Mitarbeiter einladen
Hier fügt man die Teammitglieder hinzu. Diese können Buchungen für das Team basierend auf den zugewiesenen Teamrollen anzeigen und verwalten. Das kann auch später konfiguriert werden.
Die eingeladenen Mitglieder erhalten eine Einladung und müssen diese akzeptieren
Schritt 3: Einrichten eines Dienstes (Termintyp)
Standardmäßig liefert Microsoft bereits einen Dienst mit, der über Ändern angepasst werden kann.
Es können zu dieser Buchungsseite später die Dienste jederzeit angepasst oder weitere Dienste erstellt werden.
Schritt 4: Auswählen, wer Termine buchen kann
Hier wird festgelegt, welche Rechte sie Personen für die Buchung von Terminen auf der Buchungsseite gewähren.
Kein Self-Service: Buchungen müssen durch die Teammitglieder der Buchungsseite manuell im Buchungskalender erstellt werden.
Personen in meiner Organisation: Interne Personen können über die Buchungsseite selbständig Termine buchen.
Jeder: Interne und Externe (Kunden) können Termine über eine öffentliche Buchungsseite (zum Beispiel Link zur Buchungsseite auf der Homepage) selbständig buchen
Anschließend kann über Erstellen die Einrichtung der Buchungsseite abgeschlossen werden.
Bitte Prozess nicht beenden, da die Buchungsseite sonst nicht komplett mit allen erforderlichen Bestandteilen (Buchungsseite, Mailadresse, etc.) eingerichtet wird.
Nachdem die gemeinsame Buchungsseite eingerichtet wurde, kann diese freigeben oder weiter konfiguriert werden.
Über Erste Schritte kann die gemeinsame Buchungsseite an die geschäftlichen Anforderungen angepasst werden.
Übersicht über die Buchungsseite
Kalender
Buchungsseite anpassen
Ganz oben kannst du die Berechtigungen anpassen, den Link in die Zwischenablage kopieren, per Mail versenden oder einen Einbettungscode in die Zwischenablage kopieren.
Zugriffssteuerung der Geschäftsstelle
Wenn die Option Einmalkennwort zum Erstellen von Buchungen erforderlich machen aktiviert ist, dann wird dem Buchenden ein Code an seine angegebene E-Mail-Adresse gesendet, dieser Code muss dann eingetragen werden
Zustimmung des Kunden zur Datennutzung
Einwilligung zur Nutzung von Kundendaten
Wenn diese Option ausgewählt ist, wird auf der Buchungsseite Text angezeigt, der die Zustimmung des Benutzers oder Kunden an Ihre Organisation zur Verwendung der pers. Daten anfordert. Das Kästchen muss vom Benutzer aktiviert werden, um die Buchung abzuschließen.
Standardmäßige Planungsrichtlinie (Standard-Planungsrichtlinie)
Diese Einstellungen werden standardmäßig für einzelne Besprechungstypen (Dienste) verwendet werden
Anpassen der Seite
Hier können Farben und Logos angepasst werden, die auf der Startseite angezeigt werden.
Regions- und Zeitzoneneinstellungen
Hier kann die Sprache und die Zeitzone eingestellt werden. Es wird empfohlen, eure lokale Zeitzone festzulegen.
Für Besucher der Buchungsseite erkennt Bookings automatisch deren Zeitzone und zeigt die Verfügbarkeiten in deren Zeitzone an.
Link zur Buchungsseite
Diesen kannst du in die Zwischenablage kopieren, per E-Mail versenden oder auch einen Einbettungs-Code in die Zwischenablage kopieren.
- Link
- Quicklinks
- Text (und hier dann den Link mit einfügen)
- Einbetten
Kunden
Hier werden alle Personen aufgelistet, die auf dieser Buchungsseite einen Termin gebucht haben.
Mitarbeiter
In Microsoft Bookings spielen Mitarbeiter eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Buchungen und bei der Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs. Jedem Mitarbeiter wird eine bestimmte Rolle zugewiesen, die seine Zugriffsebene und Zuständigkeiten innerhalb des Buchungssystems der Organisation bestimmt. Das Verständnis dieser Rollen ist für eine effektive Koordination und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation unerlässlich.
Unter Mitarbeiter kann man neue Mitarbeiter zur
Buchungsseite hinzufügen oder vorhandene entfernen.
Ein neuer Mitarbeiter erhält eine Einladungs-E-Mail. Diese enthält einen Link
zum Beitreten und Akzeptieren der Mitgliedschaft.
Akzeptieren
der Mitgliedschaft auf der Seite "Gemeinsam genutzte Buchung" |
Microsoft Learn
- Akzeptieren von Buchungen : Der Mitarbeiter ist der gemeinsamen Buchungsseite beigetreten.
- Genehmigen, um Buchungen zu erhalten : Der Mitarbeiter hat die Mitgliedschaft nicht genehmigt.
- Keine Buchungen annehmen – der Mitarbeiter hat die Annahme von Buchungen abgelehnt.
Des Weiterem ist jedem Mitarbeiter eine Rolle zugewiesen, die für Mitglieder
aus dem eigenen Unternehmen ebenfalls änderbar ist.
Was
sind die verschiedenen Mitarbeiterrollen? | Microsoft Learn
Zu jedem Mitarbeiter gibt es weitere Infos, wie Übersicht,
Kontaktinformationen, Kalender und Verfügbarkeit und die Dienste, für die
dieser Mitarbeiter buchbar ist.
Hier gibt es verschiedene Einstellungen die über Mitarbeiter bearbeiten
anpassbar sind.
Konfigurieren
der Verfügbarkeit unterschiedlicher Mitarbeiter | Microsoft Learn
Wichtige Hinweise:
1. Die Aktion Ereignisse im Office-Kalender beeinflussen die Verfügbarkeit
sollte aktiviert bleiben um Doppelbuchungen zu vermeiden, wenn im pers.
Kalender des Mitarbeiters anderweitige Termine eingetragen sind.
2. Beachten Sie bitte, dass die Verfügbarkeit in pers. Kalendern bei
mehrtägigen Dienstreisen (oder auch Urlaub) nicht berücksichtigt werden.
D. h. Bookings erkennt dies NICHT als nicht verfügbare Zeit
Diese mehrtägigen Abwesenheiten müssen im geteilten Buchungskalender als
Arbeitsfreie Zeit unter Kalender eingetragen werden oder im pers. Kalender ein
täglicher Eintrag erstellt werden.
Detaillierte Infos dazu findet ihr hier direkt bei Microsoft:
Hinzufügen
von Teammitgliedern zu Bookings | Microsoft Learn
Dienste
Unter Dienst versteht man eine spezielle Serviceleistung, die Kunden buchen können.
In einem Dienst werden verschiedene Details definiert:
- Dienstname: Der Name des Serviceangebots
- Beschreibung: Eine kurze Erklärung, was der Dienst beinhaltet
- Standort: Ob der Dienst vor Ort oder online angeboten wird
- Dauer: Wie lange der Dienst dauert
- Preis: Die Kosten für den Dienst
- Mitarbeiter: Wer den Dienst anbietet
Definieren Sie Ihre Dienste in Shared Bookings | Microsoft Learn
Hier können die neue Dienste erstellt oder die bestehenden bearbeitet werden,
zum Beispiel:
- die Mitarbeiter, die für den Dienst zur Verfügung stehen
- die Benachrichtigungen
- Verfügbarkeiten
- usw.
Wichtiger Hinweis:
Ein Dienst verwendet normalerweise die standardmäßige Planungsrichtlinie (Verfügbarkeiten, Puffer) aus der Konfiguration der Buchungsseite.
Jedoch kann für jeden Dienst, wenn notwendig, diese standardmäßige Planungsrichtlinie deaktiviert und spezielle Verfügbarkeiten, Pufferzeiten, etc. für genau einen Dienst definiert werden.
Weitere aktuelle Informationen zu personalisierten Dienste oder Gruppendienste, Benachrichtigungen, Pufferzeiten, usw. findet ihr hier -> Verwalten von Diensten
FAQ Bookings
Bei Microsoft findest du viele häufig gestellte Fragen zu persönlichen und geteilten Buchungen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Persönlichen Buchungen
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu geteilten Buchungen
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