M365 - Wo kommunizieren wir was?

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Kommunikation in Teams

Chat

  1. Schnelle Kommunikation: Chats sind ideal für kurze, schnelle Kommunikation
  2. Informelle Kommunikation: Für weniger formelle Gespräche oder spontane Fragen ist der Chat perfekt.
  3. Echtzeit-Kollaboration: Wenn du in Echtzeit mit Kollegen zusammenarbeiten möchtest, ist der Chat sehr nützlich.
  4. Direkte Kommunikation: Für direkte Nachrichten an einzelne Personen oder kleine Gruppen.

Unterhaltungen in Teams

  1. Klare und prägnante Ankündigungen: Wichtige Updates oder Neuigkeiten.
  2. Fragen oder Diskussionspunkte: Um Feedback oder Meinungen von Teammitgliedern zu erhalten.
  3. Ressourcen und Links: Zu relevanten Dokumenten, Dateien oder externen Quellen.
  4. Status-Updates: Fortschritte bei Projekten oder Aufgaben.
  5. Erinnerungen und Termine: Wichtige Deadlines oder Meetings.

Besprechungschats 

  1. Klare Kommunikation: Der Chat ermöglicht es, Fragen und Anmerkungen sofort zu klären, ohne den Redefluss des Meetings zu unterbrechen.
  2. Dokumentation: Alle Diskussionen und Entscheidungen werden automatisch protokolliert, sodass Sie später leicht darauf zurückgreifen können um diese in Teams zu dokumentieren
  3. Multitasking: Teilnehmer können parallel zum Meeting im Chat kommunizieren, was besonders nützlich ist, wenn mehrere Themen gleichzeitig behandelt werden müssen.
  4. Nachverfolgung: Aufgaben und To-Dos können direkt im Chat festgehalten und nach dem Meeting im Teams weiterverfolgt werden.

E-Mail (Outlook)

  1. Formelle Kommunikation: Verwendet E-Mails für die formelle Korrespondenz mit externen Partnern, Kunden oder Lieferanten.
  2. Dokumentenaustausch mit Externen: Bei einem Austausch von Dateien über die Freigabe in Teams oder SharePoint mit Externen erhalten diese eine Benachrichtigung mit dem Link zum freigegebenen Element per E-Mail.

❗Vermeidet das Versenden von Dateien als Anhänge. Die Zukunft liegt in Dateifreigaben, damit alle Zugriff auf die aktuelle Dokument-Version haben und Änderungen nur an einer Datei durchgeführt werden und Inhaltsänderungen nicht aus mehreren Dateien zusammengeführt werden müssen.

SharePoint

  1. Intranet und News: Nutzt SharePoint als Intranet-Plattform, um Unternehmensnachrichten und interne Informationen für alle zugänglich zu machen.

Viva Engage

  1. Soziales Netzwerk: Fördert den Informationsaustausch und Ideen zwischen Mitarbeitern abteilungs- und standortübergreifend. So können unterschiedliche MitarbeiterInnen sich zu Themen austauschen.
    Wichtig ist aber, dass auch genug Personen Viva Engage nutzen.

❗Es ist wichtig zu beachten, dass die Nutzung der Tools von euren internen Richtlinien und der Unternehmenskultur abhängt. In vielen Fällen werden wahrscheinlich auch mehrere Tools kombiniert, um die unterschiedlichen Kommunikationsanforderungen zu erfüllen.

❗Eine klare Kommunikationsstrategie und Schulungen helfen allen Mitarbeitenden mit den Kommunikationstools sicher umzugehen.