In der täglichen Projektarbeit auf der Baustelle und im Büro fallen unzählige administrative Aufgaben an: Materialanfragen prüfen, technische Rückfragen von Architekten sortieren oder Statusberichte zusammenfassen. Mit dem neuen Microsoft 365 Copilot Workflows Agent können Sie diese Prozesse nun durch einfache Textbefehle automatisieren, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

Was ist der Copilot Workflows Agent?

Der Workflows Agent ist ein spezialisierter KI-Assistent innerhalb des Microsoft 365 Ökosystems. Er fungiert als Brücke zwischen Ihren Anwendungen wie Outlook, Teams, SharePoint und Planner. Das Besondere: Sie beschreiben den gewünschten Ablauf in natürlicher Sprache, und die KI erstellt daraus einen funktionalen Automatismus.

• Trigger-basiert: Reagiert automatisch auf Ereignisse (z. B. neue E-Mails oder geänderte Baupläne).
• Anwendungsübergreifend: Verknüpft Informationen aus verschiedenen M365-Apps.
• Sicher: Nutzt die bestehenden Sicherheits- und Compliance-Standards Ihres Unternehmens.

Aktivierung des Agents im M365-Portal

Um den Workflows Agent zu nutzen, müssen Sie ihn zunächst in Ihrer Copilot-Umgebung aufrufen:

1. Öffnen Sie Ihren Microsoft 365 Copilot (im Browser oder über die App).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Agents erkunden" (Explore Agents).
3. Suchen Sie im Agent Store nach dem Workflows Agent und fügen Sie diesen Ihrem Profil hinzu.

Praxisbeispiel: Automatisierte RFI-Vorprüfung

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten täglich zahlreiche technische Anfragen (RFIs) per E-Mail. Ein Workflow könnte wie folgt aussehen: Wenn eine E-Mail mit dem Betreff "Technische Anfrage" eingeht, soll Copilot die Projektunterlagen in SharePoint durchsuchen, einen Antwortentwurf erstellen und Ihnen eine Zusammenfassung in Teams schicken.

Beispiel-Prompt für die Erstellung:

"Wenn eine neue E-Mail mit Fragen zu Brandschutzvorgaben eingeht, recherchiere die Antwort in unserem SharePoint-Ordner 'Projektvorgaben'. Erstelle einen detaillierten Antwortentwurf als E-Mail an mich und sende mir gleichzeitig eine kurze Zusammenfassung der Anfrage via Teams."

Qualitätssicherung: Erst prüfen, dann senden

Besonders bei haftungsrelevanten Themen im Bauwesen ist eine Endkontrolle unerlässlich. Der Workflows Agent ist so konzipiert, dass er Entwürfe erstellt, anstatt eigenmächtig Nachrichten an externe Partner zu versenden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit:

• Faktenprüfung: Kontrollieren Sie, ob die KI die richtigen Normen oder Planstände herangezogen hat.
• Personalisierung: Passen Sie den Tonfall der Nachricht individuell an den Empfänger an.
• Protokollierung: Behalten Sie den Überblick über alle automatisierten Vorgänge im Aktivitäts-Log des Agents.

Vorteile für die Projektleitung

Durch den Einsatz des Workflows Agents reduzieren Sie die Zeit für administrative Routinearbeiten drastisch. Statt Informationen manuell zwischen Outlook und Teams hin und her zu kopieren, übernimmt die KI die Koordination. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Bauüberwachung und die Lösung komplexer technischer Herausforderungen vor Ort.

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