Dieser Artikel führt Sie durch die wichtigsten Funktionen, vom Plan-Upload und der automatischen Codierung bis hin zur Nutzung des integrierten Viewers und der QR-Codes auf der Baustelle.

1. Pläne hochladen und automatische Codierung

Das Planmanagement V3 erleichtert den Upload-Prozess durch das automatische Auslesen von Dateinamen basierend auf Ihrer Projekt-Codierung.

1. Navigieren Sie zum Bereich Abgabe und wählen Sie den entsprechenden Gewerk-Ordner (z. B. Architektur, Bauphysik).
2. Ziehen Sie Ihre Plan-Dateien (PDF, IFC, etc.) per Drag & Drop in den Bereich.
3. Das System versucht automatisch, die Plankodierung (Phase, Gewerk, Planart, Index, etc.) aus dem Dateinamen auszulesen.

Falls die Codierung nicht erkannt wird: Sollte der Dateiname nicht der Konvention entsprechen, können Sie die Metadaten manuell korrigieren:

• Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Datei.
• Korrigieren Sie die Felder im sich öffnenden Fenster manuell.
• Speichern Sie die Änderungen, um den Plan für den Workflow bereitzustellen.

2. Freigabe-Workflows und Genehmigungen

Nach dem Upload können Pläne entweder als Vorabzug eingereicht oder in einen Genehmigungsworkflow gegeben werden.

• Direkte Freigabe: Berechtigte Mitglieder können Pläne direkt in den Ordner „Freigabe“ verschieben.
• Genehmigungsworkflow: Starten Sie einen Workflow, um eine Prüfung durch Projektbeteiligte (z. B. Bauleitung oder Projektsteuerung) anzufordern. Hierbei können Sie Fälligkeitsdaten setzen und Verteiler für Benachrichtigungen definieren.

Der Status des Workflows ist jederzeit transparent einsehbar (z. B. "Vorgang gestartet", "Zugestimmt").

3. Der integrierte Teamsware Viewer (PDF & IFC)

Sie benötigen keine externe Software und müssen Dateien nicht herunterladen, um sie zu betrachten. Der Teamsware Viewer ist cloudbasiert und direkt im Browser integriert.

Funktionen:

• Kein Download nötig: Öffnen Sie Pläne direkt per Klick in der Cloud.
• Format-Unabhängigkeit: Der Viewer unterstützt sowohl klassische 2D-Pläne (PDF) als auch 3D-Modelle (IFC).
• Zugriff: Der Viewer steht sowohl im Vorabzug als auch in der Freigabe zur Verfügung.

4. Automatische QR-Codes für die Baustelle

Ein besonderes Feature im Planmanagement V3 ist die automatische Generierung von QR-Codes für freigegebene Pläne. Wichtig: QR-Codes werden nur im Ordner „Freigabe“ generiert (nicht bei Vorabzügen).

• Platzierung: Der QR-Code befindet sich automatisch unten links auf dem Plan, sobald dieser im Freigabe-Ordner liegt.
• Nutzung: Der Code kann auf der Baustelle einfach mit einem Smartphone oder Tablet gescannt werden. Dies öffnet den aktuellen Plan direkt im mobilen Browser.
• Vorteil: Ideal für Bautafeln oder Aushänge, um sicherzustellen, dass immer auf den aktuellsten Planstand zugegriffen wird.

5. Dokumentenlieferliste & Controlling

Behalten Sie den Überblick über Liefertermine und Verzug. Die Dokumentenlieferliste fungiert als kleines Projektmanagement-Tool.

• Übersicht: Sehen Sie auf einen Blick, welcher Planer wann geliefert hat.
• Fristen-Abgleich: Das System vergleicht das tatsächliche Lieferdatum mit der Abgabefrist und zeigt Verzug (in Tagen) farblich markiert an.
• Export: Diese Listen sowie die Ansprechpartnerliste können jederzeit (z. B. als Word-Datei) exportiert und ausgedruckt werden.

Haben Sie noch Fragen?
Sollten Sie Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer Codierung benötigen oder Fragen zu spezifischen Workflows haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder nutzen Sie die Teamsware Academy für weitere Schulungsinhalte.