Nicht verwaltete Projekte (Teams) mit Genehmigung konvertieren

Nicht verwaltete Projekte (Teams) mit Genehmigung konvertieren

Projekte (Teams), die nicht in der Digitalen Bauakte aus einer Vorlage und somit auch mit keiner Ausführungsrichtlinie erstellt wurden, sind sogenannte nicht verwaltete Teams.
Diese können nachträglich in die Digitale Bauakte konvertiert und somit den Ausführungsrichtlinien unterworfen werden.
Diese Projekte (Teams) werden nach der Konvertierung durch die Digitale Bauakte verwaltet und werden in auch im Register "Projekte" unter "Aktive Teams" angezeigt.

Im Folgenden wird beschrieben, wie nicht verwaltete Projekte (Teams) mit einer Anfrage (Genehmigungsprozess) mit allen Einstellungen in die Digitalen Bauakte konvertiert werden können.
Der Genehmigende kann dann die Anfrage zur Konvertierung des Projektes (Teams) genehmigen, so dass es unter Aktive Teams erscheint.

1. Klicken Sie in den Einstellungen links unter Governance auf "Nicht verwaltete Teams".


2. Setzen Sie den Schalter "Die Konvertierung von nicht verwalteten Teams erstellt eine Anfrage" auf Ja.

3. Starten Sie die Konvertierung mit Klick auf die Schaltfläche "Umwandlung von Teams starten".


4. Das Dialogfeld "Starten Sie die Umwandlung in verwaltete Teams" wird angezeigt, klicken Sie auf "Starte den Bot".


5. Die Meldung "Die Umwandlung nicht verwalteter Teams in verwaltete Teams hat erfolgreich begonnen" wird angezeigt und der Konvertierungsprozess beginnt.

6. Alle nicht verwalteten Teams, die umgewandelt werden, werden den Besitzer im Chatfenster mit einer Benachrichtigung angezeigt:
Möchten Sie, dass das Team "Team9999" vom Team-Manager verwaltet wird?
Teamname Team9999(Name des nicht verwalteten Teams)
Teambeschreibung Team9999(Beschreibung des nicht verwalteten Teams)
mit der Schaltfläche "Team zum Teams Manager hinzufügen".

HINWEIS: Für alle nicht verwalteten Teams, die verfügbar sind, wird dem Benutzer im Chatfenster eine Bot-Benachrichtigung angezeigt.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Team zum Team-Manager hinzufügen".
HINWEIS: Für bereits zum Team-Manager hinzugefügte Teams wird dem Benutzer eine Bestätigungsmeldung "Für dieses nicht verwaltete Team wurde bereits eine Anfrage erstellt" mit der Schaltfläche "OK" angezeigt.

9. Das Dialogfeld "Convert to Managed Team" (In verwaltetes Team konvertieren) wird mit der Frage "Which type do you want to use?" (Welchen Typ möchten Sie verwenden?) angezeigt, damit der Benutzer die Vorlage für das Team auswählen kann.
Wählen Sie "Vorlage-001-Test" aus der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".
HINWEIS: "Vorlage-001-Test" sollte bereits verfügbar sein.

10. Das Dialogfeld "Team Information" wird dem Benutzer mit den folgenden Informationen angezeigt:
Team-Name: Team9999 - Dieses Feld wird standardmäßig von nicht verwalteten Teamdetails ausgefüllt
Beschreibung: Team9999 - Dieses Feld wird standardmäßig von den nicht verwalteten Teamdetails ausgefüllt
Sichtbarkeit: Öffentlich - Dieses Feld wird standardmäßig von den nicht verwalteten Teamdetails ausgefüllt
Kommentar des Anforderers: Dies ist ein Pflichtfeld für den Anforderer, um die Details auszufüllen. Geben Sie einen Kommentar wie "Dieses Team wird aus nicht verwalteten Teams konvertiert" ein.

11. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Next'.

Es wird eine Bestätigungsmeldung an den Benutzer angezeigt: "Die Konvertierung eines nicht verwalteten Teams in ein verwaltetes Team kann bis zu 5 Minuten dauern" mit den folgenden Details:
Team-Name: Team9999 - Dieses Feld wird standardmäßig aus den nicht verwalteten Teamdetails ausgefüllt
Name der Vorlage: Dieses Feld wird standardmäßig aus dem ausgewählten Vorlagennamen ausgefüllt. In diesem Szenario wird es als "Vorlage-001-Test" ausgefüllt.
Sichtbarkeit: Öffentlich - Dieses Feld wird standardmäßig aus den nicht verwalteten Team-Details gefüllt.
Mail Nickname: Dieser Name wird standardmäßig ausgefüllt. Dieses Feld übernimmt den Namen aus dem Teamnamen. In diesem Szenario wird es als "Team9999" ausgefüllt.
Beschreibung: Team9999 - Dieses Feld wird standardmäßig aus den nicht verwalteten Team-Details ausgefüllt.
Aktivieren Sie den Gastzugang: Dieses Feld wird standardmäßig mit NEIN ausgefüllt.
Kommentar des Antragstellers: Dieses Feld wird standardmäßig von der vorhergehenden Seite aktualisiert, es ist ein nicht editierbares Feld. In diesem Szenario wird es als "Dieses Team wurde aus nicht verwalteten Teams konvertiert" ausgefüllt.

12. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Create'.

Dies kann bis zu 5 Minuten dauern. Sobald sie erstellt ist, wird die neu erstellte Anfrage unter "My Open Request" auf der Registerkarte "Request" angezeigt.

Außerdem wird im Chat-Fenster eine Bot-Benachrichtigung mit dem Text "Eine neue Anfrage wartet auf Genehmigung" angezeigt.

Der Benutzer kann diese Anfrage nun genehmigen und die konvertierten Teams werden unter "Aktive Teams" auf der Registerkarte "Teams" angezeigt.



Damit ist die Funktionalität des Konvertierens von "Unmanaged Team" in "Requests" abgeschlossen.


7. All the unmanaged Teams that are converted are displayed in the chat window with notification:
Do you want the team "Team9999" to be managed by the Teams Manager?
Team name Team9999(name of the unmanaged Team)
Team description  Team9999(description of the unmanaged Team)
with button 'Add Team to Teams Manager'.

NOTE: For all the unmanaged Teams that are available, bot notification is displayed to user in chat window.

8. Click on button 'Add Team to Teams Manager'.
NOTE: For already added Teams to Teams Manager, a confirmation message 'A request was already created for that unmanaged team' is displayed to user with OK button.

9. Convert to Managed Team dialog box is displayed with 'Which type do you want to use?' for user to select the template for Team.
Select 'Template-001-Test' from list and click on button 'Continue'.
NOTE:  'Template-001-Test' should be already available.

10. Team Information dialog box is displayed to user with following information:
Team Name: Team9999 - This field is filled by default from unmanaged Team details
Description: Team9999 - This field is filled by default from unmanaged Team details
Visibility: Public  - This field is filled by default from unmanaged Team details
Requester Comment: This is a mandatory field for the requester to fill in the details. Enter comments as 'This team is converted from Unmanaged Teams'.

11. Click on button 'Next'.

Displays a confirmation message to user 'Converting an unmanaged team to a managed team might take up to 5 minutes' with following details:
Team Name: Team9999 - This field is filled by default from unmanaged Team details
Template Name: This field is filled by default from the Template name selected. In this scenario, it is filled as 'Template-001-Test'.
Visibility: Public  - This field is filled by default from unmanaged Team details
Mail Nickname: This name is filled by default. This field takes the name from Team name. In this scenario, it is filled as 'Team9999'.
Description: Team9999 - This field is filled by default from unmanaged Team details.
Enable Guest Access: This field is filled by default as NO.
Requester Comment: This field is updated by default from previous page, This is non-editable field. In this scenario it is filled as 'This team is converted from Unmanaged Teams'.

12. Click on button 'Create'.

This may take up to 5 mins and once it is created, newly created Request is displayed under 'My Open Request' in Request tab.

A bot notification is also displayed in Chat window with 'A new Request is waiting for approval'.

User can now approve this request and converted Teams will be displayed under Active Teams in Teams tab.



This completes the functionality of converting the Unmanaged Team to Requests.

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