Es gibt in Teams mehr als die Kanalansicht

In Teams kannst du im Kanal Allgemein unter „Freigegeben“ auch weiter navigieren.

👉 Klick direkt auf Dokumente

Dort siehst du:

✅ die Inhalte der Kanal-Ordner (In Kanälen)
✅ und den gesamten Inhalt der Bibliothek Dokumente (In der Websitebibliothek)

👉 also auch Inhalte, die außerhalb der Kanalstruktur erstellt wurden

📌 Das bedeutet:

• Inhalte können durchaus in Teams sichtbar sein ✅
• aber nicht im jeweiligen Kanal-Kontext ❌

Das ist kein Fehler – sondern so gewollt

Wenn Inhalte in Teams nicht dort erscheinen, wo du sie erwartest:

👉 liegt das nicht an einem Problem oder Fehler

👉 sondern daran, wo die Inhalte abgelegt wurden

📌 Teams orientiert sich an der Kanalstruktur
📌 SharePoint enthält alle Inhalte

👉 Teams zeigt dir also bewusst unterschiedliche Sichten

Du hast bisher gesehen, wie Teams und SharePoint zusammenarbeiten und wie Dateien über Kanäle sauber strukturiert abgelegt werden.

Aber es gibt auch eine andere Möglichkeit zu arbeiten:

👉 Direkt in SharePoint – über den Browser

Arbeiten direkt in der SharePoint-Bibliothek

Wenn du die SharePoint-Seite eines Teams öffnest und in die Bibliothek „Dokumente“ gehst und auf Alle Dokumente klickst, kannst du dort ebenfalls Inhalte erstellen und bearbeiten.

Das bedeutet konkret:

✅ Du kannst Ordner außerhalb der Kanal-Ordner anlegen
✅ Du kannst Dateien direkt in der Bibliothek speichern
✅ Du kannst eigene Strukturen aufbauen

👉 unabhängig von der Kanalstruktur in Teams

Was passiert dabei im Hintergrund?

Alle Inhalte, die du hier erstellst:

✅ werden ganz normal in SharePoint gespeichert
✅ sind für berechtigte Personen sichtbar

👉 aber: Sie sind nicht automatisch einem Kanal zugeordnet

👉 Das bedeutet: Es entstehen Inhalte, die im Teams-Kanal nicht direkt unter Freigegeben sichtbar sind

Auswirkungen auf Teams

Wenn du danach wieder in Teams gehst:

👉 findest du diese Inhalte nicht in den Kanälen unter „Freigegeben“

Warum?

📌 Teams zeigt nur die Inhalte aus den jeweiligen (Kanal-)Ordnern
📌 Deine neuen Inhalte liegen außerhalb dieser Struktur

👉 Ergebnis:

• Inhalte existieren ✅
• in SharePoint sichtbar ✅
• in Teams im Kanal sichtbar ❌

Unterschiedliche Arbeitsweisen führen zu Unterschieden

In der Praxis kommt es häufig vor, dass:

✅ einige KollegInnen ausschließlich über Teams arbeiten
✅ andere direkt in SharePoint Inhalte erstellen

👉 Dadurch können unterschiedliche Ablagestrukturen entstehen

📌 Wichtig: Beides ist grundsätzlich möglich – kann aber zu unterschiedlicher Sichtbarkeit in Teams führen

Warum ist das wichtig für dich?

Wenn du das beachtest:

✅ kannst du nachvollziehen, warum Inhalte in Teams fehlen
✅ vermeidest du ungewollte „unsichtbare“ Dateien
✅ arbeitest du bewusster mit beiden Tools

Merksätze

📌 In SharePoint kannst du Inhalte unabhängig von Teams-Kanälen erstellen
📌 Inhalte außerhalb der Kanal-Ordner sind in Teams nicht sichtbar
📌 Teams zeigt nur die Inhalte, die zur Kanalstruktur gehören
📌 Unterschiedliche Arbeitsweisen können zu unterschiedlicher Sichtbarkeit führen
📌 SharePoint bietet mehr Möglichkeiten – Teams zeigt nur einen Teil davon

5. Weitere Bibliotheken & Listen – was Teams nicht automatisch anzeigt

Du hast bisher gesehen, dass Teams dir nur Inhalte aus den Kanal-Ordnern in SharePoint anzeigt.

Aber SharePoint kann mehr als nur Kanal-Dateien

Jedes Team hat im Hintergrund eine SharePoint-Seite mit der Bibliothek „Dokumente“.

Dort befinden sich:

✅ die Ordner der einzelnen Kanäle
✅ alle Dateien, die in Teams-Kanälen über Freigegeben hochgeladen wurden
✅ Inhalte, die ggf. außerhalb den Kanälen erstellt wurden

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Weitere Dokumentbibliotheken

Neben der Standard-Bibliothek „Dokumente“ kannst du in der SharePoint-Seite weitere Bibliotheken anlegen.

Das bedeutet:

✅ zusätzliche Ablageorte für Dateien
✅ eigene Strukturen unabhängig von Teams
✅ separate Organisation von Inhalten
✅ granularere Berechtigungen

👉 Diese Bibliotheken sind nicht automatisch in Teams sichtbar

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(SharePoint-)Listen

Des Weiteren gibt es auch noch Listen, die du erstellen kannst.

Das können z. B. sein:

✅ Maßnahmenlisten
✅ Inventar- oder Übersichtslisten
✅ Wissenssammlungen oder einfache Datenbanken

👉 Diese Inhalte gehören nicht zur klassischen Dateiablage in Teams
👉 und werden daher nicht automatisch in Teams angezeigt

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Dokumentenbibliothek vs. Liste

📌 Bibliotheken sind für Dateien – Listen sind Tabellen mit strukturierten Informationen.

👉 Oder anders gesagt:

• Bibliothek = Dateiablage
• Liste = strukturierte Daten (ähnlich wie eine Tabelle mit Spalten)
  

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Was bedeutet das für dich?

Wenn du in SharePoint unterwegs bist, kannst du:

✅ weitere Bibliotheken erstellen
✅ Listen anlegen
✅ Inhalte unabhängig von Teams organisieren

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👉 Diese Inhalte:

• existieren ganz normal ✅
• sind in SharePoint sichtbar ✅
• sind in Teams standardmäßig nicht sichtbar ❌

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Teams zeigt dir nur einen Teil

Auch hier gilt:

📌 Teams zeigt dir nur Inhalte aus der Kanalstruktur
📌 zusätzliche Bibliotheken und Listen bleiben im Hintergrund

👉 Teams ist also bewusst reduziert auf den Arbeitskontext im Kanal

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Warum ist das wichtig für dich?

Dieses Wissen hilft dir:

✅ zu verstehen, warum dir Inhalte in Teams fehlen können
✅ SharePoint als eigenständiges Tool zu erkennen
✅ besser einzuordnen, wo Inhalte abgelegt wurden

📌 Wichtig:

Auch wenn diese Inhalte später in Teams eingebunden werden, gilt weiterhin:

Der Zugriff wird über SharePoint gesteuert.

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Merksätze

📌 SharePoint kann mehr Inhalte enthalten als Teams anzeigt
📌 Neben „Dokumente“ kann es weitere Bibliotheken und Listen geben
📌 Diese Inhalte sind nicht automatisch in Teams sichtbar
📌 Teams zeigt nur die Inhalte der Kanalstruktur

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6. Mehr als Teams: Wann SharePoint seine Stärken ausspielt

Du hast in den vorherigen Artikeln gesehen, wie Teams und SharePoint zusammenarbeiten und warum nicht alle Inhalte automatisch in Teams sichtbar sind.

Dabei ist wichtig zu verstehen:

👉 Das ist nicht nur normal – sondern oft sogar sinnvoll

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SharePoint bewusst nutzen

SharePoint ist mehr als nur der Speicher im Hintergrund von Teams.

👉 Es bietet zusätzliche Möglichkeiten, Inhalte gezielt zu strukturieren und zu steuern

Das bedeutet:

✅ Du kannst Inhalte unabhängig von Kanälen organisieren
✅ Du kannst eigene Strukturen aufbauen mit weiteren Bibliotheken oder Listen
✅ Du kannst gezielt über Berechtigungen steuern, wer was sehen oder bearbeiten darf

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Wann sind zusätzliche Bibliotheken sinnvoll?

Zusätzliche Bibliotheken sind besonders dann sinnvoll, wenn:

✅ Inhalte klar voneinander getrennt werden sollen
✅ eine eigene Struktur benötigt wird
✅ Themen unabhängig von Teams-Kanälen organisiert werden sollen

👉 Beispiel: Verträge, Finanzen oder HR-Inhalte

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Berechtigungen meist der Hauptgrund

Ein besonders wichtiger Grund für eigene Bibliotheken:

👉 Berechtigungen

Zum Beispiel:

✅ Zugriff nur für bestimmte Personen
✅ sensible Inhalte (z. B. Verträge oder Personalthemen)
✅ bewusste Einschränkung innerhalb eines Teams

👉 Diese Inhalte sollen nicht für alle im Team sichtbar sein

👉 Zusätzlich gibt es noch einen wichtigen Vorteil:

✅ Du kannst Personen Zugriff auf eine separate Bibliothek geben,
ohne dass diese Zugriff auf die Teams-Kanäle, Dateien oder die Kommunikation erhalten

👉 Das bedeutet:

• Zugriff nur auf ausgewählte Inhalte ✅
• keine Teilnahme am Team oder an Unterhaltungen ❌
  
  

📌 Wichtig:
Eine zusätzliche Bibliothek kann also auch genutzt werden, um Inhalte gezielt zu teilen, ohne jemanden komplett ins Team aufzunehmen.

👉 So kannst du z. B.:

✅ externe oder fachfremde Personen einbinden
✅ Inhalte gezielt bereitstellen
✅ gleichzeitig die Team-Struktur und Kommunikation schützen

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Listen als sinnvolle Ergänzung

Neben Dateien können Listen sinnvoll eingesetzt werden, wenn Informationen strukturiert erfasst werden sollen.

Typische Beispiele:

✅ Maßnahmen (Tracking)
✅ Übersichten oder Inventar
✅ einfache strukturierte Datensammlungen
✅ auch hier sind granularere Berechtigungen möglich

👉 Listen ergänzen die Arbeit mit Dateien sinnvoll
👉 Auch Listen haben standardmäßig die Berechtigungen vererbt, du kannst 

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Verbindung zwischen Teams und SharePoint-Berechtigungen

Die Berechtigungen in SharePoint hängen eng mit deinem Team in Microsoft Teams zusammen.

👉 Die Gruppen „Besitzer von Teamsname“ und „Mitglieder von Teamsname“ entsprechen den Personen aus deinem Team:

✅ Teambesitzer = Besitzer in SharePoint
✅ Teammitglieder = Mitglieder in SharePoint
👉 Alle weiteren Bibliotheken und Listen übernehmen standardmäßig diese Berechtigungen automatisch (Vererbung der Berechtigungen)

Das bedeutet:

✅ Teammitglieder haben Zugriff
✅ Besitzer haben erweiterten Zugriff

Was passiert bei eigenen Berechtigungen?

Du kannst bei den zusätzlichen Bibliotheken oder Listen die Vererbung der Berechtigungen unterbrechen und individuelle Berechtigungen bewusst ändern:

✅ eigene oder weitere Gruppen berechtigen
✅ Berechtigungsstufen einschränken
✅ Gruppen entfernen

👉 Wichtig dabei:
Entfernst du die Gruppen „Mitglieder von Teamname“ oder „Besitzer von Teamname“, verlieren die entsprechenden Team-Mitglieder den Zugriff, auch wenn du die Bibliothek oder Liste im Team einbindest.

👉 Das bedeutet:
Person ist im Team, hat aber keinen Zugriff auf die zusätzliche Bibliothek oder Liste

Warum ist das wichtig für dich?

Dieses Wissen hilft dir:

✅ Zugriffe bewusst zu steuern
✅ zu verstehen, warum Teammitglieder Inhalte nicht sehen
✅ Berechtigungen gezielt anzupassen

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📌 Merksätze

📌 Teams und SharePoint verwenden die gleichen Gruppen (Besitzer & Mitglieder)
📌 Standardmäßig werden Berechtigungen von der SharePoint-Seite vererbt
📌 Änderungen in SharePoint wirken sich direkt auf den Zugriff aus
📌 Teammitglied ≠ automatisch Zugriff auf alle Inhalte

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Weitere Bibliotheken oder Listen in Teams einbinden

Auch wenn Inhalte in SharePoint erstellt wurden:

👉 kannst du sie gezielt in Teams sichtbar machen

Möglichkeiten:

✅ als Registerkarte in einem Kanal einbinden
✅ über „Dokumentbibliothek hinzufügen“ in Freigegeben verfügbar machen

👉 So verbindest du Struktur (SharePoint) mit Zusammenarbeit (Teams)

Über + SharePoint-Inhalte als Registerkarte hinzufügen:

In einem Kanal in Freigegeben weitere SharePoint-Bibliothek hinzufügen:

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Berechtigungen bleiben bestehen

Auch wenn du weitere Inhalte (Bibliotheken oder Listen) aus SharePoint in Teams einbindest:

👉 gelten weiterhin die Berechtigungen, die evt. für die weitere Bibliothek oder Liste im SharePoint vergeben wurden

Das bedeutet:

✅ Du kannst eine Dokumentenbibliothek oder Liste in Teams anzeigen
❌ aber es kann sein, dass nicht jedes Team-Mitglied darauf Zugriff hat

👉 Konkret:

• Eine Dokumentenbibliothek als Registerkarte hinzufügen
• oder eine Liste im Kanal einbinden

führt nicht dazu, dass alle im Team automatisch die Inhalte sehen können

📌 Entscheidend ist immer:
👉 Wer hat Zugriff darauf direkt über SharePoint?

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Was bedeutet das für dich?

👉 Es kann passieren, dass:

✅ einige Personen die Inhalte sehen
❌ andere nur eine Fehlermeldung oder gar nichts sehen

👉 Es geht nicht um „richtig“ oder „falsch“

Sondern um eine bewusste Entscheidung:

✅ Teams = Zusammenarbeit
✅ SharePoint = gezielte Struktur & Steuerung

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Warum ist das wichtig für dich?

Wenn du das beachtest:

✅ kannst du Inhalte klar und sinnvoll organisieren
✅ nutzt du die Stärken beider Tools optimal
✅ vermeidest du Unklarheiten bei der Ablage

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Merksätze

📌 Zusätzliche Bibliotheken helfen bei Trennung und Struktur
📌 Berechtigungen sind oft der wichtigste Grund für eigene Ablagen
📌 Listen eignen sich für strukturierte Informationen (z. B. Tracking)
📌 Inhalte aus SharePoint können gezielt in Teams eingebunden werden

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Abschluss-Merksatz

📌 Nicht alles muss in Teams sichtbar sein – aber alles sollte bewusst dort liegen, wo es gebraucht wird.