Sie benötigen für die zentrale Verwaltung und Bereitstellungen eine Microsoft Enterprise E3-Lizenz oder höherwertige Lizenz und eine SharePoint-Seite für die Ablage der Vorlagen. (Dies kann eine Kommunikationswebseite, eine mit einer Office365-Guppe verbundenen Teamseite oder eine moderne Teamseite sein, die nicht mit einer Office365-Gruppe verbunden ist.)

HINWEIS: Alle Dokument-Bibliotheken einer Organisation, etwa für Office-Vorlagen, müssen in der gleichen Site Collection bereitgestellt werden.

1. Die Site Collection für Vorlagen definieren
Legen Sie entweder eine neue Site Collection an oder bestimmen Sie eine vorhandene Site Collection. 
Vergeben Sie einen beschreibenden Namen, wie zum Beispiel „Vorlagen“ oder „Unternehmensvorlagen“. Hier werden die verschiedenen Vorlagen für Word, Excel, etc. in einer oder mehreren Dokument-Bibliotheken abgelegt.

In unserem Beispiel haben wir eine Site Collection „Unternehmensvorlagen“ angelegt und in dieser drei Dokument-Bibliotheken für verschiedene Vorlagen der Kategorien „Organisation“, „Vertrag“ und „Vertrieb“ angelegt und die Vorlagen hochgeladen.

Mitarbeiter*innen, die die Vorlagen bearbeiten und pflegen sollen, müssen natürlich mit den notwendigen Berechtigungen berechtigt werden. 
Alle weiteren Mitarbeiter*innen benötigen lesenden Zugriff um die Vorlagen im Office-Client angezeigt zu bekommen (Domänengruppe: Jeder, außer externen Benutzern) 

2. Bibliothek(en) mit PowerShell konfigurieren
Öffnen Sie hierzu eine PowerShell CMD als Administrator.

Eventuell muss das PowerShell-SharePoint-Online-Modul erst installiert werden:
PS > Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Nach der Installation kann das Modul mit folgendem Befehl importiert werden:
PS > Import-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Verbinden Sie sich anschließend mit SharePoint Online:
PS > Connect-SPOService -Url https://mydomain-admin.sharepoint.com

HINWEIS: mydomain-admin.sharepoint.com ist Ihre Tenant-Admin-URL für SharePoint Online.

Die eigentliche Einbindung der Bibliotheken geschieht nun mit folgendem Befehl:
PS > Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl [URL] -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

Beispiel für unsere SiteCollection Unternehmensvorlagen mit der Bibliothek Organisation:
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryURL "https://mydomain.sharepoint.com/sites/Unternehmensvorlagen/Organistaion%22 -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

Bedeutung:
– LibraryUrl: Absolute URL der zentralen Bibliothek, in welcher die Vorlagen abgelegt sind.
– OrgAssetType: Damit die Bibliothek für die Office-Vorlagen definiert wird, muss hier der Parameter „OfficeTemplateLibrary“ angegeben werden.

HINWEIS: Wenn Sie mehrere Bibliotheken Ihrer Site Collection einbinden wollen, wiederholt man den oben genannten Befehl für jede weitere Dokumentenbibliothek.

3. Vorlagenauswahl
Nun können Vorlagen in der Site Collection in den Bibliotheken von den Verantwortlichen abgelegt und bearbeitet werden.
Es kann jedoch etwas dauern, bis die Vorlagen bei allen Mitarbeitern angezeigt werden. Wenn dies geschehen ist, können die Vorlagen unter „Neu -> [Firma]“ ausgewählt und genutzt werden.
Eine Dokument-Bibliothek wird als Ordner dargestellt.

Beachten Sie, dass Ihr Office-Client in Ihrem Tenant angemeldet sein muss, damit dies funktioniert.