1. Voraussetzungen

• In Entra ID ist das Einladen externer Benutzer erlaubt (B2B); MFA‑/Gast‑Policies gemäß Unternehmensvorgaben
• Rollenliste ist eingerichtet (z. B. Besitzer vom Projekt, Mitglied vom Projekt, Besucher vom Projekt)

2. Ansprechpartnerliste öffnen

Klickpfad: Projekt‑Website → … (Weitere) → Ansprechpartner

• Die Liste zeigt u. a. Aktion, Aktiv, Vollständiger Name, Nachname, Firma, Vorname, Telefon, Mobiltelefon, E‑Mail, Ort.
• Aktiv = Ja bedeutet: Person hat aktuell Projektzugriff. Aktiv = Nein: kein Zugriff, Datensatz bleibt als Projektkontakt erhalten.

3. Neues Element anlegen

Aktion: Klicke + Neues Element hinzufügen.

Ein mehrteiliges Formular öffnet sich mit den Reitern Stammdaten, Kontaktdaten, Notizen, Projektzugang.

3.1 Reiter „Stammdaten“

• Pflichtfelder: Nachname (✱) und E‑Mail
• Aktiv: steuert zunächst nur den Datensatzstatus in der Liste
• Rolle/Funktion: Auswahl aus der vordefinierten Rollenliste (Dropdown)
• Position: Freitext (z. B. „Werkstudent“)

3.2 Reiter „Kontaktdaten“

• Felder: Adresse, PLZ, Ort, Bundesland/Kanton, Land/Region, Telefon (geschäftlich), Mobiltelefonnummer, Faxnummer, E‑Mail (sollte identisch zur Stammdaten‑E‑Mail sein)

3.3 Reiter „Notizen“

• Formatierter Freitext für projektrelevante Hinweise zum Ansprechpartner

3.4 Reiter „Projektzugang“

• Zugang: Standard Nein
• Stelle Zugang = Ja, wenn die Person Zugriff auf die Projektressourcen erhalten soll
• Wenn die E‑Mail in Entra ID noch nicht existiert, erscheint ein Einladen‑Button (Gast‑Einladung)
• Nach Einladung bzw. bei bestehenden Benutzern:
• Benutzer Login zeigt die E‑Mail des Kontos
• Berechtigung (Global): wähle Besitzer vom Projekt, Mitglied vom Projekt oder Besucher vom Projekt

⚠️ Wichtiger Hinweis zur Berechtigungslogik:

• In der Praxis existieren viele Gruppen wie Architekten, Fachplaner, externe Zeichner, Projektleitung, Datenaustausch usw.
• Diese Gruppen haben nur auf bestimmte Ordner oder Bibliotheken Zugriff, nicht auf die gesamte SharePoint-Webseite.
• Damit ein Benutzer neben seiner spezifischen Gruppe (z. B. Architekten) auch vollen Webseitenzugang erhält, muss er zusätzlich mit der globalen Berechtigungsstufe Mitglied (oder ggf. Besitzer) eingetragen werden.
• Ohne diese Zuweisung sieht die Person die Seite nicht, auch wenn sie theoretisch Zugriff auf einzelne Ordner hätte.

Wichtig: Dies sind globale Berechtigungsstufen (M365‑Gruppe/Team), nicht nur lokale SharePoint‑Rechte.

4. Speichern & Ergebnis in der Liste

• Klicke Speichern.
• Der Datensatz erscheint in der Liste. Die Spalte Aktiv zeigt Ja/Nein entsprechend deiner Auswahl.
• Bei Zugang = Ja und erfolgreicher Einladung wird die Person (Gast/Benutzer) der M365‑Gruppe zugeordnet – Sichtbarkeit kann je nach Richtlinien (z. B. MFA) variieren.

5. Typische Szenarien

5.1 Externe Person ohne M365‑Konto

1. Stammdaten + E‑Mail erfassen

2. Projektzugang → Zugang = Ja
3. Einladen auslösen (falls angezeigt)
4. Berechtigung (Global) wählen (meist Mitglied vom Projekt)

5. Speichern

5.2 Interner Benutzer bereits vorhanden

1. E‑Mail erfassen (identisch zum UPN)

2. Projektzugang → Zugang = Ja
3. Berechtigung (Global) wählen

4. Speichern

5.3 Kontakt ohne Zugriff (nur Dokumentation)

1. Stammdaten/Kontaktdaten ausfüllen

2. Projektzugang → Zugang = Nein
3. Aktiv = Ja/Nein nach Bedarf

4. Speichern

6. Was passiert im Hintergrund? (Kurz)

• Bei Zugang = Ja prüft die Automatisierung:
• Existiert die E‑Mail in Entra ID? → Wenn nein, Einladung als Gast
• Danach Zuweisung zur M365‑Gruppe (Rolle gemäß Auswahl Berechtigung (Global))
• Die Spalte Aktiv dient der Projektübersicht; der tatsächliche Zugriff hängt von Projektzugang und den Tenant‑Policies ab.

7. Fehlersuche & Hinweise

• Einladen‑Button erscheint nicht: Benutzer evtl. schon in Entra ID vorhanden oder fehlende Berechtigung zum Einladen
• Externe können sich nicht anmelden: Tenant‑Policy (MFA/Domain‑Allowlist) prüfen
• Kein Zugriff trotz „Aktiv = Ja“: Projektzugang muss Ja sein und eine Berechtigung (Global) gesetzt werden
• Rollen fehlen im Dropdown: Rollenliste pflegen/berechtigen

8. Best Practices

• E‑Mail ist Schlüssel: konsistent pflegen (keine Alias‑Sonderfälle)
• Rollen klar definieren und selten ändern
• Ansicht „Aktiv (kurz)“ nutzen, um aktuelle Zugänge schnell zu prüfen
• Änderungen dokumentieren (Notizen‑Reiter)