Die Ansprechpartnerliste ist das zentrale Werkzeug in Teamsware-Projekten, um Projektbeteiligte zu verwalten und technische Zugriffsrechte auf die Projektressourcen (SharePoint, M365-Gruppen) zu steuern.

1. Voraussetzungen

• In Entra ID (ehemals Azure AD) muss das Einladen externer Benutzer (B2B) erlaubt sein.
• Die Rollenliste für das Projekt (z. B. Besitzer, Mitglied, Besucher) muss vorab definiert und eingerichtet sein.

2. Ansprechpartnerliste öffnen

Navigieren Sie innerhalb Ihrer Projekt-Website über den folgenden Pfad:

Klickpfad: Projekt-Website > ... (Weitere) > Ansprechpartner

Die Liste bietet eine Übersicht über alle Kontakte. Besonders wichtig ist die Spalte Aktiv:

• Aktiv = Ja: Die Person hat aktuell Projektzugriff.
• Aktiv = Nein: Der Datensatz bleibt als Kontakt erhalten, verfügt aber über keinen aktiven Zugriff mehr.

3. Neues Element anlegen

Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf + Neues Element hinzufügen. Es öffnet sich ein Formular mit vier Reitern:

3.1 Reiter "Stammdaten"

• Pflichtfelder: Nachname und E-Mail-Adresse.
• Rolle/Funktion: Wählen Sie eine vordefinierte Rolle aus dem Dropdown-Menü.
• Position: Hier können Sie Freitext (z. B. "Werkstudent" oder "Projektleiter") eingeben.

3.2 Reiter "Kontaktdaten"

Hier werden Adress- und Kommunikationsdaten gepflegt. Die hier hinterlegte E-Mail-Adresse sollte mit der Adresse aus den Stammdaten identisch sein.

3.3 Reiter "Notizen"

Nutzen Sie diesen Bereich für projektrelevante Hinweise zum Ansprechpartner. Das Feld unterstützt formatierten Text.

3.4 Reiter "Projektzugang"

Dies ist der technische Kernbereich für die Berechtigungssteuerung.

• Zugang: Stellen Sie diesen Schalter auf Ja, um der Person Zugriff auf die Projektressourcen zu gewähren.
• Einladen: Wenn die E-Mail-Adresse noch nicht in Ihrem Entra ID bekannt ist, erscheint eine Schaltfläche zur Gast-Einladung.
• Berechtigung (Global): Wählen Sie zwischen Besitzer, Mitglied oder Besucher.

Wichtiger Hinweis zur Berechtigungslogik: Damit ein Benutzer die gesamte Projektwebseite sehen kann, muss er zwingend einer globalen Berechtigungsstufe (meist Mitglied) zugewiesen werden. Lokale Rechte auf einzelne Ordner (z. B. für Fachplaner) reichen oft nicht aus, um die Webseite als Ganzes aufzurufen.

4. Typische Anwendungsszenarien

1. Externe Person ohne M365-Konto: Stammdaten ausfüllen, Projektzugang auf "Ja" setzen, Einladung auslösen, globale Rolle wählen und speichern.
2. Interner Benutzer: E-Mail (identisch zum UPN) erfassen, Projektzugang auf "Ja", globale Rolle wählen und speichern.
3. Reiner Dokumentationskontakt: Daten ausfüllen, Projektzugang auf Nein belassen. Die Person wird in der Liste geführt, erhält aber keine Rechte.

5. Was passiert im Hintergrund?

Sobald Sie den Projektzugang auf "Ja" stellen und speichern, prüft die Automatisierung:

• Ob die Person bereits in Ihrem Entra ID existiert (falls nicht, erfolgt die Gast-Einladung).
• Die Zuweisung zur entsprechenden M365-Gruppe des Projekts gemäß der gewählten Rolle.

6. Fehlersuche & Best Practices

• Einladen-Button fehlt: Der Benutzer existiert bereits im System oder Sie besitzen nicht die notwendigen Rechte für Gast-Einladungen.
• Kein Zugriff trotz "Aktiv = Ja": Prüfen Sie, ob im Reiter Projektzugang ebenfalls "Ja" gewählt und eine globale Berechtigung gesetzt wurde.
• E-Mail als Schlüssel: Pflegen Sie E-Mail-Adressen konsistent und vermeiden Sie Alias-Adressen, um Synchronisationsprobleme zu verhindern.
• Dokumentation: Nutzen Sie den Notizen-Reiter, um Änderungen an Zuständigkeiten direkt am Kontakt festzuhalten.