Wie arbeite ich mit externen Firmen (auch ohne M365 Account) mit der Bauakte zusammen?
Mit der Teamsware Bauakte kannst du externe Firmen sicher in Projekte einbinden – ohne dass du für jede Person umständlich Gastkonten anlegen musst. Für eine vollständige Zusammenarbeit mit Dateien, Unterhaltungen, Notizbuch und Rollensteuerung empfehlen wir die Professional-Version mit der Lösung TW Basis. Diese Standardlösung verbindet eine eigene SharePoint-Webseite nahtlos mit der bestehenden Bauakten-Kanalstruktur.
Voraussetzungen
- Teamsware Professional-Version mit aktivierter TW Basis
- Eine bestehende Teamsware Bauakte mit gepflegten Metadaten
- Passende Namenskonvention für externe Rollen (z. B. PRJ_<Projektname>_Extern)
- Berechtigungen als Owner oder Teamsware-Administrator
- Grundkenntnisse in Microsoft 365-Gruppenverwaltung
1) Warum Professional-Version mit TW Basis?
Automatische Rollen- und Rechteverwaltung
TW Basis bietet eine eigene SharePoint-Seite, die direkt mit dem Bauaktenkanal verknüpft wird. Darin lassen sich Microsoft 365-Gruppen rollenbasiert zuordnen (z. B. Architekt, Polier, externer Planer).
Zentrale Datenablage
Alle Dateien bleiben identisch zu den Kanälen in Teams, können aber über eine Berechtigungsmatrix für Unterordner gesteuert werden.
Einfache Einladung
Ein Anwender trägt die externe Firma nur in eine Liste ein. Ein Workflow erstellt automatisch die Einladung für die zugeordnete Rolle.
2) Externe Firmen nach Rolle einladen
Eintrag in die TW Basis-Liste
- Trage die externe Firma in die dafür vorgesehene Liste ein.
- Wähle die passende Rolle (z. B. Architekt, Polier, Planer).
Automatische Einladung
Ein Workflow generiert die Einladung für die entsprechende Microsoft 365-Gruppe. Ob der externe Partner bereits ein Microsoft 365-Konto besitzt, ist egal. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung genügt.
Berechtigungen prüfen
Auf die oberste Ebene des Kanals haben Externe grundsätzlich Zugriff. Die Unterordner lassen sich über die Berechtigungsmatrix der Rolle exakt steuern.
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3) Zusammenarbeit starten und verwalten
- Dateien & Notizbuch: Externe können Dokumente hochladen, bearbeiten und im OneNote-Notizbuch arbeiten.
- Lifecycle: Über die Ansprechpartnerliste behältst du alle Einladungen im Blick und kannst Zugriffe nach Projektabschluss automatisch entziehen.
Best Practice
- Nutze Rollen statt einzelne Benutzereinladungen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
- Dokumentiere jede Einladung in den Metadaten für eine lückenlose Nachverfolgung.
- Plane vorab, welche Unterordner wirklich für externe Partner sichtbar sein müssen.
- Prüfe regelmäßig die Lifecycle-Einstellungen, damit Zugriffe nach Projektende automatisch auslaufen.
Häufige Fehler & Lösungen
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Problem |
Ursache |
Lösung |
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Einladung schlägt fehl |
Externe Freigabe im M365-Tenant deaktiviert |
IT bitten, externe Freigabe für Microsoft 365-Gruppen zu aktivieren |
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Externe sehen zu viele Ordner |
Berechtigungsmatrix nicht korrekt gepflegt |
Rollen und Unterordnerrechte in TW Basis prüfen |
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Doppelte Einladungen |
Firma mehrfach eingetragen |
Liste bereinigen, Workflow erneut ausführen |
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Zugriff endet zu früh |
Lifecycle-Policy zu streng |
Ablaufdatum in der Ansprechpartnerliste anpassen |
Mit TW Basis lassen sich externe Firmen nahtlos und sicher in die Bauakte integrieren – ohne umständliche Gastkonten und mit klar geregelten Berechtigungen.
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