Externe Firmen in die Bauakte einbinden (auch ohne M365-Account)
Mit der Teamsware Bauakte kannst du externe Firmen sicher in Projekte einbinden – ohne dass du für jede Person umständlich Gastkonten manuell anlegen musst. Für eine vollständige Zusammenarbeit empfehlen wir die Professional-Version mit der Lösung TW Basis.
Voraussetzungen
- Teamsware Professional-Version mit aktivierter TW Basis.
- Eine bestehende Teamsware Bauakte mit gepflegten Metadaten.
- Passende Namenskonvention für externe Rollen (z. B. PRJ_[Projektname]_Extern).
- Berechtigungen als Owner oder Teamsware-Administrator.
- Grundkenntnisse in der Microsoft 365-Gruppenverwaltung.
1) Warum Professional-Version mit TW Basis?
Die Professional-Lösung verbindet eine eigene SharePoint-Webseite nahtlos mit der bestehenden Bauakten-Kanalstruktur.
Automatische Rollen- und Rechteverwaltung
TW Basis bietet eine SharePoint-Seite, die direkt mit dem Bauaktenkanal verknüpft wird. Darin lassen sich Microsoft 365-Gruppen rollenbasiert zuordnen (z. B. Architekt, Polier, externer Planer).
Zentrale Datenablage
Alle Dateien bleiben identisch zu den Kanälen in Teams, können aber über eine Berechtigungsmatrix für Unterordner gesteuert werden.
2) Externe Firmen nach Rolle einladen
Der Prozess ist durch automatisierte Workflows denkbar einfach gestaltet:
- Eintrag in die TW Basis-Liste: Trage die externe Firma in die dafür vorgesehene Liste ein.
- Rollenauswahl: Wähle die passende Rolle (z. B. Architekt, Polier, Planer).
- Automatische Einladung: Ein Workflow generiert die Einladung für die entsprechende Microsoft 365-Gruppe.
Hinweis: Ob der externe Partner bereits ein Microsoft 365-Konto besitzt, ist unerheblich. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) genügt für den sicheren Zugriff.
Berechtigungen prüfen
Auf die oberste Ebene des Kanals haben Externe grundsätzlich Zugriff. Die Sichtbarkeit von Unterordnern lässt sich über die Berechtigungsmatrix der jeweiligen Rolle exakt steuern.
3) Zusammenarbeit starten und verwalten
- Dateien & Notizbuch: Externe können Dokumente hochladen, bearbeiten und im gemeinsamen OneNote-Notizbuch arbeiten.
- Lifecycle-Management: Über die Ansprechpartnerliste behältst du alle Einladungen im Blick. Zugriffe können nach Projektabschluss automatisch entzogen werden.
Best Practices
- Nutze Rollen statt einzelner Benutzereinladungen. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
- Dokumentiere jede Einladung konsequent in den Metadaten für eine lückenlose Nachverfolgung.
- Plane vorab, welche Unterordner wirklich für externe Partner sichtbar sein müssen.
- Prüfe regelmäßig die Lifecycle-Einstellungen, damit Zugriffe nach Projektende automatisch auslaufen.
Häufige Fehler & Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Einladung schlägt fehl | Externe Freigabe im M365-Tenant deaktiviert | IT bitten, externe Freigabe für M365-Gruppen zu aktivieren |
| Externe sehen zu viele Ordner | Berechtigungsmatrix nicht korrekt gepflegt | Rollen und Unterordnerrechte in TW Basis prüfen |
| Zugriff endet zu früh | Lifecycle-Policy zu streng | Ablaufdatum in der Ansprechpartnerliste anpassen |
Mit TW Basis integrierst du externe Firmen nahtlos und sicher in die Bauakte – ohne umständliche Gastkonten und mit vollster Kontrolle über deine Projektdaten.
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