Automatisierte Dokumentenmappen für Gewerke und Ansprechpartner in SharePoint

Konzept: Dokumentenmappen für Gewerke und Ansprechpartner in SharePoint

📁 Konzept: Dokumentenmappen für Gewerke und Ansprechpartner in SharePoint

Zielsetzung

Die automatisierte Erstellung und Verwaltung von Dokumentenmappen ermöglicht eine strukturierte Ablage von projektbezogenen Dokumenten nach Gewerken und Ansprechpartnern. Dabei werden Metadaten automatisch zugewiesen, was eine effiziente Filterung und Übersicht ohne klassische Ordnerstruktur erlaubt.

 

1. Grundlagen vorbereiten

 

🔹 Websitespalten definieren

Erstellen Sie relevante Spalten wie:

  • Gewerk
  • Ansprechpartner
  • Sicherheitsstatus
  • Weitere projektspezifische Metadaten

 

 

🔹 Websiteinhaltstyp erstellen

Erstellen Sie einen neuen Inhaltstyp, z. B. „Gewerke-Mappe“, und weisen Sie ihm die zuvor definierten Spalten zu.

 

 

2. Dokumentenmappe in Bibliothek aktivieren

📂 Einstellungen in der Dokumentbibliothek

  1. Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen.

 

  1. Unter Erweiterte Einstellungen:
    • Setzen Sie „Verwaltung von Inhaltstypen zulassen“ auf „Ja“.

 

  1. Wählen Sie „Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen“.
    • Fügen Sie die „Gewerke-Mappe“ hinzu.

 

➡️ Die Dokumentenmappe ist nun in der Bibliothek verfügbar und kann verwendet werden.

 

 

3. Automatisierte Ablagestruktur über Ansprechpartnerliste

Beispiel: Bernd Bauleitung

  • Gewerk „325-Sanitäreinrichtung“ wurde deaktiviert.

 

  • Aktion „Gewerke anlegen“ ausgeführt.

 

  • Ergebnis:
    • Zwei aktive Gewerke wurden angelegt.
    • Das deaktivierte Gewerk wurde entsprechend gekennzeichnet.
    • Die zugehörige Ablagestruktur wurde automatisch erstellt oder angepasst.

 

4. Vorteile der Dokumentenmappe

✅ Automatische Metadatenzuweisung

→ Auch bei Ablage über OneDrive – ohne manuelle Eingabe.

✅ Keine Ordneransicht notwendig

→ Übersicht über alle Dokumente anhand von Metadaten.

✅ Gezielte Filterung nach Gewerk

→ Unabhängig vom Ansprechpartner.

✅ Sicherheitsstatus sichtbar

→ Dokumente zu deaktivierten Gewerken sind entsprechend markiert.

 

5. Erweiterte Nutzungsmöglichkeiten

Dokumentenmappen können auch Projektphasen abbilden:

  • Anfrage
  • Planung
  • Umsetzung
  • Gewährleistung

➡️ Für jede Phase kann eine eigene Mappe unter dem gewünschten Pfad erstellt werden.

 

 

6. Einschränkungen & Hinweise

⚠️ Keine Verschachtelung möglich

→ Dokumentenmappen können nicht innerhalb anderer Dokumentenmappen abgelegt werden.

⚙️ Automatisierung als Steuerungsinstrument

→ Durch die automatisierte Erstellung und Deaktivierung lassen sich komplexe Szenarien effizient abbilden.

 

Fazit

Die Nutzung von Dokumentenmappen in Verbindung mit Inhaltstypen und Metadaten bietet eine leistungsstarke Möglichkeit, Dokumente strukturiert, filterbar und automatisiert zu verwalten – besonders im Kontext von Nachunternehmern und Gewerken.