⚙️Globale Einstellungen

Um das Modul vollständig nutzen zu können, sind innerhalb der Vorlage einige globale Einstellungen notwendig.
Diese sind in der entsprechenden Vorlage einmalig einzurichten, können aber bei Bedarf in einem erstellten Projekt angepasst werden.

Dazu gehören:

Globale Berechtigungen

Globale Administratoren

Diese Berechtigungsgruppe dient dazu, alle (inkl. versteckten) Funktionen und Einstellungen anzupassen.
Diese Gruppe sollte der IT-Abteilung vorbehalten bleiben.

Besitzer verwalten

Besitzer sind die „Administratoren“ innerhalb eines Projekts und können alle Anpassungen und Einstellungen im Projekt/Modul vornehmen.
Besitzer müssen nicht zwingend auch Besitzer des Teams sein!

Projektzugang verwalten

In Projekten ist es üblich, bestimmten Personen die Verwaltung der Projektzugänge und der damit verbundenen Berechtigungen anzuvertrauen. Darüber hinaus hat diese Gruppe jedoch keinerlei Berechtigungen, um Anpassungen oder Einstellungen vorzunehmen.

Berechtigungsgruppen

Berechtigungsgruppen werden für den Projektzugang herangezogen, um die Personen/Ansprechpartner automatisch zu berechtigen.
Grundsätzlich wird in zwei Gruppen unterschieden:

1. Globale Rolle

Die Rolle dient als globale Berechtigung im Projekt (z. B. Besucher, Mitglied, Abgabe usw.).

2. Funktionale Rolle

Die funktionale Rolle dient als Abgabeberechtigung im Projekt (z. B. Phase, Fachbereich, Planarten usw.) und wird automatisch aus der erstellten Plancodierung erzeugt.
Beispiel Codierung „Fachbereich“: Mit Erstellung einer Berechtigungsgruppe kann jede Art von Berechtigung auf einzelne Plancode-Werte umgesetzt werden.
Hintergrund: Ein Benutzer der Architektur darf nur die Codierung „AR“ für den Fachbereich Architektur verwenden.

In den Berechtigungsgruppen können beliebige Berechtigungen zusammengefasst und dann den Ansprechpartnern zugeordnet werden.

QR Code

Es besteht die Möglichkeit, automatisch jedem PDF-Dokument einen QR-Code mit einem geteilten Link hinzuzufügen.
Der QR-Code wird im linken unteren Heftrand eingefügt.
Je nach Einstellung in „Teilen“ (SharePoint) kann mit jedem Handy geprüft werden, ob der Plan noch gültig ist.
In diesem Fall wird das Dokument direkt angezeigt. Falls bereits eine Überarbeitung stattgefunden hat (neuer Index oder Status), wird das Dokument als „gelöscht“ gemeldet und ist damit ungültig.

Adobe Integration

Die Darstellung von PDFs in SharePoint/Teams ist von Microsoft nicht sonderlich gut gelungen.

Daher bieten wir die Möglichkeit, die kostenfreie oder auch lizenzierte Version von Adobe für SharePoint und M365 zu verwenden.

Die Installation im Tenant kann direkt über die Adobe-Seite über diesen Link erfolgen:  Document Cloud for O365 erfolgen. 

ur Integration in Teamsware ist ein Zugang zur Adobe API erforderlich. Diese kann nach erfolgreicher Registrierung hier erstellt werden:: DC Integration Creation App

Der erstelle API Key wird dann als Value hinterlegt.

Spalten in Drucklisten

Mit der V3 können dynamische Drucklisten erstellt werden. Dazu ist es notwendig, die Spalten zu definieren, die in den Drucklisten angezeigt werden sollen.
Es können beliebige Spalten aus der Plancodierung verwendet werden.

Die Reihenfolge in der Tabelle wird automatisch aus dem Dokumentcode übernommen

Spalten in Verteilernachrichten

Mit der Funktion „Verteilung“ können Dokumente, die in der Abgabe verarbeitet wurden, auch an Externe verteilt werden.
Um die entsprechenden Inhalte in der E-Mail/Teams-Nachricht optimal darzustellen, können umfassende Einstellungen vorgenommen werden

Mehr dazu hier: ⚙️ Verteiler (Tabellenkonfiguration)

Beispiel einer Nachricht:

Autoimport Ansprechpartner

Wenn das Projekt über eine Ansprechpartnerliste verfügt, kann diese automatisch mit Daten der jeweiligen Personen gefüllt werden.
Grundlage für diese Daten ist das Active Directory / Entra des M365-Tenants.
Die in der Liste verfügbaren Personendaten (Vorname, Nachname, Firma usw.) werden in die Ansprechpartnerliste übernommen.
Wenn diese Option aktiviert wurde, erfolgt der Import einmal pro 24 Stunden.

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