Kanäle in MS Teams - Das Wichtigste kurz erklärt

Kanäle in MS Teams - Das Wichtigste kurz erklärt

Was ist ein Kanal?

Ein Kanal in Microsoft Teams ist wie ein thematischer Raum innerhalb eines Teams, in dem du mit KollegInnen zu einem bestimmten Thema, Projekt oder Arbeitsbereich kommunizieren und zusammenarbeiten kannst.

Ein Kanal hat immer eine Registerkarte Beiträge für Unterhaltungen und eine Registerkarte Freigegeben (vormals Dateien) und natürlich kannst du je nach Kanal-Typ noch weitere Registerkarten hinzufügen.

Ein Kanal zu einem Thema ist ideal, wenn du:

  • Dateien ablegen möchtest, die zu diesem bestimmten Kanal-Thema gehören
  • Unterhaltungen führen willst, die zu diesem bestimmten Kanal-Thema gehören
  • Besprechungen organisieren willst, die sich auf dieses Thema beziehen
  • Apps oder Registerkarten (Planner, OneNote, SharePoint usw.) einbinden willst, die zu diesem Thema passen

Beispiele für Kanäle:

  • Ein Kanal namens „Marketing-Kampagne Q3“ für alle Inhalte rund um eine bestimmte Kampagne
  • Ein Kanal „Onboarding“, in dem neue Mitarbeitende alle Infos und Dokumente finden
  • Ein Kanal „IT-Support“, in dem Fragen und Lösungen gesammelt werden


Die verschiedenen Kanal-Typen

Microsoft Teams bietet 3 verschiedene Kanal-Typen, die es ermöglichen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb deines Teams effizient und zielgerichtet zu gestalten.

Ob Standardkanäle, private Kanäle oder freigegebene Kanäle – jeder Kanal-Typ hat seine eigenen Stärken und Einsatzmöglichkeiten.

Aber welcher Kanal-Typ ist der Richtige für Dich und dein Team?
Was musst du beachten und welche Einschränkungen gibt es vielleicht?

HINWEIS:
Es ist enorm wichtig, den richtigen Kanal-Typ zu wählen, da dieser im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. 


Der Kanal Allgemein

Der „Allgemein“-Kanal in Microsoft Teams ist sozusagen der Startpunkt oder die Zentrale eines Teams.

Wir empfehlen diesen Kanal für Unterhaltungen, Dateien und zusätzliche Registerkarten zu verwenden, die für das komplette Team relevant sind.

Beispiel:

  • Information wofür dieses MS Teams Team da ist
  • Allgemeine Informationen, die das ganze Team betreffen
  • Ablage zentraler Dateien, die für alle relevant sind
  • Planner für das ganze Team, z. B. für Team-Jour-Fixe
  • OneNote mit Dokumentation für das ganze Team
  • Regelmäßige Status-Updates oder Team-News
  • Infos zu neuen Team-Mitgliedern
  • .....


HINWEIS:

  • Wenn du diesen Kanal Allgemein über Dateien in SharePoint öffnest oder den Kanal mit OneDrive synchronisierst, wird dir anstatt Allgemein diese Kanal als Ordner General angezeigt.
    Bitte benenne diese englische Bezeichnung nicht in Allgemein um, das kann zu verschiedenen Problemen führen.

  • Seit kurzem kannst du den Kanal Allgemein umbenennen oder auch komplett entfernen.
    Bei bestehenden Teams sollte eine Umbenennung gut durchdacht und mit dem Team abgesprochen werden.
    In Allgemein sind meist auch Planner oder OneNote eingebunden für das ganze Team.
    Nach der Umbenennung wird der Kanal alphanumerisch zwischen die anderen Kanäle einsortiert und somit sind zentrale Infos nicht mehr so schnell auffindbar.
    Des Weiteren kannst du den Kanal nicht mehr komplett auf Allgemein zurück ändern.

Der Standard-Kanal

Wann ist ein Standard-Kanal die richtige Wahl?

Ein Standard-Kanal in einem Microsoft Teams Team ist ein thematischer Raum innerhalb eines Teams, in dem du mit allen Team-Mitglieder, auch Gästen, zu diesem bestimmten Thema kommunizieren und zusammenarbeiten kannst. 

Dieser Kanal hat immer eine Registerkarte Beitrag für Unterhaltungen und eine Registerkarte Dateien und natürlich kannst du noch weitere Registerkarten hinzufügen.

HINWEIS:
Es ist enorm wichtig, den richtigen Kanal-Typ zu wählen, da dieser im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. 

  • Offene Kommunikation: Alle Teammitglieder können Nachrichten lesen und schreiben – ideal für Transparenz.
  • Strukturierung: Themen können in verschiedene Kanäle unterteilt werden (z. B. „Dokumentation“, „Besprechungen“, „Planung“, „Kosten“, etc. ).
  • Dateien & Registerkarten: Jeder Kanal hat einen eigenen Bereich für Dateien, Notizen (OneNote), Planner usw.
  • Integration: Apps und Tools wie Planner, Forms oder Power BI lassen sich leicht als Registerkarten einbinden.
  • Einfaches Onboarding: Neue Mitglieder sehen automatisch alle Standard-Kanäle und deren Inhalte. 

Wie erstelle ich einen Standard-Kanal?

Einen neuen Kanal kannst du ganz einfach über die 3-Punkte neben dem Namens des Teams über Kanal hinzufügen erstellen.


Gebe einen aussagekräftigen Namen und als Information für deine KollegInnen auch eine kurze Beschreibung ein.

 

Wähle unter Kanaltyp auswählen den Typ Standard aus und klicke dann unten rechts auf Erstellen.

 

Der Kanal wird in deinem Teams erstellt und angezeigt.
Da neben dem Kanal-Namen kein Symbol (Schloß- oder Link-Symbol) dargestellt wird, weißt du gleich, dass dies ein Standard-Kanal ist und alle Team-Mitglieder, Team-Besitzer und Gäste in diesem Kanal kommunizieren und zusammenarbeiten können.


Privater Kanal

Wann ist ein privater Kanal die richtige Wahl?

Ein privater Kanal in Microsoft Teams ist ein spezieller Kanaltyp, der nur für ausgewählte Mitglieder eines Teams sichtbar und zugänglich ist. Er eignet sich besonders für vertrauliche oder sensible Themen, die nicht für alle Team-Mitglieder und Gäste im Team bestimmt sind.

Dieser Kanal hat immer eine Registerkarte Beitrag für Unterhaltungen und eine Registerkarte Dateien und natürlich kannst du weitere Registerkarten hinzufügen, jedoch stehen nicht alle Apps zur Verfügung - zum Beispiel kein Planner möglich!

HINWEIS:
Es ist enorm wichtig, den richtigen Kanal-Typ zu wählen, da dieser im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. 

  • Zugriffskontrolle: Nur eingeladene Mitglieder können den Kanal sehen und nutzen.
  • Vertraulichkeit: Ideal für sensible oder vertrauliche Themen, die nicht für das ganze Team bestimmt sind,
    z. B.  für Personal-Themen, Budgetplanung, etc.
  • Separate Dateiverwaltung: Eigener SharePoint-Speicherort (eigene SharePoint-Seite), getrennt vom Inhalt des Teams aus dem Kanal Allgemein und den Standard-Kanälen.
  • Fokussierte Zusammenarbeit: Weniger Ablenkung durch nicht relevante Inhalte.

Einschränkungen

  • Begrenzte Sichtbarkeit: Andere Teammitglieder wissen nicht, dass der Kanal existiert – kann zu Intransparenz oder Doppelung führen.
  • App-Verfügbarkeit: Einige Apps wie Planner oder Stream können nicht als Registerkarte hinzugefügt werden.
  • Maximale Anzahl: Es gibt eine Begrenzung für die Anzahl privater Kanäle pro Team (z. B. 30–250, je nach Lizenz).
  • Verwaltungskomplexität: Mehr Aufwand für Team-Besitzer bei der Rechtevergabe und Übersicht.
  • Umwandlung: Ein privater Kanal kann nachträglich nicht in einen Standard- oder freigegebenen Kanal umgewandelt werden. 

HINWEIS: Technische Besonderheit in Verbindung mit dem OneDrive-Synchronisationsdienst:
Jeder private Kanal hat eine eigene SharePoint-Seite, die separat von der SharePoint-Seite des übergeordneten Teams verwaltet wird. Dies bedeutet, dass die Dateien des privaten Kanals nicht automatisch mit den Dateien des Teams synchronisiert werden. 

Was sollte man vermeiden?

  • Nicht für allgemeine Themen nutzen, die für das ganze Team relevant wären.
  • Nicht zu viele private Kanäle anlegen, sonst leidet die Übersicht und Zusammenarbeit.
  • Keine sensiblen Daten ohne Absicherung teilen, auch wenn der Kanal privat ist – Datenschutz bleibt wichtig.

Wofür eignet sich ein privater Kanal?

  • Personalgespräche oder HR-Themen
  • Budget- oder Finanzplanung
  • Projektgruppen mit externen Partnern (wenn erlaubt)
  • Führungskräfte-Kommunikation

Wie erstelle ich einen privaten Kanal?

Einen neuen Kanal kannst du ganz einfach über die 3-Punkte neben dem Namens des Teams über Kanal hinzufügen erstellen.


Gebe einen aussagekräftigen Namen und als Information für deine KollegInnen auch eine kurze Beschreibung ein.

 

Wähle unter Kanaltyp auswählen den Typ Privat aus und klicke dann unten rechts auf Erstellen.

 

Du kannst dann gleich Mitglieder hinzufügen oder dies auch überspringen.

TIPP:
Ich mache den Kanal erst komplett fertig, wie z. B. Ordner-Struktur unter Dateien erstellen, weitere Registerkarten hinzufügen, bevor ich andere Team-Mitglieder oder Gäste für diesen Kanal berechtige.
Anschließend erstelle ich auch gleich die erste Unterhaltung in diesem Kanal, in dem ich kurz über den Nutzen des neuen Kanals informiere.

Der Kanal wird in deinem Teams mit einem Schloß-Symbol angezeigt.



Einen privaten Kanal sehen nur berechtigte Kanal-Mitglieder.
Das Schloß-Symbol dient dazu, einem optisch zu signalisieren, dass nicht jedes Team-Mitglied auf diesen Kanal und dessen Inhalte Zugriff hat.


Mitglieder zum privaten Kanal hinzufügen

Über die 3-Punkte neben dem Kanal-Namen kannst du über Kanal verwalten Team-Mitglieder bzw. Gäste aus dem Team auf diesen Kanal und dessen Inhalt berechtigen.

WICHTIGER HINWEIS:
Wenn du einen privaten Kanal erstellst, wirst du automatisch zum Besitzer des Kanals.
Bitte denke daran, aufgrund möglicher (ungeplanter) Abwesenheiten, mindestens ein weiteres Team-Mitglied ebenfalls zum Kanalbesitzer zu ernennen.
So bleibt sichergestellt, dass Berechtigungen und Einstellungen jederzeit gepflegt werden können. 




Freigegebener Kanal

Wann ist ein freigegebener Kanal die richtige Wahl?

Wenn du eine neues Thema als Kanal in einem vorhandenen MS Teams Team erstellen willst
und dort aber nicht nur mit deinen Team-Mitgliedern,
sondern auch mit anderen KollegInnen oder Teams deines Unternehmens zusammenarbeiten willst,
ohne alle als Mitglieder zu deinem kompletten Team hinzuzufügen,
dann solltest du einen freigegebenen Kanal erstellen.

HINWEIS:
Es ist enorm wichtig, den richtigen Kanal-Typ zu wählen, da dieser im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. 

  • Gezielte Zusammenarbeit: Freigegebene Kanäle ermöglichen es dir, spezifische Themen mit ausgewählten KollegInnen oder Teams zu bearbeiten, ohne dass diese Zugriff auf alle anderen Kanäle und deren Inhalte und Unterhaltungen deines Teams haben.
  • Flexibilität: Freigegebene Kanäle bieten die Flexibilität, Personen oder Teams einzubeziehen, ohne die Teamstruktur zu verändern.
  • Effiziente Zusammenarbeit: Freigegebene Kanäle sind eine hervorragende Lösung, um die Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg zu erleichtern. 
     

Welche Einschränkungen gibt es?

  • App-Unterstützung: Bestimmte Apps wie Planner, Forms, Stream und Kanalkalender sind in freigegebenen Kanälen nicht verfügbar.
  • Gäste / Externe: Gäste /Externe können in einem freigegebenen Kanal nicht hinzugefügt werden. Gäste, die bereits Team-Mitglieder sind, haben keinen Zugriff auf freigegeben Kanäle im Team
  • Umwandlung: Ein freigegebener Kanal kann nachträglich nicht in einen Standard- oder privaten Kanal umgewandelt werden.
     

HINWEIS: Technische Besonderheit in Verbindung mit dem OneDrive-Synchronisationsdienst:
Jeder freigegebene Kanal hat eine eigene SharePoint-Seite, die separat von der SharePoint-Seite des übergeordneten Teams verwaltet wird. Dies bedeutet, dass die Dateien des freigegebenen Kanals nicht automatisch mit den Dateien des Teams synchronisiert werden.

Welche Freigabemöglichkeiten gibt es? 

  • Freigabe mit Personen:
    Mit dieser Funktion wird der freigegebene Kanal für andere Personen freigegeben.
    Diese Personen bekommen deinen Teamsraum in Teams angezeigt, aber innerhalb des Teamraumes nur den für sie freigegebenen Kanal. 
     
  • Freigabe mit einem Team:
    Mit dieser Funktion wird der freigegebene Kanal für alle Mitglieder eines anderen MS Teams Team freigegeben und auch in deren Teamraum eingeblendet. 

 

Wie erstelle und teile ich einen freigegebenen Kanal?

Wie zeigen dir anhand eines Beispiels, wie du einen freigegebenen Kanal erstellst und freigibst.

Beispiel:
Du arbeitest im Event-Team. Du und dein Team müsst eine neue Veranstaltung (Firmenjubiläum) planen und dazu mit einzelnen KollegInnen (Teilen mit Personen) und mit dem kompletten Catering-Team (Teilen mit Team) zusammenarbeiten und kommunizieren.

 

Freigegebenen Kanal erstellen

Erstelle einen neuen Kanal über die 3-Punkte rechts von deinem Team-Namen

 

Kanalname eintragen, Kanaltyp Freigegeben auswählen und wenn dein Team KEINEN Zugriff auf diesen Kanal haben soll, die Option "Diesen Kanal für alle Teammitglieder freigeben" deaktivieren.

Dann unten rechts auf Erstellen klicken und das nächste Fenster mit der Freigabe erstmal überspringen.

 

Der Kanal wird in deinem Team mit einem Link- bzw. Freigabe-Symbol angezeigt

 

Mit Personen teilen

Über die 3-Punkte rechts vom Kanalnamen kannst du den Kanal freigeben und mit Personen teilen auswählen.



Trage im neuen Fenster die Mailadressen der Personen aus deinem Unternehmen ein, mit denen du den Kanal teilen willst und klicken rechts unten auf Teilen.


Die einzeln eingeladenen Personen sehen dann dein Team und nur den freigegebenen Kanal, alle anderen Kanäle deines Teams sind nicht sichtbar.



Mit einem Team teilen (du bist kein Besitzer von diesem Team)

Über die 3-Punkte rechts vom Kanalnamen kannst du den Kanal freigeben und mit einem Team teilen auswählen.


Trage im neuen Fenster einen Besitzer des anderen Teams ein und klicke rechts unten auf Einladung senden.

 

Der Besitzer erhält nun eine Benachrichtigung in Teams über eine Einladung zu dem Kanal und kann diese ablehnen oder annehmen.

 

Beim Klick auf Annehmen öffnet sich ein Fenster und hier werden alle Teams angezeigt, in dem der Eingeladene selbst Besitzer ist und kann entscheiden, für welches Team der Kanal zur Zusammenarbeit bestimmt ist.
(in unserem Fall das Catering-Team)

 

Anschließend erhält der Einladende eine neue Aktivität in Teams um dies abzulehnen oder zu genehmigen.

Nach der Genehmigung wird dein freigegebener Kanal aus deinem Team im anderen Team angezeigt und ihr könnt zusammenarbeiten und kommunizieren.

 

 

Teilen mit einem Team, das Sie besitzen (du bist Besitzer von diesem Team)

Über die 3-Punkte rechts vom Kanalnamen kannst du den Kanal freigeben und Teilen mit einem Team, das Sie besitzen auswählen.

 

In diesem Fall entfällt die Einladung und Genehmigung.

Hier wird dir gleich ein Fenster mit deinen Teams, in denen du Besitzer bist, angezeigt und du kannst entscheiden, in welchem Team dein freigegebener Kanal zur Zusammenarbeit geteilt bzw. angezeigt wird.

 

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