Die Einführung von künstlicher Intelligenz in den Arbeitsalltag markiert einen Wendepunkt in der Projektsteuerung. Der Microsoft 365 Copilot agiert dabei nicht nur als einfacher Chatbot, sondern als integrierter digitaler Assistent, der direkt auf Ihre Unternehmensdaten zugreift. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Copilot gezielt einsetzen, um komplexe Projekte – beispielsweise in der Bauplanung oder technischen Projektleitung – effizienter zu gestalten.

Datenschutz und die EU Data Boundary

Ein entscheidender Vorteil des M365 Copiloten gegenüber öffentlichen KI-Tools wie ChatGPT ist die Datensicherheit. Der Copilot arbeitet innerhalb Ihres Microsoft 365 Tenants. Das bedeutet:

• Ihre Daten verlassen niemals die geschützte Umgebung Ihres Unternehmens.
• Die KI nutzt die EU Data Boundary, was besonders für europäische Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen essenziell ist.
• Ihre internen Dokumente, wie Kalkulationen oder vertrauliche Baubeschreibungen, werden nicht zum Training des öffentlichen KI-Modells verwendet.

Effizientes Dokumentenmanagement in Word und PowerPoint

Gerade im Projektalltag müssen oft hunderte Seiten von Leistungsverzeichnissen oder Baustellendokumentationen gesichtet werden. Der Copilot unterstützt Sie hierbei massiv:

• Zusammenfassungen: Lassen Sie sich komplexe Word-Dokumente in Sekunden auf die wichtigsten Kernpunkte reduzieren.
• Dokumenten-Transformation: Erstellen Sie aus einem ausführlichen Projektbericht in Word direkt einen Entwurf für eine Kick-off-Präsentation in PowerPoint.
• Inhaltsvergleiche: Vergleichen Sie neue Entwürfe mit alten Projektständen, um Änderungen in der Aufgabenstellung sofort zu identifizieren.

Intelligente Meetings in Microsoft Teams

Zeitintensive Protokollschreiberei gehört der Vergangenheit an. Durch die Aktivierung der Transkription in Teams-Sitzungen kann der Copilot:

1. Meeting-Zusammenfassungen erstellen, die getroffene Entscheidungen und offene Aufgaben (Action Items) klar auflisten.
2. Fragen beantworten, falls Sie verspätet in ein Meeting kommen (z. B. "Wurde das Thema Materiallieferung für das Bauprojekt X bereits besprochen?").
3. Sprechernotizen generieren, die direkt als Basis für den nächsten Statusbericht dienen.

Der M365 Chat: Ihr persönlicher Projekt-Assistent

Der Microsoft 365 Chat ist das Herzstück für Projektmanager. Er fungiert als zentrale Schnittstelle, die E-Mails, Chats und Dateien verknüpft. Typische Anwendungsfälle im Projektmanagement sind:

• Informationsbeschaffung: "Fasse mir die letzten drei E-Mails von Architekt Müller zum aktuellen Planungsstand zusammen."
• Vorbereitung: "Welche Termine und Aufgaben stehen diese Woche für das Projekt 'Neubau Logistikzentrum' an?"
• Status-Updates: Schnellübersicht über die Beiträge einzelner Teammitglieder zu einem spezifischen Thema in den letzten 7 Tagen.

Technische Voraussetzungen für den Start

Um den Copilot produktiv nutzen zu können, müssen bestimmte technische Grundlagen erfüllt sein:

• Lizenzierung: Eine Basis-Lizenz (z. B. Microsoft 365 E3, E5 oder Business Standard/Premium) sowie das Copilot-Add-on sind erforderlich.
• Daten in der Cloud: Der Copilot kann nur auf Daten zugreifen, die in SharePoint Online oder OneDrive for Business gespeichert sind. Lokale Dateiserver werden nicht direkt indiziert.
• Identitätsmanagement: Ein Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) Konto ist zwingend notwendig.

Mit der richtigen Vorbereitung und einer strukturierten Pilotphase lässt sich laut Expertenberichten eine Zeitersparnis von bis zu zwei Stunden pro Woche im Projektmanagement erzielen – Zeit, die Sie für die strategische Steuerung Ihrer Projekte gewinnen.