Microsoft 365 Copilot Agents sind weit mehr als einfache Chatbots. Sie fungieren als spezialisierte digitale Kollegen, die gezielte Fachaufgaben übernehmen. Im Gegensatz zum allgemeinen Copilot-Chat greifen Agents auf spezifische Wissensdatenbanken zu, um präzise Antworten für Ihre täglichen Projekte zu liefern – ein entscheidender Vorteil, besonders in dokumentenintensiven Branchen wie dem Bauwesen.

Der Unterschied: Copilot vs. Copilot Agents

Während der standardmäßige Copilot-Chat als Generalist fungiert, sind Agents Spezialisten. Für den Zugriff auf unternehmenseigene Dokumente (z. B. Leistungsverzeichnisse in SharePoint oder Excel-Listen) ist die lizenzierte Version von Microsoft 365 Copilot erforderlich. Agents können so konfiguriert werden, dass sie entweder nur Ihnen persönlich assistieren oder als Team-Assistenten in Microsoft Teams-Kanälen agieren.

Effiziente Datenanalyse mit dem "Analyst"

Microsoft stellt bereits vortrainierte Agents zur Verfügung. Ein Paradebeispiel ist der Analyst-Agent. Dieser ist darauf spezialisiert, komplexe Datensätze in Sekunden zu durchdringen.

• Analyse großer Dateien: Laden Sie umfangreiche Excel-Tabellen hoch, um Trends oder Ausreißer zu identifizieren.
• Gezielte Abfragen: Fragen Sie den Agent nach spezifischen Werten, wie etwa den Gesamtkosten für ein bestimmtes Gewerk in einer Kalkulationstabelle.
• Visualisierung: Der Analyst kann Datenmuster erkennen und grafisch aufbereiten, was die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Anwendungsbeispiel: Der Projekt-Agent im Bauwesen

Gerade bei Bauprojekten fallen enorme Mengen an Dokumenten an. Hier entfaltet ein eigens erstellter Agent sein volles Potenzial. Stellen Sie sich einen "Bau-Projekt-Agent" vor, der Zugriff auf alle Baugenehmigungen, Sicherheitsvorschriften und Lieferantenlisten eines aktuellen Bauvorhabens hat.

Mitarbeiter auf der Baustelle oder im Büro können via Teams direkt fragen: "Wer ist für die Technikabnahme im Bauabschnitt B zuständig?" oder "Wo finde ich die aktuellen Brandschutzauflagen für dieses Projekt?" Der Agent liefert die Antwort sofort und verlinkt direkt auf das entsprechende Quelldokument in SharePoint.

Eigene Agents erstellen und konfigurieren

Die Erstellung erfolgt intuitiv über das Copilot Studio Light oder direkt aus SharePoint heraus. Dabei definieren Sie drei Kernbereiche:

1. Anweisungen (Instruktionen): Hier legen Sie fest, wie der Agent kommunizieren soll (z. B. sachlich-technisch) und worauf er sich fokussieren darf.
2. Wissensbasis: Verknüpfen Sie den Agent mit spezifischen SharePoint-Ordnern oder OneDrive-Dateien.
3. Starter-Prompts: Geben Sie dem Team Beispielfragen vor, um den Einstieg in die Interaktion zu erleichtern.

Integration und Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Ein großer Vorteil ist die nahtlose Einbindung in die bestehende Arbeitsumgebung. Sie können einen SharePoint Agent direkt in einen Teams-Kanal integrieren. Durch die @-Mention-Funktion können Sie den Agent wie einen echten Kollegen in eine Unterhaltung einbeziehen:

• Geben Sie dem Agent einen einprägsamen Namen (z. B. "Projekt-Assistent").
• Nutzen Sie den Agent, um während einer Besprechung im Kanal schnell Fakten aus Projektdokumenten zu prüfen.
• Sicherheit: Die Berechtigungen bleiben gewahrt. Ein Agent antwortet einem Benutzer nur basierend auf den Dokumenten, für die der jeweilige Benutzer auch tatsächlich Leserechte besitzt.

Fazit für Ihren Arbeitsalltag

Copilot Agents helfen dabei, Wissenssilos aufzubrechen. Ob als Onboarding-Assistent für neue Mitarbeiter oder als spezialisierter Daten-Experte für Großprojekte – die Agents übernehmen zeitraubende Rechercheaufgaben, sodass Sie sich auf die fachliche Ausführung Ihrer Arbeit konzentrieren können.