In der modernen Projektsteuerung, besonders im komplexen Bauwesen, ist die effiziente Verarbeitung von Daten entscheidend. Microsoft Copilot bietet hierfür zwei zentrale Werkzeuge: den klassischen Chat und die spezialisierten Notebooks. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie beide Funktionen gezielt einsetzen, um Ihre Bauprozesse zu digitalisieren.

Systemvoraussetzungen für die Nutzung

Bevor Sie Copilot in Ihren Arbeitsalltag integrieren, müssen folgende technische Voraussetzungen erfüllt sein:

• Eine aktive Microsoft 365 Copilot Lizenz.
• Ein Geschäfts- oder Schulkonto innerhalb von Microsoft 365.
• Eine gültige SharePoint-Lizenz für die Datenablage.
• Zugriff über die Web-App, Desktop-App oder die Integration in OneNote.

Copilot Chat: Ad-hoc-Unterstützung im Bauteam

Der Copilot Chat fungiert als Ihr digitaler Assistent für den schnellen Informationsabruf im aktuellen Kontext. Er ist ideal für Aufgaben, die eine sofortige Antwort erfordern, aber keine langfristige Speicherung des Verlaufs benötigen.

Einsatzbeispiele im Bauwesen:

• Dokumentenanalyse: Stellen Sie Fragen zu einem aktuell geöffneten Leistungsverzeichnis oder einem Bauzeitenplan.
• Zusammenfassungen: Lassen Sie sich die Kernpunkte eines Besprechungsprotokolls kurz zusammenfassen.
• Ad-hoc Kommunikation: Erstellen Sie schnell Entwürfe für E-Mails an Subunternehmer basierend auf dem aktuellen Kontext.

Wichtig: Der Kontext im Chat ist oft an die momentan geöffnete Datei gebunden. Sobald die Sitzung beendet oder die Datei geschlossen wird, ist der spezifische Chatverlauf in dieser Form nicht mehr direkt greifbar.

Copilot Notebooks: Strategische Projektplanung

Im Gegensatz zum Chat sind Copilot Notebooks für die langfristige Zusammenarbeit und strategische Auswertungen konzipiert. Hier liegt der Fokus auf der dateibasierten Arbeit über einen längeren Zeitraum.

Besonderheiten der Notebooks:

• Dateibündelung: Sie können gezielt bis zu 20 Dateien (z. B. Statikberechnungen, PDFs, Excel-Listen) hochladen oder verlinken.
• Persistenz: Die Chatverläufe und Analysen bleiben dem jeweiligen Notebook zugeordnet und können jederzeit wieder aufgerufen werden.
• Zusammenarbeit: Über Loop-Komponenten können Sie Teammitglieder einladen, gemeinsam an den Inhalten zu arbeiten.
• Gezielte Datensteuerung: Sie entscheiden aktiv, welche Projektdaten in das Notebook fließen – dies erhöht die Datensicherheit bei sensiblen Bauunterlagen.

Chat vs. Notebooks: Was nutze ich wann?

Für eine effiziente Projektsteuerung ist die Wahl des richtigen Werkzeugs entscheidend:

1. Nutzen Sie den Chat, wenn Sie schnelle Fragen zu einem einzelnen Plan haben oder eine E-Mail formulieren müssen. Er ist das Werkzeug für die tägliche operative Arbeit.
2. Nutzen Sie Notebooks für die strategische Phase eines Bauprojekts. Wenn Sie beispielsweise alle Nachtragsangebote eines Gewerks analysieren oder eine langfristige Dokumentationsstrategie für eine Großbaustelle entwickeln möchten, ist das Notebook der richtige Ort.

Durch die bewusste Trennung behalten Sie stets den roten Faden in Ihrer Projektkommunikation und nutzen die volle Leistungsfähigkeit der KI, ohne den Überblick über Ihre Quelldateien zu verlieren.

Profi-Tipp für Bauleiter

Nutzen Sie die Audio-Funktion in den Notebooks. Auf der Baustelle können Sie komplexe Sachverhalte einfach einsprechen. Copilot analysiert Ihre Spracheingabe im Kontext der hinterlegten Pläne und liefert Ihnen sofort eine fundierte Einschätzung oder Zusammenfassung der nächsten Schritte.