🌍 Allgemeine Funktionen & Möglichkeiten (Teamsware Plattform)
🧭 Leitidee
Teamsware nutzt Microsoft 365 (Teams & SharePoint) als Basis und erweitert es zur strukturierten Projektplattform für die Baubranche – ohne Toolwechsel.
- 📌 Alles an einem Ort: Dokumente, Aufgaben, Kommunikation und integrierte Partnerlösungen im Projektraum
- ⚙️ Standard & Steuerung: Vorlagen, Rollen, Berechtigungen und Governance
- 🔒 Datenhoheit: Daten bleiben im eigenen Microsoft 365 Mandanten (keine externe Datenhaltung)
📁 Bauakte – die zentrale digitale Projektakte
Die Bauakte ist das Fundament für Projekte: eine strukturierte Projektumgebung auf Basis von
Teams & SharePoint – mit klarer Struktur, Standards und Projektlogik.
✅ Grundfunktionen (Bauakte / Projektakte)
- 📁 Zentrale Projekt- & Dokumentenablage
- 🏗️ Vorlagen & Projektstrukturen (vordefiniert & anpassbar – z. B. Kanäle, Ordner, Inhalte)
- 📑 Vorgangsarten (z. B. Protokoll, Mangel, Nachweis)
- ✅ Prüf- & Freigabeprozesse je Vorlage
- 📱 Mobile Nutzung (Baustelle, Tablet, Smartphone)
- 👁️ Dokumenten- & Teamsware Viewer (Anzeige von Dokumenten/Plänen im Browser)
- 🧱 Basis für weitere Module (Module integrieren sich in Vorlagen)
- ☁️ Aufbau auf Microsoft Teams & SharePoint (Daten im M365-Tenant)
📐 Planmanagement – Upload • Organisation • Versand • Freigabe
- ⬆️ Plan-Upload: Strukturierter Upload und saubere Organisation
- ✉️ Versand: Planversand per Knopfdruck (Download-Links)
- ✅ Freigaben: Nachvollziehbare Freigabeprozesse
- 🗂️ Versionen: Alte Versionen wandern ins Archiv, aktuelle Version bleibt sichtbar
- 📱 Mobil: Nutzung auf Smartphone/Tablet in Teams
- 🔳 QR: QR-Codes führen direkt zur aktuellen Version
- 👁️ Teamsware Viewer: Dokumente/Pläne im Browser ansehen (ohne Zusatzsoftware)
🧩 Kleinprojekte
- 🧩 Kleinprojekte als Modul/Ansatz für kleinere Vorhaben (neben klassischen Projekten/Arbeitsbereichen)
👥 Kontaktmanagement
Kontaktmanagement ist eine SharePoint-Lösung zur strukturierten Verwaltung von Kontakten.
Ziel: klarer Überblick über Firmen, Ansprechpartner, Rollen, Dokumentationen, Aktivitäten und Follow-ups.
- 🏢 Firmen, 👤 Kontakte/Ansprechpartner, 🧾 Vorgänge, ⏰ Follow-ups (Listenstruktur)
- 📁 Dokumente & Archive (Bibliotheken)
- 🔗 Beziehungen zwischen Listen sowie zwischen Listen & Bibliotheken
- 💬 Integration mit Teams & Outlook
- 🔄 Automatische Synchronisierung von Kontakten zwischen SharePoint und Outlook (bei Anlage/Änderung)
- 🧭 Startseite mit Suche (Kontakt/Firma) + Wochenübersicht der Follow-ups
- 🧩 Anpassbar: zusätzliche Felder, Pflicht/Optional in Formularen
🧲 Akquise Management – von Anfrage bis Projekt
Das Akquise Management bildet den Weg von der Anfrage bis zur Beauftragung ab –
flexibel konfigurierbar und strukturiert.
- 🧩 Frei definierbare Phasen, Nummernkreise und Auswertungen
- 📁 Zentrale Dokumentenablage je Akquise
- ⏰ Wiedervorlagen & Erinnerungen
- 📊 Pipeline-Übersichten (Power-BI-fähig)
- ➡️ Übergabe in ein Projekt (Bauakte) bei Auftragserteilung
📄 Vertragsmanagement – Fristen- & Versionskontrolle
Zentrales Vertragsmanagement mit Fokus auf Transparenz, Kontrolle und Sicherheit.
- 📄 Zentrale Vertragsablage
- 🔖 Vertragstypen frei definierbar
- ↻ Versionierung & Versionshistorie
- ⏱ Laufzeiten- & Fristenüberwachung
- 🔔 Automatische Erinnerungen
- 📊 Auswertungen (Power-BI-Integration möglich)
🤖 KI-Integration
- 🤖 KI-gestützte Automatisierungen als Bestandteil der Plattform (z. B. zur Unterstützung im Projektalltag)
- 🧠 Digitaler Assistent / KI-Integration (Copilot – in Vorbereitung, je nach Setup)
🔐 Rollen, Berechtigungen & Governance
- 🔐 Klare Rollen- & Berechtigungslogik (intern/extern, Partner/Subunternehmer)
- 🧩 Granulare Freigaben auf Kanal- & Datei-Ebene – planbar und nachvollziehbar
- 🗂️ Archivierung & Suche auf Projektebene für Nachvollziehbarkeit
- ▦ Zusatzfunktionen als Tabs/Navigation: Plan-/Dokumentenmanagement, Akquise, Vertragsmanagement u.v.m.
- 🔑 Ein Arbeitsort: keine zusätzlichen Logins, keine Schatten-IT
🧰 Pakete & Vorgehen – skalierbarer Einstieg
Typische Ausbaustufen:
- Digitale Bauakte 🧩: Standardisierung starten (Projektvorlagen, Kanal-/Ordnerstruktur, Basis-Aufgaben)
- Teamsware One Professional 🚀: Automatisieren & steuern (Provisionierung, Rollen/Berechtigungen, Metadaten, Workflows)
- Teamsware One Enterprise 🧰: Module + Studio (individuelle Portale, Automatisierung, Integrationen)
🛠️ Arbeitsweise – so läuft der Einstieg typischerweise ab
- 🔎 Analyse: Ist-Stand der Projekte & Abläufe
- 📏 Standards: Projekttypen, Rollen, Struktur festlegen
- 🏗️ Aufbau: Vorlagen & Berechtigungen konfigurieren
- 🧪 Pilot: Start in einem echten Projekt
- 🎓 Training: Lernen im Projekt-Kontext
- 📈 Ausbau: Module/Workflows/Integrationen ergänzen
✅ Hinweis: Dies ist der allgemeine Einstiegsteil. Die detaillierte Gegenüberstellung Teamsware Studio vs. SharePoint (inkl. Package & Publish und kompletter Funktionsliste)
kann anschließend als eigener Abschnitt ergänzt werden.