Digitale Bauakte – Strukturierte Projektablage in Microsoft Teams | Teamsware

🏗️ Teamsware - Digitale Bauakte

Die strukturierte Projekt- und Dokumentenablage in Microsoft Teams

Die Digitale Bauakte ist die Basislösung für eine strukturierte, digitale Projektablage auf Basis von Microsoft Teams und SharePoint. Sie sorgt für Ordnung, klare Strukturen und eine einheitliche Zusammenarbeit in Bau- und Projektteams.

✅ Was ist die Digitale Bauakte?

Die Digitale Bauakte stellt jedem Projekt eine standardisierte digitale Arbeitsumgebung zur Verfügung. Alle Projektbeteiligten arbeiten in einer klar definierten Struktur – direkt in Microsoft Teams.
Ziel ist es, Projektunterlagen übersichtlich abzulegen, Informationen schnell wiederzufinden und eine einheitliche Arbeitsweise über alle Projekte hinweg zu etablieren.

🧱 Plattform & Basis

  • Digitale Bauakte direkt in Microsoft Teams
  • Nutzung der bestehenden Microsoft‑365‑Umgebung
  • Keine zusätzliche Softwareinstallation erforderlich

🧭 Projektstruktur & Governance

  • Standardisierte Projektanlage
  • Einheitliche Namen- und Ordnerstrukturen
  • Klare Trennung von Projekten
  • Unterstützung von Gästen und externen Projektbeteiligten
  • Möglichkeit zur Archivierung abgeschlossener Projekte

Die Governance sorgt dafür, dass alle Projekte nach denselben Regeln aufgebaut sind und langfristig übersichtlich bleiben.

📦 Projekt- & Teamvorlagen

Jede Digitale Bauakte wird auf Basis vordefinierter Vorlagen erstellt:

  • Teams‑Kanäle
  • Aufgaben
  • Notizbücher
  • Ordner- und Dateistrukturen
  • Projektpostfach

Dadurch sind neue Projekte sofort arbeitsfähig und konsistent aufgebaut.

🗂 Dokumentenmanagement

  • Zentrale Dokumentenablage
  • Versionierung von Dateien
  • Strukturierte Ablage in Teams- und SharePoint-Bibliotheken
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

Ideal für Pläne, Protokolle, Verträge, Schriftverkehr und interne Projektunterlagen.

✅ Aufgaben & Zusammenarbeit

  • Aufgaben und Checklisten
  • Projektnotizen
  • Kommunikation je Arbeitsbereich
  • Zusammenarbeit direkt im Projektteam

🔐 Berechtigungen & externe Zusammenarbeit

  • Einfache Rollenlogik über Microsoft Teams (Besitzer, Mitglieder, Gäste)
  • Externe Zusammenarbeit über Gastzugriffe oder Teilen von Dokumenten

Der Fokus liegt auf einer einfachen, nachvollziehbaren Berechtigungsstruktur ohne komplexe Rollenmodelle.

🚫 Was ist nicht Bestandteil der Digitalen Bauakte?

Die Digitale Bauakte ist bewusst schlank gehalten. Nicht enthalten sind unter anderem:

  • Erweiterte SharePoint‑Portale oder Projekt‑Apps
  • Planmanagement oder BIM‑Integration
  • Branchenmodule (z. B. Protokoll, Vertrag, CRM)
  • Mobile Baudokumentation
  • Automatisierte Workflows oder Low‑Code‑Erweiterungen

Diese Funktionen sind Bestandteil von Teamsware One Professional bzw. Teamsware One Enterprise.

🧑‍🏫 Einführung & Setup

Für die Nutzung der Digitalen Bauakte ist ein Basis‑Setup inkl. Einrichtungsworkshop erforderlich. Dabei werden Projektstrukturen, Vorlagen und Verantwortlichkeiten gemeinsam eingerichtet.

🎯 Typischer Nutzen

  • 🧹 Ordnung statt Datei‑Wildwuchs
  • 📁 Einheitliche Projektstrukturen
  • 🤝 Verbesserte Zusammenarbeit im Team
  • 📌 Klare Ablage für Bau- und Projektunterlagen

✅ Für wen ist die Digitale Bauakte geeignet?

  • Bauabteilungen
  • Planungs- und Ingenieurbüros
  • Projektteams mit Fokus auf Dokumentation
  • Unternehmen, die strukturiert in die digitale Projektarbeit starten möchten

    • Related Articles

    • 🏗️ Teamsware One Professional

      Das erweiterte Projektportal für strukturierte Bau- und Projektorganisation Teamsware One Professional erweitert die Digitale Bauakte um ein strukturiertes SharePoint‑Projektportal, zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten und eine deutlich feinere ...

    • Microsoft Teams für die Teamsware Bauakte richtig anlegen: Do's & Don'ts

      Dieser Artikel unterstützt Sie dabei, ein Microsoft Team für die Teamsware Bauakte professionell und strukturiert anzulegen. Erfahren Sie, welche Namenskonventionen und Strukturen sich in der Praxis bewährt haben, um eine reibungslose Zusammenarbeit ...

    • Ordnerstruktur im Teams-Kanal nicht sichtbar? So finden Sie Ihre Dateien

      Sie öffnen einen Kanal, klicken auf den Reiter Dateien und der Ordner scheint leer zu sein? Trotzdem wissen Sie, dass eine komplette Projektstruktur existieren muss. Dieser Artikel erklärt die technischen Hintergründe und zeigt Ihnen, wo Ihre ...

    • Vorlagenpaket in der Teamsware-Bauakte erstellen

      Ein Vorlagenpaket bündelt einzelne Vorlagen wie Microsoft Teams, SharePoint-Seiten oder Planner zu einem vollständigen Projektpaket. Es dient als Basis, um komplette Projekte mit Teamstruktur, Metadaten und Berechtigungen automatisiert anzulegen. ...

    • Ersteinrichtung eines Vorlagen-Pakets in der Teamsware-Bauakte

      Mit der Teamsware-Bauakte lassen sich Projekte standardisiert und automatisiert anlegen. Die Grundlage dafür sind Vorlagen-Pakete, die auf einem bestehenden Microsoft-Team mit der gewünschten Kanalstruktur, Ordnern und Standard-Apps (Planner, ...