Was sind Triggered Actions?

Triggered Actions ermöglichen es, Aktionen für eine Liste oder Bibliothek zu konfigurieren, die automatisch ausgeführt werden, sobald ein Ereignis eintritt (z. B. Hinzufügen, Aktualisieren oder Hinzufügen/Aktualisieren) und eine Bedingung zu true ausgewertet wird.
Triggered Actions sind ein exklusives Feature von SharePoint Online.

Kernfunktionen

• Aktionen bei Trigger ausführen: Item Added, Item Updated, Item Added & Updated, Folder Added, HTTP Request
  Beispiele: E-Mail-Benachrichtigungen senden oder Elemente aktualisieren, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt
• Serielle Ausführung mehrerer Aktionen
• Ausführungsbedingung pro Aktion definieren
• Platzhalter [[FieldName.isChanged]] verwenden, um Triggered Actions nur auszuführen, wenn sich der Feldwert geändert hat

Konfigurationsoberfläche (UI)

      

Wizard: Triggered Action erstellen

1. Details
   Erste Ansicht im Wizard.
   Hinweis: Triggered Actions werden für die aktuelle Liste erstellt.
   
   
   
   
   
2. Triggers
   
   Hier konfigurieren Sie den Ereignis-Trigger:
   • Item Added – Aktionen werden ausgeführt, wenn ein Element hinzugefügt oder eine Datei in die Bibliothek hochgeladen wird
   • Item Updated – Aktionen werden ausgeführt, wenn ein Element aktualisiert wird und die Version von Element/Datei erhöht wird
   • Item Added & Updated – Aktionen werden bei Hinzufügen sowie bei Updates mit Versionsanstieg ausgeführt
   • Folder Added – Aktionen werden ausgeführt, wenn ein Ordner in Liste/Bibliothek erstellt wird
   • HTTP Request – Aktionen werden ausgeführt, wenn ein HTTP Request an die definierte URL gesendet wird
     
     
     
     

   Hinweis: Triggered Actions werden so oft ausgeführt, wie Updates am Element vorgenommen wurden.

3. Actions
   Hier konfigurieren Sie die Aktionen. Über “Configure Actions” öffnet sich der Action Builder.
   
   
   
   
4. Overview
   Mit “Finish” wird die Triggered Action erstellt.
   
   
   
   

History / Ausführungshistorie

Im Tab History sehen Sie die Ausführungshistorie der Aktion. Über “Export history” kann die Historie in eine .txt-Datei exportiert werden.

Wichtig: „Execute triggered actions“

Standardmäßig lösen alle Ausführungen von Background Features (Aggregation, Metadata Inheritance, Calculated Expressions, Scheduled Actions und Triggered Actions) keine Triggered Actions aus.

Dafür gibt es die Option “Execute triggered actions”, mit der Triggered Actions durch die aktuelle Konfiguration eines calculated value ausgeführt werden können.
Hinweis: Diese Option ist nur sichtbar, wenn Versionierung aktiviert ist.

Best Practice: Feldänderung prüfen

Empfohlen wird die Nutzung von “Execute triggered actions” zusammen mit einer Bedingung auf Feldänderung, um unnötige Ausführungen zu reduzieren. Dafür gibt es für jedes Feld den Platzhalter [[FieldName.isChanged]], der true/false zurückgibt.

HTTP Request Trigger: Konfiguration

Der Trigger-Typ HTTP Request ermöglicht das Ausführen einer oder mehrerer Aktionen, wenn ein HTTP Request an eine spezifische URL gesendet wird.

So konfigurieren Sie den HTTP Request Trigger

1. Im Schritt Triggers den Typ HTTP Request auswählen.
2. Das System generiert automatisch die URL und den API Key für den HTTP Request.
   • Der API Key dient als Basis für die HTTP-Authentifizierung.
   • Der API Key kann als URL-Parameter code verwendet werden oder im Header x-trigger-key gesetzt werden.
   • Falls nötig kann der API Key erneuert werden.
     
     
     

HTTP Trigger Action & Output Values

Bei Konfiguration des HTTP Request Triggers wird im Schritt Actions automatisch eine HTTP Trigger-Aktion hinzugefügt. Diese befüllt Output-Werte aus den eingehenden Request-Daten. Diese Outputs können in nachfolgenden Aktionen genutzt werden.

Verfügbare Output-Werte

Dateien aus HTTP Requests verarbeiten

Wenn der HTTP Request Dateien enthält, verwenden Sie die Aktion Store File, um empfangene Dateien abzurufen und weiterzuverarbeiten.

Für die Konfiguration eines HTTP Requests aus einem externen System beachten Sie bitte den entsprechenden Artikel mit Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Loop Handling (Schleifen-Erkennung)

Komplexe Background Features Konfigurationen können das Risiko von Schleifen bergen, besonders wenn die Option “Execute triggered actions” für bestimmte calculated values aktiviert ist.

Daher gibt es eine Loop Detection, die beim Speichern einer Konfiguration ausgeführt wird. Wird eine Schleife erkannt, können Sie nicht speichern – stattdessen erhalten Sie Informationen zur Schleifenquelle.

Typische Lösungswege

• “Execute triggered actions” für den calculated value deaktivieren (nur bei aktivierter Versionierung)
• Listen/Spalten für calculated value Konfigurationen ändern
• Trigger-Typ und/oder Aktionen der Triggered Actions anpassen

Sobald keine Loop-Gefahr mehr besteht, kann die Konfiguration gespeichert werden.

Triggered Actions im Deployment

Wenn eine Triggered Action fortlaufend Fehler wirft (z. B. weil eine Liste gelöscht wurde), wird sie automatisch deaktiviert. Um sie wieder zu aktivieren, klicken Sie im Tab Deployment Maintenance für das ausgewählte Deployment auf “Reactivate execution”.

Um History Logs zu öffnen, klicken Sie auf Ihre Triggered Action (z. B. “create onboarding tasks”).

Maintenance: HTTP Request Trigger im Deployment

Wenn eine Triggered Action den Trigger-Typ HTTP Request nutzt, finden Sie die benötigte URL und den API Key im Tab Publish unter Deployment Maintenance.

Hinweis: Weitere Updates an der Triggered Action (außer Änderungen am Titel) ändern die URL und API-Key-Parameter auf der Zielsite nicht.