Viele Unternehmen möchten Dokumente in SharePoint mit zusätzlichen Informationen wie Lieferant, Kunde, Projekt oder Kostenstelle versehen.
Der erste Gedanke ist oft:
„Wir legen einfach eine neue Spalte vom Typ Text an.“
Das funktioniert zunächst sehr einfach – führt jedoch häufig zu Problemen bei Suche, Filtern, Auswertungen und Automatisierungen.
Die bessere Lösung ist eine zentrale Stammdatenverwaltung mit vorgegebenen Auswahlwerten.
Mit unserem Teamsware Studio können wir sogar noch einen Schritt weitergehen:
Fehlt in der Spalte Lieferant ein Lieferant, kann der Benutzer direkt über einen Button „Neuen Lieferanten anlegen“ den fehlenden Eintrag erfassen, ohne die aktuelle Arbeit verlassen zu müssen.
So verbinden wir hohe Datenqualität, einfache Bedienung und effiziente Stammdatenpflege.
Nehmen wir an, in einer Dokumentenbibliothek soll eine Spalte Lieferant eingeführt werden.
Der Lieferant lautet:
Müller GmbH & Co. KG
Bei einer Textspalte könnten Benutzer beispielsweise folgende Werte erfassen:
Für den Benutzer wirkt das ähnlich.
Für SharePoint handelt es sich jedoch um sechs unterschiedliche Werte.
✅ Filtern funktioniert nicht zuverlässig
✅ Gruppierungen werden unübersichtlich
✅ Suchergebnisse werden schlechter
✅ Power BI-Auswertungen liefern falsche Ergebnisse
✅ Automatisierungen werden komplex
✅ Dubletten entstehen zwangsläufig
Ein häufiger Verbesserungsvorschlag lautet:
„Dann machen wir einfach eine Auswahlspalte.“
Dadurch sind Schreibfehler ausgeschlossen.
Beispiel:
Lieferant
Der Benutzer kann nur einen vorhandenen Wert auswählen.
✅ Einheitliche Schreibweise
✅ Keine Tippfehler
✅ Saubere Filtermöglichkeiten
✅ Bessere Auswertungen
Mit zunehmender Anzahl von Lieferanten entstehen jedoch neue Fragen:
Bei 10 Lieferanten ist das meist unkritisch.
Bei 100 oder 500 Lieferanten wird die Pflege schnell aufwendig.
Statt die Werte direkt in jeder Bibliothek zu pflegen, wird eine zentrale Liste als Stammdatenquelle verwendet.
| Lieferanten-Nr. | Name |
|---|---|
| L0001 | Müller GmbH |
| L0002 | Schmitt AG |
| L0003 | Elektro Maier GmbH |
| Dokument | Lieferant |
|---|---|
| Rechnung.pdf | Müller GmbH |
| Vertrag.docx | Schmitt AG |
Die Spalte Lieferant greift dabei über ein Nachschlagefeld (Lookup) auf die zentrale Lieferantenliste zu.
✅ Einheitliche Stammdaten
✅ Keine Tippfehler
✅ Keine Dubletten
✅ Erweiterbar um weitere Informationen
✅ Saubere Power BI-Auswertungen
✅ Zuverlässige Power-Automate-Prozesse
✅ Nur eine zentrale Pflege notwendig
Viele Lookup-Lösungen scheitern nicht an der Technik.
Sie scheitern an der Benutzerfreundlichkeit.
Der typische Ablauf:
Die Folge:
❌ Benutzer umgehen den Prozess
❌ Freitextfelder werden wieder gefordert
❌ Datenqualität sinkt
Mit Teamsware Studio kombinieren wir die Vorteile zentraler Stammdaten mit einer einfachen Benutzerführung.
Wählt ein Benutzer einen Lieferanten aus und stellt fest, dass dieser noch nicht vorhanden ist, kann direkt neben dem Auswahlfeld ein Button erscheinen:
Der Benutzer bleibt dabei in seiner aktuellen Maske.
Beispiel:
Lieferant
▼ Müller GmbH
[ + Neuer Lieferant ]
Nach Klick auf den Button öffnet sich ein Erfassungsdialog, der zum Beispiel folgende Felder enthalten kann:
Nach dem Speichern wird der neue Datensatz automatisch in die zentrale Lieferantenliste übernommen und steht sofort zur Auswahl bereit.
✅ Zentrale Stammdatenverwaltung
✅ Einheitliche Schreibweise
✅ Keine Dubletten
✅ Einfache Pflege
✅ Keine Medienbrüche
✅ Höhere Benutzerakzeptanz
✅ Bessere Datenqualität
✅ Optimale Grundlage für Automatisierungen
✅ Saubere Auswertungen in Power BI
Die beste Stammdatenlösung ist nicht nur technisch sauber, sondern auch benutzerfreundlich.
Während Freitextfelder häufig zu Dubletten und schlechter Datenqualität führen, sorgen zentrale Stammdatenlisten für Struktur und Konsistenz.
Mit unserem Teamsware Studio ergänzen wir diesen Best-Practice-Ansatz um einen entscheidenden Mehrwert: Fehlt ein Lieferant, Kunde, Projekt oder eine Kostenstelle, können Benutzer den Eintrag direkt über einen integrierten Button „Neu anlegen“ erfassen und fehlende Stammdaten ergänzen – ohne die aktuelle Arbeit zu verlassen.
So verbinden wir Governance, Datenqualität und eine einfache Benutzererfahrung in einer Lösung. 🚀