Viele Nutzer stellen sich die Frage: "Wo liegen eigentlich meine Dateien, wenn ich sie in Microsoft Teams hochlade?" Um Teams effizient zu nutzen, ist es entscheidend, die fundamentale Beziehung zwischen Microsoft Teams und SharePoint Online zu verstehen.

Teams als Frontend, SharePoint als Backend

Microsoft Teams ist technisch gesehen lediglich die Benutzeroberfläche (das Frontend). Die eigentliche Speicherung und Verwaltung von Dateien findet im Hintergrund in SharePoint (dem Backend) statt. Jedes Mal, wenn ein neues Team in Microsoft Teams erstellt wird, generiert das System automatisch eine dazugehörige SharePoint-Website.

Die Verknüpfung von Kanälen und Ordnern

Innerhalb eines Teams hat jeder Kanal ein eigenes Register namens „Dateien“. Die dort angezeigten Dokumente liegen in einer Standard-Dokumentenbibliothek auf der SharePoint-Website. Dabei gilt folgende Logik:

• Automatischer Ordner: Für jeden Standard-Kanal in Teams wird automatisch ein Ordner mit demselben Namen in der SharePoint-Dokumentenbibliothek erstellt.
• Synchronisation: Wenn Sie einen Kanal in Teams umbenennen, wird der entsprechende Ordner in SharePoint im Hintergrund ebenfalls angepasst, um die Konsistenz zu wahren.
• Dateizugriff: Der „Dateien“-Tab in Teams fungiert wie ein Fenster, das direkt auf diesen SharePoint-Ordner blickt.

Erweiterte Dateiverwaltung in SharePoint

Da SharePoint ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem ist, bietet es Funktionen, die direkt in der Teams-Oberfläche manchmal nicht sichtbar sind. Über die Schaltfläche "In SharePoint öffnen" können Sie auf die volle Leistungsfähigkeit zugreifen:

1. Übergeordnete Verzeichnisse: In SharePoint können Sie Ordner sehen, die vielleicht nicht direkt mit einem Teams-Kanal verknüpft sind.
2. Versionsverlauf: Zugriff auf frühere Versionen von Dokumenten.
3. Metadaten: Hinzufügen von benutzerdefinierten Spalten zur Kategorisierung von Dateien.

Zusätzliche Bibliotheken einbinden

Sie sind nicht auf die Standard-Bibliothek beschränkt. Wenn Sie in SharePoint zusätzliche Dokumentenbibliotheken (z. B. für "Richtlinien" oder "Archiv") erstellen, können Sie diese ganz einfach als neues Register (Tab) in einen Teams-Kanal einbinden. Dies ermöglicht eine saubere Trennung verschiedener Dokumententypen innerhalb desselben Teams.

Fazit

Das Verständnis dieser Integration hilft dabei, Datenverlust zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu strukturieren. Merken Sie sich: Teams ist für die Kommunikation da, SharePoint für die sichere Aufbewahrung Ihrer Inhalte.

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