Microsoft Teams Projektmanagement: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Microsoft Teams Projektmanagement: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Microsoft Teams ist weit mehr als nur ein Chat-Tool. Es dient als zentraler Hub für das Projektmanagement. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Projekte strukturieren, Aufgaben delegieren und die Zusammenarbeit im Team optimieren.

1. Die richtige Team-Struktur aufsetzen

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer klaren Struktur. Erstellen Sie für jedes Projekt ein eigenes Team oder nutzen Sie innerhalb eines bestehenden Teams dedizierte Kanäle für verschiedene Projektphasen.

  • Allgemein-Kanal: Für wichtige Ankündigungen und projektweite Informationen.
  • Phasen-Kanäle: Erstellen Sie Kanäle wie "Planung", "Umsetzung" und "Abschluss".
  • Privat-Kanäle: Für vertrauliche Abstimmungen (z. B. Budgetplanung).

2. Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner

Integrieren Sie Microsoft Planner als Registerkarte in Ihren Kanal, um Aufgaben visuell in einem Kanban-Board zu verwalten.

  1. Klicken Sie im Kanal oben auf das Plus-Symbol (+).
  2. Wählen Sie "Tasks von Planner und To Do" aus.
  3. Erstellen Sie Buckets (Spalten), um Aufgaben nach Status oder Themenbereichen zu gruppieren.
  4. Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und setzen Sie Fälligkeitsdaten.

3. Zentrale Dateiverwaltung und Kollaboration

Vermeiden Sie verschiedene Versionen einer Datei. Nutzen Sie den Reiter "Dateien" in Ihren Teams-Kanälen, um Dokumente zentral abzulegen. Der Vorteil: Teammitglieder können Dokumente gleichzeitig in Echtzeit bearbeiten.

Tipp: Nutzen Sie die Funktion "In SharePoint öffnen", wenn Sie fortgeschrittene Dokumentenverwaltungs-Funktionen wie die Versionshistorie benötigen.

4. Kommunikation im Projektkontext

Nutzen Sie für projektbezogene Absprachen konsequent die Antwort-Funktion unter einem Beitrag, anstatt neue Unterhaltungen zu starten. So bleibt der Kontext erhalten. Verwenden Sie @Erwähnungen, um sicherzustellen, dass die relevanten Personen benachrichtigt werden.

Fazit

Durch die Kombination von Kanälen, Planner und zentraler Dateifreigabe verwandeln Sie Microsoft Teams in ein mächtiges Projektmanagement-Werkzeug. Eine konsequente Nutzung reduziert E-Mail-Verkehr und erhöht die Transparenz innerhalb Ihres Teams.


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