Unabhängig davon, welchen Lösungsweg Sie gewählt haben: Diese Praxis-Tipps helfen Ihren CAD-Anwendern, im Alltag sicher und effizient mit Microsoft 365 und TeamswareOne zu arbeiten – und typische Stolperfallen zu vermeiden.
💡 Der wichtigste Grundsatz
Trennen Sie Arbeitsdaten und Ergebnisse. In den CAD-Arbeitsbereich gehört, woran gerade gearbeitet wird. In TeamswareOne gehören freigegebene Ergebnisse: Planstände, PDF-Ausgaben, Varianten, IFC/Austauschformate, Besprechungs- und Versandunterlagen.
📂 1. Was gehört wohin?
Empfohlen - ✅ Freigegebene Planstände und Revisionen in TeamswareOne veröffentlichen
- ✅ PDF-Ausgaben für die Verteilung an Kunden/Externe nutzen
- ✅ Austauschformate wie IFC dort ablegen, wo sie gebraucht werden
| Vermeiden - ❌ Nicht jeden Zwischenspeicherstand automatisch veröffentlichen
- ❌ Laufende Arbeitsdateien nicht als Projektergebnis behandeln
- ❌ Keine parallelen Informationsstände in mehreren Systemen entstehen lassen
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🔗 2. XREFs, Referenzen und Pfade
Empfohlen - ✅ Einheitliche Laufwerksbuchstaben und Ordnerstrukturen für alle
- ✅ Relative Pfade für externe Referenzen bevorzugen
- ✅ Auf einem Cloud-Laufwerk für alle denselben Pfad sicherstellen
| Vermeiden - ❌ Keine absoluten Pfade zu persönlichen OneDrive-Ordnern
- ❌ XREF-lastige Projekte nicht ohne Konzept per Sync einbinden
- ❌ Bibliotheken/Referenzen nicht auf unterschiedliche Anwenderpfade verteilen
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🏷️ 3. Versionierung und Benennung
Empfohlen - ✅ Planstände klar und einheitlich benennen (Datum, Index, Status)
- ✅ Die integrierte Versionierung bewusst zur Wiederherstellung nutzen
- ✅ Freigaben und Revisionsstände eindeutig kennzeichnen
| Vermeiden - ❌ Keine Endungen wie _final_final_2 verwenden
- ❌ Version nicht in fünf parallelen Kopien statt in der Versionshistorie führen
- ❌ Freigegebene Stände nicht ungeprüft überschreiben
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☁️ 4. OneDrive richtig nutzen
💡 Wichtig: Verknüpfung hinzufügen statt synchronisieren
Binden Sie SharePoint-/TeamswareOne-Bibliotheken über „Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" ein – nicht über „Synchronisieren". Der Inhalt ist dann automatisch auf allen Geräten – auch auf Smartphone und Tablet – verfügbar, ohne lokalen Sync.
Empfohlen - ✅ Bibliothek über „Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" einbinden (auch mobil verfügbar)
- ✅ Große, aktiv genutzte Ordner bei Bedarf offline verfügbar machen
- ✅ Vor dem Öffnen prüfen, dass alle referenzierten Dateien verfügbar sind
| Vermeiden - ❌ Große CAD-Bibliotheken nicht klassisch „Synchronisieren"
- ❌ Temporäre Dateien und Lock-Dateien nicht einbinden
- ❌ Nicht gleichzeitig dieselbe Arbeitsdatei an mehreren Geräten bearbeiten
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📢 5. Veröffentlichungs-Workflow
Der langfristige Erfolg hängt weniger von der Technik ab als von klaren Regeln. Legen Sie fest: Wer veröffentlicht was zu welchem Zeitpunkt in TeamswareOne – und in welchem Format.
🎯 Empfehlung von Teamsware
Definieren Sie einen einfachen, festen Veröffentlichungsschritt: Arbeitsstand fertigstellen → PDF/IFC/Planstand erzeugen → in TeamswareOne bereitstellen → im Team kommunizieren. So bleiben Arbeitsbereich und Projektkommunikation sauber getrennt, und alle Beteiligten haben denselben Informationsstand.
🤝 6. Zusammenarbeit mit Externen & Datensicherheit
Empfohlen - ✅ Externen gezielt freigegebene Ergebnisse bereitstellen (nicht den Arbeitsbereich)
- ✅ Neutrale Austauschformate (PDF, IFC) für die Weitergabe nutzen
- ✅ Ein durchdachtes Backup- und Notfallkonzept betreiben – zusätzlich zur Cloud-Versionierung
| Vermeiden - ❌ Keinen Vollzugriff auf laufende Arbeitsdaten an Externe geben
- ❌ Cloud-Versionierung nicht mit einem Backup verwechseln
- ❌ Lokale Fileserver nicht ungeschützt betreiben (Ransomware-Risiko)
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🗂️ Optimale Ergänzung: Teamsware Planmanagement
Genau an der Schnittstelle der veröffentlichten Planstände setzt das Teamsware Planmanagement an – die Planverwaltungs-Software fürs Bauwesen, vollständig integriert in Microsoft 365 (Teams oder Browser). Sie arbeitet nahtlos mit Ihrer CAD-Software zusammen: Sie exportieren Ihre Pläne wie gewohnt als PDF, das Planmanagement übernimmt den Rest. So wird aus der Trennung von CAD-Arbeitsdaten und Ergebnissen ein durchgängiger, nachvollziehbarer Plan-Workflow – vom Upload über Prüfung und Freigabe bis zur Verteilung.
🎯 Ideal in Kombination mit den Lösungswegen
- ✅ Automatisches Auslesen von Plannummer, Index, Planart und Datum aus Dateiname/Planstempel – inklusive Prüfung der Namenskonvention
- ✅ Intelligente Indexverwaltung: neue Planversionen werden erkannt, ältere automatisch archiviert – alle sehen immer den aktuellen Stand
- ✅ Dynamische Planlisten und Planlieferliste – wer hat welchen Plan geliefert, was steht noch aus?
- ✅ Strukturierte Freigabe- und Prüf-Workflows mit transparenter Historie und PDF-Kommentierung im Browser (optional mit qualifizierter elektronischer Signatur)
- ✅ Multiversand: Pläne mit einem Klick an mehrere Beteiligte verteilen – dokumentiert, mit Downloadlinks und Berechtigungen
- ✅ Mobiler Zugriff und QR-Code auf gedruckten Plänen – auf der Baustelle immer die aktuelle Version
- ✅ Integrierter IFC-Viewer für BIM-Modelle im Browser, ohne Zusatzsoftware
Alle Pläne bleiben dabei in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung (DSGVO-konform) – kombinierbar mit Mängel-, Dokumenten- und Vertragsmanagement zur kompletten digitalen Bauakte. Mehr zum Teamsware Planmanagement
🔗 Weiterführende Artikel
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