Mit der Teamsware-Bauakte lassen sich Projekte standardisiert und automatisiert anlegen. Die Grundlage dafür sind Vorlagen-Pakete, die auf einem bestehenden Microsoft-Team mit der gewünschten Kanalstruktur, den Ordnern und den Standard-Apps (Planner, OneNote, Gruppenpostfach etc.) basieren.

Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie von keinem Projekt zu einem fertigen Vorlagen-Paket gelangen.

1. Ausgangspunkt

Wir gehen davon aus, dass bereits ein fertiges Microsoft-Team als Vorlage existiert.

Dieses Team enthält:

• die richtigen Kanäle,
• die benötigten Ordnerstrukturen,
• alle wichtigen Apps (Planner, OneNote, Gruppenpostfach),
• sowie ggf. weitere Konfigurationen.

Nun soll daraus ein wiederverwendbares Vorlagen-Paket erstellt werden.

2. Reihenfolge bei der Ersteinrichtung

👉 Wichtig: Die Schritte müssen in folgender Reihenfolge durchgeführt werden, um ein konsistentes Ergebnis zu erhalten:

Schritt 1 – Metadaten festlegen

Im Admin-Bereich der Teamsware-Bauakte werden zuerst die Metadaten definiert.

• Metadaten sind die einzelnen Bausteine für die spätere Namenskonvention.
• Beispiele: Projektnummer, Ort, Projektname, Titel.
• Jeder Bestandteil wird als eigenes Element gepflegt.

➡️ Ziel: Einheitliche Grundbausteine schaffen, die später für die Namensbildung genutzt werden.

Schritt 2 – Namenskonvention erstellen

Aus den zuvor angelegten Metadaten wird nun eine Namenskonvention aufgebaut.

• Die Namenskonvention legt fest, wie Projekte heißen sollen.
• Beispiel: PRJ-[Projektnummer]_[Ort]_[Projektname].
• Zusätzlich wird hier auch die URL-Namenskonvention definiert, also wie der spätere SharePoint-Link heißen soll.

➡️ Ziel: Sicherstellen, dass jedes Projekt konsistent benannt wird – sowohl im Titel als auch in der URL.

Schritt 3 – Vorlage definieren

Jetzt wird die eigentliche Vorlage im System hinterlegt.

• Die Vorlage ist das bestehende Microsoft-Team, das als Basis dient.
• Hier wird festgelegt, welches Team dupliziert werden soll.
• In diesem Schritt wird auch die Verbindung zur Namenskonvention hergestellt, sodass das neue Team den richtigen Namen und die richtige URL erhält.

➡️ Ziel: Dem System mitteilen, welches Team kopiert werden soll und wie es heißen wird.

Schritt 4 – Vorlagen-Paket erstellen

Zum Abschluss werden einzelne Vorlagen zu einem Vorlagen-Paket kombiniert.

• Ein Vorlagen-Paket ist die Zusammenstellung aller nötigen Bausteine, um ein Projekt komplett anzulegen.
• Es kann aus einer oder mehreren Vorlagen bestehen.
• Nach der Erstellung steht das Vorlagen-Paket zur automatisierten Nutzung bereit.

➡️ Ziel: Ein vollständiges, einsatzbereites Vorlagen-Paket für die Projektanlage.

3. Übersicht im Admin-Bereich

Der folgende Screenshot zeigt die relevanten Bereiche im Admin-Bereich der Teamsware-Bauakte:

📌 Reihenfolge bei der Ersteinrichtung:

1. Metadaten
2. Namenskonvention
3. Vorlagen
4. Vorlagen-Pakete

4. Ergebnis

Nach Abschluss dieser Schritte haben Sie ein fertiges Vorlagen-Paket, mit dem Projekte standardisiert, einheitlich benannt und vollständig mit Struktur und Apps erstellt werden können.