Ersteinrichtung eines Vorlagen-Pakets in der Teamsware-Bauakte
Mit der Teamsware-Bauakte lassen sich Projekte standardisiert und automatisiert anlegen. Die Grundlage dafür sind Vorlagen-Pakete, die auf einem bestehenden Microsoft-Team mit der gewünschten Kanalstruktur, Ordnern und Standard-Apps (Planner, OneNote, Gruppenpostfach etc.) basieren.
Dieser Leitfaden erklärt den Weg von der ersten Konfiguration bis zum fertigen Vorlagen-Paket.
1. Ausgangspunkt
Voraussetzung für die Einrichtung ist ein bereits fertig konfiguriertes Microsoft-Team, das als Vorlage dient. Dieses Team sollte bereits folgende Elemente enthalten:
- Die korrekten Kanäle.
- Die benötigten Ordnerstrukturen.
- Wichtige Apps (wie Planner, OneNote oder das Gruppenpostfach).
- Gegebenenfalls weitere spezifische Konfigurationen.
2. Reihenfolge bei der Ersteinrichtung
Um ein konsistentes Ergebnis zu erhalten, müssen die folgenden vier Schritte zwingend in dieser Reihenfolge durchgeführt werden:
Schritt 1: Metadaten festlegen
Im Admin-Bereich werden zuerst die Metadaten definiert. Diese sind die Bausteine für die spätere Namenskonvention (z. B. Projektnummer, Ort, Projektname).
- Jeder Bestandteil wird als eigenes Element gepflegt.
- Ziel: Einheitliche Grundbausteine für die automatisierte Namensbildung schaffen.
Schritt 2: Namenskonvention erstellen
Aus den Metadaten wird die Namenskonvention aufgebaut. Diese legt fest, wie Projekte und die dazugehörigen SharePoint-URLs benannt werden sollen.
- Beispiel: PRJ-[Projektnummer]_[Ort]_[Projektname].
- Ziel: Konsistente Benennung von Titeln und Links sicherstellen.
Schritt 3: Vorlage definieren
Nun wird das bestehende Microsoft-Team als Vorlage im System hinterlegt. Hierbei wird die Verbindung zur Namenskonvention hergestellt.
- Das System erfährt hier, welches Team dupliziert werden soll.
- Ziel: Festlegen der Kopierquelle und Verknüpfung mit den Namensregeln.
Schritt 4: Vorlagen-Paket erstellen
Abschließend werden die Vorlagen zu einem Vorlagen-Paket kombiniert. Ein Paket kann aus einer oder mehreren Vorlagen bestehen.
- Nach diesem Schritt steht das Paket für die automatisierte Projektanlage bereit.
- Ziel: Ein einsatzbereites Gesamtpaket für die Nutzer bereitstellen.
3. Übersicht im Admin-Bereich
Die folgende Abbildung verdeutlicht die relevanten Bereiche und die korrekte Abfolge im Administrations-Interface:
4. Ergebnis
Nach Abschluss dieser Konfiguration verfügen Sie über ein einsatzbereites Vorlagen-Paket. Damit können neue Projekte standardisiert, einheitlich benannt und vollständig mit allen Strukturen und Apps auf Knopfdruck erstellt werden.
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