Vorlagenpaket in der Teamsware-Bauakte erstellen
Ein Vorlagenpaket bündelt einzelne Vorlagen wie Microsoft Teams, SharePoint-Seiten oder Planner zu einem vollständigen Projektpaket. Es dient als Basis, um komplette Projekte mit Teamstruktur, Metadaten und Berechtigungen automatisiert anzulegen.
Voraussetzungen
Bevor Sie ein Vorlagenpaket erstellen können, müssen folgende Schritte abgeschlossen sein:
- Metadaten sind erstellt und aktiviert.
- Namenskonventionen sind hinterlegt und den Vorlagen zugeordnet.
- Die einzelnen Vorlagen (z. B. Projektteam) sind fertig konfiguriert.
1) Navigation: Vorlagenpakete öffnen
Öffnen Sie im Teamsware-Adminbereich auf der rechten Seite den Block Vorlagen und Pakete und wählen Sie den Menüpunkt Vorlagenpakete aus.
2) Liste „Alle Vorlagenpakete“
In der Übersicht sehen Sie alle vorhandenen Vorlagenpakete. Sie können zwischen verschiedenen Ansichten wählen:
- Aktiv (Galerie): Standardansicht mit Kacheln.
- Aktiv (Liste): Tabellenansicht.
- Aktiv (nur Projekte): Zeigt nur projektfähige Pakete.
- Deaktiviert: Nicht mehr genutzte Pakete, die reaktiviert werden können.
Über die Schaltfläche + Neues Element hinzufügen wird ein neues Vorlagenpaket angelegt.
3) Vorlagenpaket anlegen – Grunddaten
Im Formular „Vorlagenpakete / Deployments“ geben Sie die Basisinformationen ein:
- Titel: Ein prägnanter Name, z. B. „Demoprojekt“.
- Beschreibung: Kurze Beschreibung von Einsatz und Zweck des Pakets.
- Ist ein Projekt?: Wählen Sie „Ja“, wenn ein vollständiges Projekt erzeugt werden soll.
- Aktiv: Wählen Sie „Ja“, damit das Paket sofort genutzt werden kann.
4) Details hinterlegen
Unter dem Reiter Details definieren Sie die spezifischen Inhalte des Pakets:
- Verbundene Vorlagen: Wählen Sie die zuvor erstellten Vorlagen aus (z. B. Projektteam inkl. Kanäle, Ordner und Planner). Sie können beliebig viele Vorlagen miteinander verknüpfen.
- Metadaten: Geben Sie die Metadaten an, die in den Namenskonventionen verwendet werden (z. B. Nummer, Ort). Diese steuern die Abfragen beim Anlegen.
- Bild: Optional können Sie ein Bild für die Kachelansicht hochladen.
5) Berechtigungen konfigurieren
Im Reiter Berechtigungen wird festgelegt, wer das Paket freigeben und wer es sehen darf:
- Genehmigung durch: Personen, die eine Projektanlage freigeben müssen. Nutzer ohne Berechtigung können ein Projekt anstoßen, es wird jedoch erst nach Freigabe erstellt.
- Sichtbar für: Definiert die Zielgruppe. Ohne Auswahl können alle Benutzer das Paket verwenden.
- Arbeitsbereiche sichtbar für: Beschränkt die Sichtbarkeit optional auf bestimmte Arbeitsbereiche.
6) Speichern
Klicken Sie abschließend auf Speichern. Das Vorlagenpaket steht nun für die automatisierte Projekterstellung bereit.
Best Practice
- Eindeutige Benennung: Verwenden Sie klare Schemata wie „PR_[Nummer]_[Projektname]“.
- Präzise Metadaten: Sorgen Sie für Konsistenz, damit alle Projekte einheitlich erstellt werden.
- Aufräumen: Deaktivieren Sie alte Pakete, um die Übersicht für die Nutzer zu wahren.
Häufige Fehler & Lösungen
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Paket wird nicht angezeigt | Prüfen, ob der Status auf Aktiv = Ja gesetzt ist. |
| Metadaten fehlen | Sicherstellen, dass alle Metadaten aktiviert und mit den Vorlagen verknüpft sind. |
| Genehmigung greift nicht | Kontrollieren, ob die richtigen Personen bei „Genehmigung durch“ eingetragen sind. |
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