Ziel

Ein Vorlagenpaket bündelt einzelne Vorlagen (Teams, SharePoint-Seiten, Planner u. a.) zu einem vollständigen Projektpaket. Es dient als Basis, um komplette Projekte mit Teamstruktur, Metadaten und Berechtigungen automatisiert anzulegen.

Voraussetzungen

• Metadaten erstellt und aktiviert
• Namenskonventionen hinterlegt und den Vorlagen zugeordnet
• Vorlagen (z. B. Projektteam) fertig erstellt

Erst wenn diese Schritte erledigt sind, kann ein Vorlagenpaket erstellt werden.

1) Navigation: Vorlagenpakete öffnen

Im Teamsware-Adminbereich rechts den Block Vorlagen und Pakete öffnen und Vorlagenpakete auswählen.

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2) Liste „Alle Vorlagenpakete“

Es erscheint eine Übersicht aller vorhandenen Vorlagenpakete.

• Aktiv (Galerie) – Standardansicht mit Kacheln
• Aktiv (Liste) – Tabellenansicht
• Aktiv (nur Projekte) – zeigt nur projektfähige Pakete
• Deaktiviert – nicht mehr genutzte Pakete (können reaktiviert werden)

Über + Neues Element hinzufügen wird ein neues Vorlagenpaket angelegt.

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3) Vorlagenpaket anlegen – Grunddaten

Es öffnet sich das Formular Vorlagenpakete / Deployments.

1. Titel – z. B. Demoprojekt
2. Beschreibung – Einsatz und Zweck des Pakets kurz beschreiben
3. Ist ein Projekt? – Ja, wenn es ein vollständiges Projekt erzeugen soll
4. Aktiv – Ja, damit das Paket sofort genutzt werden kann

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4) Details hinterlegen

Unter dem Reiter Details werden die Inhalte des Pakets definiert.

• Verbundene Vorlagen
  Wähle hier die zuvor erstellten Vorlagen aus, z. B. Projektteam, das ein komplettes Microsoft Teams-Team inkl. Kanäle, Ordner, Registerkarten, OneNote und Planner dupliziert.
• Hinweis: Im gezeigten Beispiel wird nur ein Projektteam verwendet. Du kannst aber auch mehrere Vorlagen kombinieren – etwa zusätzlich eine SharePoint-Seite, um Projektdateien zentral bereitzustellen. Je nach Bedarf lassen sich beliebig viele Vorlagen (Teams, SharePoint, Planner usw.) hinzufügen und miteinander verknüpfen.
• Metadaten
  Hier werden die Metadaten angegeben, die in den Namenskonventionen verwendet werden (z. B. Nummer, Ort, Phase, Planung). Diese Angaben steuern, welche Projektinformationen beim Anlegen abgefragt und automatisch übernommen werden.
• Bild
  Optional ein Bild für die Kachelansicht hochladen (frei wählbar).

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5) Berechtigungen konfigurieren

Im Reiter Berechtigungen wird festgelegt, wer das Vorlagenpaket freigeben und wer es sehen darf.

• Genehmigung durch
  Personen, die eine Projektanlage freigeben müssen (z. B. Clemens Controlling, Petra Projektleitung).
  ➜ Nutzer ohne Berechtigung können ein Projekt anstoßen, es wird jedoch erst nach Freigabe erstellt.
• Sichtbar für
  Definiert, wer dieses Vorlagenpaket sehen und auswählen kann.
• Keine Auswahl: alle Benutzer können es verwenden.
• Bestimmte Gruppen/Personen: nur diese sehen und nutzen das Paket.
• Arbeitsbereiche sichtbar für (optional)
  Beschränkt die Sichtbarkeit auf bestimmte Arbeitsbereiche.

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6) Speichern

Abschließend Speichern klicken. Das Vorlagenpaket steht nun für die automatisierte Projekterstellung bereit.

Best Practice

• Pakete eindeutig benennen (z. B. „PR_[Nummer]_[Projektname]“).
• Metadaten präzise halten, damit alle Projekte konsistent erstellt werden.
• Alte oder nicht genutzte Pakete deaktivieren, um die Übersicht zu bewahren.

Häufige Fehler & Lösungen