Dieser Artikel unterstützt Sie dabei, ein Microsoft Team für die Teamsware Bauakte professionell und strukturiert anzulegen. Erfahren Sie, welche Namenskonventionen und Strukturen sich in der Praxis bewährt haben, um eine reibungslose Zusammenarbeit in Ihren Bauprojekten zu gewährleisten.

Voraussetzungen

• Aktiver Zugriff auf Microsoft Teams.
• Berechtigung zum Erstellen von Teams innerhalb Ihrer Organisation.
• Eine bereits festgelegte Ordner- und Kanalstruktur (basierend auf Ihrem Projektablauf).
• Aktivierte Metadaten und Namenskonventionen (Workflow: Metadaten Vorlagenpaket).

1) Neues Team als Vorlage anlegen

Um Konsistenz zu gewährleisten, sollten Sie Teams zunächst als Vorlagen definieren. Beachten Sie hierbei die Namenskonventionen:

• Team erstellen: Wählen Sie in Teams "Neues Team erstellen" > "Von Grund auf starten" > Privat.
• Team-Name: Verwenden Sie zwingend das Präfix TW_ für Vorlagen (z. B. TW_Vorlage_Bauakte). Dies macht die Vorlage sofort als solche erkennbar.
• Beschreibung: Fügen Sie eine kurze Erklärung hinzu, z. B. "Standard-Teamvorlage für neue Bauprojekte".
• Teamtyp: Stellen Sie sicher, dass das Team immer auf Privat gesetzt ist.

2) Standard-Kanal „Allgemein“ optimal benennen

Der Standard-Kanal sollte für eine korrekte Sortierung angepasst werden:

• Kanalname: Beginnen Sie mit 01_ und ergänzen Sie "Allgemein" (z. B. 01_Allgemein).
• Warum Nummerierung? Dies stellt sicher, dass die Kanäle beim Klonen der Vorlage in der gewünschten Reihenfolge bleiben.
• Wichtiger Hinweis: Fügen Sie Emojis erst nach der Nummerierung ein, da Kanäle intern sonst nach Emoji-Codes sortiert werden.

3) Weitere Kanäle planen und anlegen

Für eine übersichtliche Struktur empfehlen wir:

• Legen Sie maximal 7 Standardkanäle an (Nummerierung 01 bis 07).
• Beispielstruktur:
  • 02_Planung_Vergabe
  • 03_Ausführung
  • 04_Besprechungen
• Tipp: Planen Sie Kanäle nach Arbeitsbereichen, nicht eins-zu-eins nach Ihrer Ordnerstruktur. Dies fördert die echte Kollaboration.

4) Private Kanäle sinnvoll nutzen

Private Kanäle dienen dem Schutz interner Informationen, die nur für bestimmte Personen (z. B. Management oder Buchhaltung) zugänglich sein sollen.

• Reihenfolge: Legen Sie private Kanäle immer erst nach allen Standardkanälen an. So wird die Nummerierung für andere Nutzer nicht optisch unterbrochen.
• Anzahl: Halten Sie die Anzahl gering, um den administrativen Aufwand beim Einladen von Mitgliedern zu minimieren.
• Automatisierung: Mitglieder können in der Vorlage vorab hinzugefügt werden, wenn diese für jedes Projekt identisch sind.

5) Struktur für Dateien und Registerkarten

Das Ziel ist ein zentraler Arbeitsort ("Single Point of Truth") ohne externe Tools:

• Dateien: Legen Sie im Reiter "Dateien" auf der obersten Ebene nur Ordner an, keine losen Dateien.
• Registerkarten: Fügen Sie pro Kanal relevante Tabs wie Planner, OneNote-Abschnitte oder Projektkalender hinzu.

Best Practices auf einen Blick

• Maximal 7 Kanäle: Sorgt für die beste Übersichtlichkeit.
• Klare Benennung: Kombination aus Nummerierung, kurzem Titel und optionalem Emoji.
• Metadaten: Nutzen Sie Metadaten, um beim automatisierten Klonen durch die Teamsware Software eine korrekte Zuordnung zu ermöglichen.

Häufige Fehler & Lösungen