Ziel

Dieser Artikel zeigt dir, wie du ein Microsoft Team für die Teamsware Bauakte richtig anlegst. Du erfährst, welche Namenskonventionen und Strukturen sich bewährt haben, wie du private Kanäle sinnvoll einsetzt und welche Stolperfallen du vermeiden solltest.

Voraussetzungen

• Zugriff auf Microsoft Teams
• Berechtigung Team erstellen
• Festgelegte Ordner- und Kanalstruktur (z. B. aus dem Projektablauf)
• Aktivierte Metadaten und Namenskonventionen (Workflow: Metadaten → Namenskonvention → Vorlagen → Vorlagenpaket)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1) Neues Team als Vorlage anlegen

• Team erstellen: Gehe in Microsoft Teams auf Neues Team erstellen → Von Grund auf starten → Privat.
• Team-Namen: Verwende das Präfix TW_ für Vorlagen, z. B. TW_Vorlage_Bauakte. So ist sofort erkennbar, dass es sich um eine Teamvorlage handelt.
• Beschreibung: Kurze Erklärung einfügen, z. B. „Standard-Teamvorlage für neue Bauprojekte“.
• Teamtyp: Immer Privat auswählen.

2) Standard-Kanal „Allgemein“ optimal benennen

• Kanalname: Beginne mit 01_ und ergänze Allgemein, z. B. 01_Allgemein oder 01_Allgemein 🏗️.
• Warum Nummerierung? So bleiben Kanäle beim Klonen in der richtigen Reihenfolge.
• Emoji erst nach Nummerierung einfügen, sonst werden Kanäle intern nach Emoji-Codes sortiert.

3) Weitere Kanäle planen und anlegen

• Lege maximal 7 Kanäle an (01–07), z. B.:
• 02_Planung_Vergabe 📑
• 03_Ausführung 🛠️
• 04_Besprechungen 🗓️
• Hinweis: Plane die Kanäle nach Arbeitsbereichen, nicht 1:1 nach Ordnern. So bleibt das Team übersichtlich und fördert echte Zusammenarbeit.

4) Private Kanäle sinnvoll nutzen

• Zweck: Für interne Informationen, die nur eine bestimmte Abteilung oder Personengruppe sehen soll.
• Reihenfolge: Lege private Kanäle nach allen Standardkanälen an, damit die Nummerierung für andere Benutzer nicht unterbrochen wird.
• Anzahl: Halte die Anzahl gering, um den Aufwand beim Einladen der richtigen Mitglieder pro Projekt zu reduzieren.
• Tipp: Sind die Mitglieder für alle Projekte identisch, können sie in der Vorlage vorab hinzugefügt werden. Beachte aber, dass diese Personen dann automatisch in jedes neue Team eingeladen werden.

5) Struktur für Dateien und Registerkarten

• Im Kanal Dateien nur Ordner anlegen, keine einzelnen Dateien.
• Planner, OneNote-Abschnitte und zusätzliche Registerkarten (z. B. Projektkalender) pro Kanal hinzufügen.
• Ziel: Arbeiten direkt im Team ohne externe Tools.

6) Vorlage für spätere Klonvorlagen nutzen

• Diese fertigen Teams werden später über die Teamsware Bauakten Software als Klonvorlagen für neue Projekte dupliziert.

Best Practice

• Maximal 7 Standardkanäle für beste Übersicht und Kollaboration.
• Klare Benennung: Nummerierung + kurzer Titel + Emoji = schnelle Orientierung.
• Private Kanäle gezielt einsetzen, aber nicht übertreiben.
• Nur Ordner auf oberster Dateiebene, um spätere Berechtigungsprobleme zu vermeiden.
• Metadaten nutzen, um beim Klonen automatische Zuordnungen zu ermöglichen.

Häufige Fehler & Lösungen