Freigeben von Dateien und Ordnern

Freigeben von Dateien und Ordnern

Basiswissen

Was bedeutet freigeben bzw. teilen?

Ein großer Vorteil des Speicherns von Dateien in Teams, SharePoint oder im pers. OneDrive ist die Möglichkeit, eure Dateien mit anderen Personen zu teilen bzw. freizugeben.
Wenn ihr Dateien freigebt, könnt ihr auswählen, ob die betreffenden Personen das Dokument bearbeiten können oder es nur lesen dürfen.
Durch das Teilen eines Elementes wird ein Link zu diesem Element erzeugt, mit dem der Empfänger das Dokument öffnen kann. Bevor man den Link erzeugt, muss festgelegt werden, welche Personengruppe den Link verwenden kann.
Der Freigabelink kann direkt über das Freigabefenster oder auch in einer persönlichen E-Mail oder Chatnachricht versendet werden.
Wichtiger Hinweis:
Unternehmens- bzw. projektrelevante Dateien sind zentral (nachhaltig) in einem Teams oder einer SharePoint-Seite abzulegen.

OneDrive ist mein persönliches Laufwerk in der Cloud.
Hier sollten nur private Dateien oder Entwurfs- bw. Arbeitsdokumente abgelegt und geteilt werden.
Wenn ich aus dem Unternehmen ausscheide, wird dieser pers. Speicher mit dem Entfernen meiner Lizenz gelöscht.
Personen, mit denen ich Dateien aus meinem pers. OneDrive geteilt habe, können nicht mehr auf diese Dateien zugreifen. 
Wenn Unternehmens-Dateien über pers. OneDrives hinweg geteilt und bearbeitet werden, dann kann es auch bei längeren ungeplanten oder geplanten Abwesenheiten zu Problemen kommen.

Beispiel - Ein Mitarbeiter hat alle wichtigen Dokumente in seinem OneDrive gespeichert und mit den KollegInnen geteilt

Nun kommt eine neue Mitarbeiterin ins Team und benötigt dringend Zugriff auf diese Dokumente.
Jedoch ist die Person, in deren OneDrive die Dateien gespeichert sind, längere Zeit abwesend und kann die Dokumente nicht an die neue Mitarbeiterin teilen.
Andere KollegInnen besitzen zwar Zugriff auf die Dokumente, dürfen diese aber nicht an "weiter" teilen.
Teams oder SharePoint fürs Unternehmen, OneDrive für mich

Warum sollte man teilen?

Es werden Dateien in Teams, SharePoint und im pers. OneDrive gespeichert.

  • OneDrive ist mein pers. Laufwerk in der Cloud, somit habe standardmäßig nur ich auf die Inhalte Zugriff.

  • In Teams kann man perfekt mit internen und externen Beteiligten (Gäste) zusammenarbeiten, kommunizieren, Aufgaben und Notizen verwalten. Mitglieder und Gäste haben aber auf alle Dateien, Unterhaltungen und Inhalte in Standardkanälen Zugriff und können auch zu privaten Kanälen hinzugefügt werden.

  • Auch in SharePoint kann man interne Personen als Mitglieder und externe Personen als Gäste zur gemeinsamen Zusammenarbeit hinzufügen.
 
Aber auch hier gilt: Standardmäßig können Mitglieder und Gäste alle Inhalte anzeigen, bearbeiten und löschen bzw. neue Inhalte hinzufügen.
Jetzt kann es aber sein, dass man bestimmten Personen (MitarbeiterInnen im eigenen Unternehmen oder externe Personen) gezielt nur einzelne Dateien oder Ordner aus dem Teams zur Verfügung stellen will.
Dann kommt die Freigabe-Funktion von M365 ins Spiel.
Denn ein großer Vorteil von M365 ist die einfache Möglichkeit, anderen Personen, intern wie extern, einzelne Dateien bis zu ganzen Ordnern durch Freigeben zugänglich zu machen. Entweder mit Leseberechtigungen zur Information oder mit Bearbeiten-Rechte um Dateien zu bearbeiten oder neue Dateien hochzuladen.

Die Vorteile des Teilens

Hier sind die wichtigsten Vorteile der gezielten Freigabe von einzelnen Dateien oder Ordner an externe Personen in Microsoft 365:

  • Kontrollierter Zugriff:
    Du steuerst, welche Dateien externe Personen sehen oder bearbeiten können, wodurch das Risiko einer ungewollten Datenfreigabe minimiert wird.

  • Zeitlich begrenzter Zugriff: 
    Der Zugriff auf Dateien kann jederzeit entfernt werden, was besonders nützlich ist, wenn externe Personen nur für einen bestimmten Zeitraum Zugang benötigen.

  • Keine Notwendigkeit für Benutzerkonten:
    Externe Personen benötigen kein Microsoft-Konto oder Gast-Konto, um auf freigegebene Dateien zuzugreifen, was den Prozess vereinfacht und Zeit spart.

  • Schnelle Freigabe:
    Dateien können schnell und unkompliziert per Link freigegeben werden, ohne dass umfangreiche Berechtigungen eingerichtet werden müssen.

  • Einfache Verwaltung:
    Freigegebene Links können jederzeit deaktiviert oder angepasst werden, was eine flexible und dynamische Verwaltung ermöglicht.

  • Echtzeit-Zusammenarbeit:
    Auch mit externen Personen kann in Echtzeit an Dokumenten gearbeitet werden, was die Zusammenarbeit effizienter und produktiver macht.

  • Zentralisierte Daten:
    Alle relevanten Dateien bleiben in der Teams- oder SharePoint-Umgebung, was die Datenverwaltung und -sicherung vereinfacht. Kein Mailversand von Dateien mehr notwendig, somit entfällt auch eine Konsolidierung von verschiedenen Dateiinhalten.

  • Weniger Verwaltungsaufwand:
    Die Verwaltung von externen Benutzern und deren Berechtigungen entfällt, was den administrativen Aufwand reduziert.

Diese Vorteile machen die gezielte Freigabe von einzelnen Dateien an externe Personen in M365 zu einer sicheren, effizienten und benutzerfreundlichen Lösung für die Zusammenarbeit und Datenverwaltung.

Dateien oder Ordner teilen

Die Freigabe-Funktion

Die Funktion findet Ihr an verschiedenen Stellen, im Menü oben, im 3-Punkte Menü neben einem Element oder wenn ihr mit der Maus über einen Ordner oder eine Datei geht. 
Ebenso findet Ihr das Freigeben auch in M365 Dateien, wie einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei
 
Hinweis: 
Das Gleichzeitige Auswählen und Freigeben mehrerer Elemente ist nicht verfügbar.

Das Freigabe-Fenster

Ein Bild, das Text, Screenshot, Display, Schrift enthält.Automatisch generierte Beschreibung
Wenn ihr das erste Mal etwas teil, solltet ihr zuerst die Standardeinstellungen für den Personenkreis und die Berechtigungen in eurer Unternehmensumgebung prüfen.

Tipp:
Die Standardeinstellungen eures Unternehmens (welcher Personenkreis und welche Berechtigung voreingestellt ist), findet man schnell, wenn man mit der Maus über Link kopieren geht.
Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Reihe enthält.Automatisch generierte Beschreibung
Von Ihnen angegebene Personen können anzeigen:
Das heißt, ihr könnt an Interne in eurem Unternehmen und an Externe außerhalb eures Unternehmens teilen und die Dateien oder Ordnerinhalte können nur angezeigt und nicht bearbeitet bzw. keine neuen Dateien in den Ordner hochgeladen werden.
Wenn die Standard-Einstellungen für euch passen, könnt ihr einfach den Namen bzw. die E-Mail-Adresse der Personen eingeben, eine kurze Nachricht hinzufügen und die Freigabe senden.

Tipp:
Wenn während der Eingabe der E-Mailadresse keine Vorschläge angezeigt werden, dann muss die E-Mailadresse komplett eingetragen und dann ausgewählt werden.
Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Zahl enthält.Automatisch generierte Beschreibung
Nach der Auswahl wird der Empfänger eingetragen und auch weitere zusätzliche Informationen, z. B. außerhalb der Organisation angezeigt.
Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Zahl enthält.Automatisch generierte Beschreibung
 
Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link und können über diesen direkt auf die Datei oder den Ordner zugreifen.
Oder nach allen Eingaben den Link kopieren und in einer persönlichen E-Mail oder Chatnachricht versenden.

Über den Button Link kopieren kopiert man stattdessen den Freigabe-Link zur Datei oder zum Ordner in die Zwischenablage. Dieser kann in einer persönlichen Mail oder einer Chatnachricht eingefügt und versendet werden.
Hinweis:
Damit die Zugriffsrechte auf den Link übertragen werden und der Zugriff funktioniert, müssen vor der Aktion Link kopieren die Personen eingetragen und auch die Berechtigung gesetzt werden.

Berechtigungen anpassen

Über das Berechtigungs-Symbol neben dem Bereich Namen, Gruppe oder E-Mail hinzufügen, kann die Berechtigung angepasst werden.
Die ausgewählte Berechtigung gilt sowohl für die Einladung, die man senden kann, als auch für den Link den man kopieren kann.

  • Kann bearbeiten ermöglicht es Personen, Änderungen am Element vorzunehmen. Die Personen dürfen das Element auch für andere freigeben.
    Hinweis: Wenn du einen Ordner freigibst, können Personen mit Bearbeitungsberechtigungen alle Elemente in dem Ordner kopieren, verschieben, bearbeiten, umbenennen, freigeben und löschen und auch und neue Elemente hochladen.

  • Kann anzeigen ermöglicht Personen das Element anzuzeigen, eine Bearbeitung ist nicht möglich. können.
    Hinweis: Wenn du einen Ordner freigibst, können Personen die Dateien im Ordner nur Anzeigen und keine neue Elemente hochladen.

  • Kann überprüfen ermöglicht es Personen, das Element anzuzeigen, Kommentare zu hinterlassen und Vorschläge zu machen, aber sie können das Element nicht bearbeiten. 
    Hinweise: Diese Option ist nur für Word-Dokumente verfügbar.
    Wenn jemand bereits über Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument verfügt, kann auch das Dokument geändert werden, die Datei wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.

  • Download nicht möglich, Personen können das Element anzeigen, aber nicht auf ihr Gerät herunterladen 

Link teilen mit (Personenkreis)
Über das Zahnrad-Symbol öffnen sich die Link-Einstellungen, hier kann man den Personenkreis anpassen und auch gleich die Berechtigung ändern.

Die verschiedenen Personenkreisen (Link teilen mit):

Jeder
Die Möglichkeit, die Personengruppe Jeder auszuwählen, ist in vielen Unternehmen deaktiviert, denn jeder der Link in seinen Besitz bekommt, hat Zugriff auf die geteilten Elemente.

Personen in <Unternehmensname>
Mit dieser Einstellung können alle Mitarbeiter eures Unternehmens den Link öffnen.
Wenn ihr den Link mit Person A aus eurem Unternehmen teilt und Person A sendet den Link per Mail an Person B aus eurem Unternehmen, dann kann auch Person B auf die Datei zugreifen.

Personen mit Zugriff
Anders als bei allen anderen Optionen müssen die Personen bereits einen Zugriff auf die Datei besitzen. In der Regel wird diese Personengruppe ausgewählt, um über eine Aktualisierung des Dokumentes zu informieren.

Bestimmte Personen (Standard-Einstellung)
Mit dieser Einstellung wird der Link auch nur für diese Personen erzeugt.
Diese Personen müssen keine Mitarbeiter eures Unternehmens sein.
Andere Personen, die in den Besitz des Links kommen, können die Datei nicht öffnen.

Freigaben einsehen, ändern oder beenden

Die Funktion Zugriff verwalten findet Ihr an verschiedenen Stellen.

Über die 3-Punkte neben einem Element (Datei oder Ordner)

 

Nach dem Markieren eines Elementes über das Info-Symbol

 

Und im pers. OneDrive in Eigene Dateien auch bei dem Element mit Klick auf Geteilt

 

Die Registerkarten Personen, Gruppen und Links

Personen: 
Hier werden Interne und Gäste angezeigt, die Zugriff auf das Element haben

Um für eine Person den Zugriff zu ändern oder zu entfernen, einfach die gewünschte Person anklicken, den Abschnitt Direkter Zugriff aufklappen und bei der Auswahl die gewünschte Berechtigung oder Direktzugriff entfernen auswählen.

 

Gruppen: Hier werden die berechtigten Gruppen anzeigt (je nachdem, wo sich das Element befindet, werden hier die Gruppen zu Teams, SharePoint angezeigt - Bearbeitung nur durch den Besitzer des Teams oder der SharePoint-Seite möglich)

Links: Hier wird angezeigt, an welche externen Mailadresse geteilt wurde.


Hier hat man über das Zahnrad die Berechtigungen ändern, über den Papierkorb den Link komplett zu löschen oder über das X einzelne Personen aus der Freigabe zu entfernen.

Wichtiger Hinweis:
Die Option Nicht mehr teilen steht Besitzern eines Teams oder einer SharePoint-Seite zu Verfügung.
Mit dieser Option werden alle Zugriffe (Personen, Links und Gruppen) außer der Gruppe Besitzer entfernt!


Automatisches Teilen durch Microsoft im Hintergrund

Dateien über persönlichen Chat teilen

Wenn ihr in einem persönlichem Chat Dateien hochladet, dann werden diese Dateien automatisch mit den anderen Chat-Teilnehmern geteilt.

Hier könnt ihr Clouddateien (aus dem pers. OneDrive, Teams oder SharePoint, auf die ihr Zugriff habt) oder Dateien von Eurem Gerät (lokale Dateien auf eurem Computer oder einem Laufwerk) hochladen.


Clouddateien anfügen

Mit dieser Funktion öffnet sich euer OneDrive mit euren pers. Dateien und Teams bzw. SharePoint-Seiten, auf die ihr Zugriff habt.

Eigene Datei im pers. Chat hochladen (private Datei aus dem pers. OneDrive)

Die Datei wird eingefügt und über das kleine Pfeilsymbol könnt ihr unten bei Mehr Einstellungen die Berechtigung anpassen.

Wenn ihr anschließend bei der Datei in eurem OneDrive auf Zugriff verwalten geht, seht ihr dass die Datei durch das Hochladen im Chat mit den Chat-Teilnehmern geteilt worden ist.


Wichtiger Hinweis:
Das pers. OneDrive wird mit eurem Ausscheiden aus dem Unternehmen komplett mit allen Inhalten gelöscht.
Personen, mit denen Ihr Dateien aus eurem pers. OneDrive geteilt habt, haben somit keinen Zugriff mehr auf diese Dokumente.

Datei aus einem Teams oder SharePoint im pers. Chat hochladen

Ihr könnt natürlich auch eine Datei aus einem Teams in einen pers. Chat hochladen.

In dem Teams sind die Chat-Teilnehmer keine Besitzer oder Mitglieder.

Aber mit dem Hochladen im Chat erteilt ihr den Chat-Teilnehmern Zugriff auf die in Teams abgelegte Datei.

 

Von diesem Gerät hochladen

Damit sind lokale Dateien gemeint, die nicht in M365 gespeichert sind.
Also direkt auf ihrem Computer oder einem Server-Laufwerk.

In so einem Fall passiert im Hintergrund automatisch folgendes:
Die Datei wird zuerst in eurem pers. OneDrive im Ordern Microsoft Teams-Chatdateien abgelegt und
anschließend wird die Datei zum Chat hinzugefügt und somit mit den Chat-Teilnehmern geteilt.

Die Personen im Chat haben dann Zugriff auf die Datei in eurem pers. OneDrive

Wichtiger Hinweis:

Es gibt dann zwei Versionen von der hochgeladenen Datei (eine auf dem Gerät oder Laufwerk und eine in M365 im pers. OneDrive:
- Wenn die lokale Datei geändert wird, sind diese Änderungen in der Datei im Chat nicht vorhanden.
- Wenn die Datei im Chat gemeinsam mit den Chat-Teilnehmern bearbeitet wird, fehlen diese Änderungen in der lokalen Datei.

Das pers. OneDrive wird mit eurem Ausscheiden aus dem Unternehmen komplett mit allen Inhalten gelöscht.
Personen, mit denen Ihr Dateien aus eurem pers. OneDrive geteilt haben, haben somit keinen Zugriff mehr auf diese Dokumente. 

Dateien über Beiträge teilen

Wenn ihr in einem Kanal in den Beiträgen in einer Unterhaltung Dateien hochladet, dann werden diese Dateien mit allen Personen, die auf die Unterhaltung Zugriff haben, geteilt.

Hier könnt ihr Clouddateien anfügen bzw. Teams und Kanäle durchsuchen oder Dateien von Eurem Gerät hochladen.

 

Clouddateien anfügen bzw. Teams und Kanäle durchsuchen

Wenn ihr in einer Unterhaltung eine Datei von eurem pers. OneDrive oder aus einem anderen Teams oder SharePoint einfügt, dann bleibt diese Datei an ihrem ursprünglichem Ablageort und wird über einen Link in der Unterhaltung mit diesem Team geteilt.

Hier wird immer unter dem Dateinamen angezeigt, wo die Datei abgelegt ist.

Wichtiger Hinweis:
Das pers. OneDrive wird mit eurem Ausscheiden aus dem Unternehmen komplett mit allen Inhalten gelöscht. 

 

Von diesem Gerät hochladen

Damit sind lokale Dateien gemeint, die nicht in M365 gespeichert sind.
Also direkt auf ihrem Computer oder einem Server-Laufwerk.

In so einem Fall passiert im Hintergrund automatisch folgendes:
Die Datei wird zuerst in dem Kanal direkt unter Dateien abgelegt, in dem die Unterhaltung stattfindet und
anschließend wird die Datei zur Unterhaltung hinzugefügt.

Unter dem Dateinamen steht kein Speicherort, d. h. die Datei liegt im aktuellen Team im aktuellen Kanal unter Dateien.

 

Tipp:
Falls ihr unter der Registerkarteien eine Ordnerstruktur habt, ladet die Datei erst im richtigen Ordner hoch und fügt diese dann über Teams und Kanäle durchsuchen in der Unterhaltung hinzu.
Dann wir auch unter dem Dateinamen der Pfad angezeigt.

 

Dateien in Teams oder SharePoint ablegen

Dateien, die in einem Teams oder einer SharePoint-Seite abgelegt werden, werden automatisch mit den Personen, die Zugriff auf diesen Ablageort haben, geteilt.

Ablaufdatum für den Freigabelink

Link teilen mit Jeder

Hier kann man ein Ablaufdatum für den Link eintragen.
Nach dem gewählten Datum verliert der Link die Berechtigungen und die Personen, an die geteilt wurde, können nicht mehr darauf zugreifen.

Hinweis:
Falls euer Administrator in eurer M365 Umgebung eine Anzahl von Tagen angibt, nach denen der Link abläuft, könnt ihr selbst nur ein Datum vor dieser Frist eintragen.
Beispiel:
Einstellung des Administrators für Linkverwendung ist max. 60 Tage:
Dann werdet Ihr bei Eingabe des Ablaufdatums darauf hingewiesen, falls ihr ein Datum eintragt, mit dem die Frist über 60 Tage ist.
 
Des Weiteren könnt ihr ein Kennwort festlegen, kopiert dieses Kennwort und sendet es dem Empfänger in einer gesonderten E-Mail.
Das Ablaufdatum wird euch auch bei Auswahl eines anderen Personenkreises zur Verfügung gestellt.
Jedoch funktioniert das Ablaufdatum hier nur, wenn der Link kopiert und gesondert versendet wird.

Nach dem Link kopieren wird euch das auch durch das Kalender-Symbol angezeigt.

Und wenn man die Datei nochmal mit den gleichen Berechtigungen und dem gleichen Ablaufdatum oder ohne Ablaufdatum an eine andere Person direkt per Senden aus dem Freigabefenster versendet, dann verliert der Link für alle Personen sein Ablaufdatum.

Alle Personen, die den Link erhalten haben, egal ob über Senden im Freigabefenster oder per Link kopieren in einer Mail oder Chatnachricht, haben dauerhaft darauf Zugriff, bis ihr den Zugriff manuell entfernt.

Beim Teilen aus dem pers. OneDrive hat man das meiner Meinung nach noch gut im Griff, da man hier nur selbst seine eigenen Dateien freigeben kann.

In einem Teams oder einer SharePoint-Seite kann jedes Mitglied Dateien teilen und somit können hier schnell Links mit Ablaufdatum unbewusst überschrieben werden.

Ablaufdatum setzen

Über das Zahnrad-Symbol öffnen sich die Link-Einstellungen, hier könnt Ihr unten ein Ablaufdatum für den Link eingeben. Nach dem gewählten Datum verliert der Link die Berechtigungen und die Personen, an die geteilt wurde, können nicht mehr darauf zugreifen.

 

 

Ablaufdatum anzeigen

Das Ablaufdatum kann man über die 3-Punkte neben der Datei über Zugriff verwalten - Registerkarte Links anzeigen.

 

Dazu über die 3-Punkte neben der Datei über Zugriff verwalten auf die Registerkarte Links klicken und dann neben dem gewünschten Link rechts über das Zahnrad in die Einstellungen wechseln.



Weitere Personen eintragen und unten auf übernehmen klicken.

 


Anschließend kann der Link kopiert und in einer Mail oder Chatnachricht an die hinzugefügten Personen versendet werden

 



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