OneDrive for Business - Kurz und knapp erklärt

OneDrive for Business - Kurz und knapp erklärt

Was ist OneDrive for Business

OneDrive for Business besteht aus mehreren Komponenten:
  • Der Cloud-Speicher: Ein persönliches Laufwerk in der Cloud (Eigene Dateien, analog deinem Laufwerk Y)
  • Verknüpfung zu OneDrive (Inhalte aus Teams oder SharePoint zum persönlichen OneDrive hinzufügen bzw. verlinken)
  • Die OneDrive Desktop-App (Synchronisationsdienst)
  • Die OneDrive App innerhalb MS Teams oder die OneDrive Browser-App

Der persönliche Cloud-Speicher

Auf deinen persönlichen Cloud-Speicher kannst du von jedem Gerät mit Internetverbindung (Computer, Tablet oder Smartphone) zugreifen.

Hinweis:
Dein persönlicher OneDrive Speicher ist mit deiner M365 Lizenz verknüpft und wird somit mit deinem Ausscheiden aus dem Unternehmen komplett gelöscht.

Falls du Dateien mit anderen Personen geteilt hast, können diese Personen nicht mehr auf diese Dateien zugreifen.

Darum:
Unternehmensrelevante Dateien -> Speicherort MS Teams oder SharePoint -> Unternehmensbezogen und nachhaltig
Private Dateien -> pers. OneDrive Speicher -> Personenbezogen

❗Natürlich kannst du deine persönlichen Dateien auch weiterhin auf Laufwerk Y speichern und verwalten

Am schnellsten kommst du über Teams und der OneDrive App links in Teams zu deinen eigenen Dateien


Die Funktion Verknüpfung zu OneDrive

Mit der Funktion Verknüpfung zu OneDrive kannst du Inhalte aus Teams oder SharePoint in dein OneDrive verknüpfen und über deine OneDrive App schnell darauf zugreifen.



HINWEIS:
Es wird lediglich eine Verknüpfung innerhalb M365 von Teams oder SharePoint in deinem OneDrive erstellt, die den Zugriff auf die Dateien über deine OneDrive App erleichtert.

Erst wenn du dein persönliches OneDrive über den installierten OneDrive-Client mit deinem Computer in den Datei-Explorer synchronisierst, werden auch diese Verknüpfungen zu Inhalten aus Teams oder SharePoint im Datei-Explorer angezeigt.

Die Funktion "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" in Teams oder SharePoint kann man mit einer Desktopverknüpfung vergleichen. Hier ist eine einfache Erklärung:
Vergleich mit einer Desktopverknüpfung
  • Ähnlichkeit: Beide Funktionen erstellen eine Verknüpfung, die den schnellen Zugriff auf bestimmte Dateien oder Ordner ermöglicht, ohne dass die Dateien selbst verschoben oder kopiert werden.

  • Unterschied: Eine Desktopverknüpfung zeigt einen direkten Link zu einer Datei oder einem Ordner auf Ihrem Computer.
    Die "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" zeigt einen Link zu einem Ordner oder einer Dokumentenbibliothek in Teams oder SharePoint (M365 Welt).

Die Funktion Synchronisieren

Mit der Funktion Synchronisieren kannst du Inhalte aus Teams oder SharePoint mit der OneDrive Desktop-App in deinem Datei-Explorer anzeigen. 

Neben den Dateien wird ein Wolken-Symbol in der Statusspalte angezeigt.

Das Wolkensymbol zeigt an, dass die Datei oder der Ordner in der Cloud (Teams / SharePoint / OneDrive) gespeichert ist, und nicht lokal auf deinem Gerät.
Jede Änderung (Bearbeiten, Hinzufügen, Löschen), die du über den Datei-Explorer durchführst, wird automatisch mit der Cloud (Teams / SharePoint /OneDrive) synchronisiert.



Die OneDrive Desktop-App (Synchronisationssoftware)

Die OneDrive Desktop-App ist im Datei-Explorer integriert und ist nicht nur die Anzeige deines pers. OneDrive Speicher (Eigene Dateien) und verknüpfter Inhalte eines MS Teams oder einer SharePoint-Seite auf deinem Computer.
Die App ist auch eine Synchronisierungssoftware um wichtige Aufgaben aus OneDrive direkt im Datei-Explorer zu erledigen.
Des Weiteren kannst du Inhalte aus Teams oder SharePoint in den Datei-Explorer synchronisieren.
Am besten ist es, wenn du Office-Dateien (Word, Excel oder PowerPoint) immer direkt in MS Teams oder SharePoint bearbeitest.

Denn dann ist sichergestellt, dass jeder Benutzer in MS Teams oder SharePoint immer sofort ohne Verzögerung die aktuellste Dateiversion im Zugriff hat. Die Änderungen müssen nicht erst von deinem Computer nach MS Teams oder SharePoint synchronisiert werden.

Verknüpfung zu OneDrive oder Synchronisieren? Anzeige im Datei-Explorer?

Was machen die einzelnen Funktionen im Detail?

Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen = Verlinkung unter Eigene Dateien

Mit der Funktion Verknüpfung zu OneDrive werden lediglich Inhalte aus Teams oder SharePoint in dein OneDrive verknüpft. Somit kannst du über deine OneDrive App innerhalb Teams, Web oder Mobile schnell darauf zugreifen. 
Nur weil etwas mit OneDrive verknüpft ist, heißt das noch lange nicht, dass es automatisch im Datei-Explorer angezeigt wird.
 

Synchronisieren des pers. OneDrive = Anzeige der Inhalte aus Eigene Dateien inkl. Verknüpfungen im Datei-Explorer

Wenn du dein pers. OneDrive synchronisierst, werden die Inhalte aus Eigene Dateien inkl. vorhandener Verknüpfungen im Datei-Explorer angezeigt.

Tipp: Ich ändere bei den Verknüpfungen die Ordnerfarbe, so hab ich sofort eine visuelle Trennung von meinen persönlichen OneDrive-Dateien und den Verknüpfungen aus Teams oder SharePoint.

Blaue Wolke - dein Name - Name des Unternehmens
 

Synchronisieren in Teams / SharePoint = Anzeige dieser Teams / SharePoint Inhalte im Datei-Explorer

Mit der Funktion Synchronisieren werden Inhalte aus Teams oder SharePoint mit der OneDrive Desktop-App (Synchronisationsdienst) in deinem Datei-Explorer angezeigt. 

Bürogebäude - Name des Unternehmens


Grafische Gegenüberstellung

 


Richtlinien für die Synchronisation in den Datei-Explorer

Synchronisation von OneDrive, Teams oder SharePoint

Es ist sinnvoll, NICHT alle Inhalte aus allen Teams oder SharePoint-Seiten, auf die du Zugriff hast, mit dem OneDrive-Client in deinen Datei-Explorer zu synchronisieren.

Überlege Dir auch, ob du dein persönliches OneDrive komplett im Datei-Explorer benötigst.
Hier sind einige Richtlinien bzw. Empfehlungen für eine Synchronisierung vom persönlichen OneDrive mit Verknüpfungen oder Inhalte aus Teams oder SharePoint

Welche Inhalte solltest du synchronisieren?

  • Ordner / NICHT-Office-Dateien (z. B. .jpg, .pdf, .dwg), die du öfter mit einem auf deinem PC installierten Programm bearbeiten musst, zum Beispiel Bildbearbeitung, CAD-Programm, etc.
  • Ordner und Dateien, die du offline benötigst (Zugriff ohne Internet, zum Beispiel Unterlagen für Sitzungen außer Haus) 
  • Ordner und Dateien, die du regelmäßig benötigst oder bearbeitest für einen schnellen Zugriff

Welche Inhalte solltest du nicht synchronisieren

  • Selten verwendete Dateien (Office-Dokumente), die du nicht mit spezieller Software auf deinem PC bearbeiten musst 
  • Dateien, die du nicht unterwegs oder nicht offline ohne Internet benötigst 
  • Große Dateien und große Datenmengen
  • Archivierte Dateien 
  • Dateien aus abgeschlossenen Projekten 

Warum du nicht alle Dateien aus M365 synchronisieren solltest

  • Synchronisationsverzögerungen:  
    OneDrive synchronisiert Dateien in regelmäßigen Abständen, aber nicht immer sofort. Wenn viele Dateien synchronisiert werden müssen, kann dies zu enormen Verzögerungen führen, bis die Änderungen für alle sichtbar sind. 

  • Internetbelastung
    Die Synchronisation von Dateien erfolgt im Hintergrund und kann die Internetverbindung stark belasten, da laufend Daten übertragen werden, besonders wenn du große Dateien oder viele Dateien synchronisierst. Wenn viele KollegInnen gleichzeitig große Datenmengen synchronisieren, kann das die verfügbare Internetgeschwindigkeit reduzieren und somit andere Internetaktivitäten beeinträchtigen.

  • Netzwerkbelastung
    Die ständige Synchronisation kann auch das lokale Netzwerk belasten. Wenn viele Geräte gleichzeitig Daten synchronisieren, kann das zu einer Überlastung des Netzwerks führen und die Geschwindigkeit sowie Leistung des Netzwerks beeinträchtigen. Das betrifft alle Kollegen im Unternehmen, da die Netzwerkressourcen geteilt werden und die erhöhte Datenübertragung die Gesamtleistung des Netzwerks verringern kann.

  • Effizienz und Übersichtlichkeit
    Durch die selektive Synchronisierung behältst du eine bessere Übersicht über deine Dateien und kannst effizienter arbeiten. Du hast schnellen Zugriff auf die wichtigsten und häufig verwendeten Dateien, während selten benötigte Dateien sicher in der Cloud bleiben.

  • Computer-Leistung:  
    Die Leistung des Computers kann ebenfalls ein Faktor sein. Wenn dein PC nicht über genügend Ressourcen verfügt (z.B. Arbeitsspeicher oder Prozessorleistung), kann auch dies die Synchronisation verlangsamen.   

  • Konflikte:  
    Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig (nicht direkt über Teams /SharePoint) an denselben Dateien arbeiten, kann es zu Konflikten kommen.  
    OneDrive muss diese Konflikte auflösen, was zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen kann und es kann sein, dass Dateien mehrfach vorhanden sind. 

Ursachen, warum die Synchronisation nicht funktioniert

Jedoch kann es auch vorkommen, dass OneDrive nicht synchronisiert und das kann verschiedene Ursachen haben: 
  1. Datei zu groß: 
    Die zu synchronisierende Datei sollte nicht größer als 10 GByte sein
  2. Dateiname mit Sonderzeichen
    Der Dateiname sollte keine Sonderzeichen enthalten, die Sie auch unter Windows nicht verwenden dürfen. Dazu zählen zum Beispiel / \ < > : * " ? |  
  3. Zu viele Ordnerebenen und / oder zu lange Dateinamen: 
    In Teams / SharePoint spielt die Pfadlänge keine Rolle, aber für Windows.
    Der Pfad sowie der Name der Datei dürfen zusammen nur maximal 256 Zeichen lang sein.
  4. PC Speicherplatz ist knapp: 
    Das Bearbeiten von Dateien aus Teams / SharePoint / OneDrive direkt über den Datei- Explorer verbraucht Speicherplatz auf deinem PC.  

Regelmäßige Wartung und Aufräumen 

Überprüfe regelmäßig die Inhalte, die du synchronisierst 
  • Speicherplatz freigeben 
    Es sollten so wenig Dateien wie möglich in der Status-Spalte einen ausgefüllten grünen Kreis angezeigt bekommen.

    Ein Bild, das Text, Schrift, Reihe, Screenshot enthält.Automatisch generierte Beschreibung  
     
    Diese Dateien sind auch offline – ohne Internetverbindung – verfügbar, verbrauchen aber zusätzlich auch noch Speicherplatz auf deinem Computer, belasten die Internet- und Netzwerkverbindung und können zu Datei-Konflikten führen. 
     
    Wenn du Dateien nicht offline benötigst, dann klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder Dateien und wähle die Option Speicherplatz freigeben aus. 


  • Synchronisiere nicht alle Ordner aus deinem OneDrive Speicher 
    In den OneDrive Einstellungen kannst du ganz schnell Ordner von der Synchronisationen beenden 
     
    HINWEIS: 
    Damit keine Inhalte ohne Status-Spalte und Symbol auf deinem Rechner nach dem Beenden einer Synchronisation zurückbleiben, solltest du vor dem Beenden im Windows-Explorer auf dem obersten Ordner mit rechter Maustaste den Speicherplatz freigeben. 
    Wenn alle Inhalte in diesem Ordner in die Cloud hochsynchronisiert sind und in der Status-Spalte eine Wolke angezeigt wird, dann kannst du die Synchronisation über die Einstellungen beenden. 
     
    Öffne dazu OneDrive über die Wolke in der Taskleiste 
    Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Zahl enthält.Automatisch generierte Beschreibung
     
    Wähle über das Zahnrad die Einstellungen aus
    Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, weiß enthält.Automatisch generierte Beschreibung


    Unter Konto findest du die aktive Synchronisation mit deinem OneDrive Speicher und kannst über Ordner wählen einzelne Ordner aus deinem OneDrive Speicher von der Synchronisation ausschließen

     


 
 
Um diese Probleme zu minimieren, sollten Benutzer wenn möglich direkt über Teams oder SharePoint mit den Office-Dokumenten arbeiten und nicht alle Dateien mit dem Computer synchronisieren.
Dies stellt sicher, dass du und deine KollegInnen immer die aktuellste Version einer Datei im Zugriff haben und Änderungen in Echtzeit vorgenommen werden.