Effektive Kommunikation in Teams mit Chats und Unterhaltungen
Kommunikation in MS Teams
Wann Chat, wann Unterhaltung
Wenn du mit Microsoft Teams arbeitest, hast du dich garantiert auch schon gefragt, wo in MS Teams der Unterschied von Chat und Team liegt. Nachfolgend erfährst du alles, was du zum Thema Chat oder Kanal-Unterhaltung in Microsoft Teams wissen musst. Zum einen erläutere ich, wann es Sinn macht, den Chat zu nutzen oder eine Unterhaltung in einem Teams-Kanal in den Beiträgen zu starten und zum anderen natürlich die Unterschiede bei der Handhabung der beiden Tools.
Chat oder Kanal-Unterhaltung?
Chats nutzt du für die alltägliche Kommunikation mit unterschiedlichen Personen zu kleineren Themen, die sich meist schnell wieder erledigen. Eine kleine Frage hier, eine kurze Absprache da usw.
Stell dir den Chat wie die bisherige E-Mail-Kommunikation vor.
Es ist besser, in Microsoft Teams zu chatten, wenn:
- Schnelle Antworten benötigt werden: Chats sind ideal für kurze, schnelle Kommunikation.
- Informelle Kommunikation: Für weniger formelle Gespräche oder spontane Fragen ist der Chat perfekt.
- Echtzeit-Kollaboration: Wenn du in Echtzeit mit Kollegen zusammenarbeiten möchtest, ist der Chat sehr nützlich.
- Direkte Kommunikation: Für direkte Nachrichten an einzelne Personen oder kleine Gruppen.
Kanal-Unterhaltungen nutzt du für wichtige Informationen, Neuigkeiten, die für alle deine Team-Mitglieder relevant sind.
Einen Link zu einer wichtigen im Team abgelegten Datei, usw.
Einen Link zu einer wichtigen im Team abgelegten Datei, usw.
In Kanalbeiträgen in Microsoft Teams-Unterhaltungen solltest du folgende Informationen veröffentlichen:
- Klare und prägnante Ankündigungen: Wichtige Updates oder Neuigkeiten.
- Fragen oder Diskussionspunkte: Um Feedback oder Meinungen von Teammitgliedern zu erhalten.
- Ressourcen und Links: Zu relevanten Dokumenten, Dateien oder externen Quellen.
- Status-Updates: Fortschritte bei Projekten oder Aufgaben.
- Erinnerungen und Termine: Wichtige Deadlines oder Meetings.
Diese Informationen helfen, die Kommunikation im Team effizient und transparent zu gestalten.
Voraussetzungen und Unterschiede
Chat:
Um mit einer externen Person über den Chat kommunizieren zu können, benötigt diese zwingend ein M365-Konto.
Kanal-Unterhaltungen (Beiträge):
In ein Team kann man jede Person mit einer x-beliebigen E-Mail-Adresse als Gast aufnehmen und uneingeschränkt mit ihr in den Unterhaltungen kommunizieren.
Hinweis:
Wenn man zu einem Team eine Person einlädt, dann kann diese nicht nur auf alle bisherigen Unterhaltungen zugreifen, sondern auch auf Dateien, Aufgaben usw. Dies kann nicht eingeschränkt werden.
Bei einem Chat ist dies möglich. Ab dem Hinzufügen der 4. Person kannst du entscheiden, was diese Person vom bisherigen Chatverlauf sehen darf. Aber auch da gibt es eine Einschränkung: Mit einer externen Person kann man keinen Gruppenchat bilden, d. h. wenn du mit einer externen Person chattest, kannst du keine weiteren Personen hinzufügen, es bleibt einem 1:1-Chat.
Bei einem Chat ist dies möglich. Ab dem Hinzufügen der 4. Person kannst du entscheiden, was diese Person vom bisherigen Chatverlauf sehen darf. Aber auch da gibt es eine Einschränkung: Mit einer externen Person kann man keinen Gruppenchat bilden, d. h. wenn du mit einer externen Person chattest, kannst du keine weiteren Personen hinzufügen, es bleibt einem 1:1-Chat.
Ein riesiger Vorteil beim Kommunizieren in einer Teams Kanal-Unterhaltung ist, dass du sogenannte Unterhaltungs-Threads bilden kannst, d. h. du kannst im Register Beiträge zu verschiedenen Themen Unterhaltungen führen und die Antworten werden direkt bei der Unterhaltung angefügt.
- Klarheit und Kontext: Diskussionen bleiben direkt beim relevanten Beitrag, was es einfacher macht, den Kontext zu verstehen.
- Struktur: Es hilft, die Kommunikation organisiert zu halten, indem verwandte Nachrichten gruppiert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Team-Mitglieder können leicht den Verlauf der Diskussion verfolgen.
- Effizienz: Fragen und Antworten sind direkt verknüpft, was die Effizienz der Kommunikation erhöht.
- Beteiligung: Es fördert die aktive Teilnahme aller Team-Mitglieder, da jeder Beitrag sichtbar und zugänglich ist.
Im Chat hingegen gibt es immer nur einen einzigen Verlauf und das zu allen Themen – das könnte schnell ganz schön unübersichtlich werden.
In einem Team gibt es auch einige Funktionen mehr, einen Post hervorzuheben, z. B. indem man ihn als Ankündigung kennzeichnet. Auch kann man nur in einem Team benutzerdefinierte Tags ("Verteilergruppen") anlegen, in mehreren Kanälen gleichzeitig veröffentlichen, einen Moderator bestimmen usw.
Komplexe Themen lassen sich also eindeutig über das Register Beiträge in einem Team darstellen. Klarer Punkt für Team „Teams und Kanäle“.
Komplexe Themen lassen sich also eindeutig über das Register Beiträge in einem Team darstellen. Klarer Punkt für Team „Teams und Kanäle“.
Thematische Unterteilung in Microsoft Teams zwischen Chat und Teams mit Kanälen
Es ist nicht möglich, mit einer Person verschiedene Chats zu führen, d. h. in einem Chat fliegen alle Themen wild durcheinander.
In einem Teams kannst du verschiedene Themen in verschiedene Kanäle unterteilen und in jedem Kanal Unterhaltungen in der Registerkarte Beiträge starten.
Und in den Beiträgen kannst du sogar sog. Unterhaltungs-Threads starten, hier kann gezielt zu einzelnen Unterhaltungen geantwortet werden und der Kontext bleibt erhalten.
Verwaltung von Chat und Kanälen in einem Team
Gleich vorweg: Hier hat ein Teams mit Kanälen und den Beiträgen ganz klar die Nase vorn.
Zum einen kann der Besitzer eines Teams dieses nach seinen Vorstellungen konfigurieren, indem er verschiedene Kanäle (Themenbereiche) erstellt oder beispielsweise unterbindet, dass die Mitglieder des Teams ihre Nachrichten löschen oder bearbeiten dürfen (was ja den Verlauf verfälschen würde) und zum anderen kann ein Team archiviert oder gelöscht werden.
Zum einen kann der Besitzer eines Teams dieses nach seinen Vorstellungen konfigurieren, indem er verschiedene Kanäle (Themenbereiche) erstellt oder beispielsweise unterbindet, dass die Mitglieder des Teams ihre Nachrichten löschen oder bearbeiten dürfen (was ja den Verlauf verfälschen würde) und zum anderen kann ein Team archiviert oder gelöscht werden.
Zudem können hier unter Beiträge verschiedene Unterhaltungen mit einer aussagekräftigen Überschrift und einem eigenen Antworten-Bereich geführt werden, so dass der Kontext erhalten bleibt.
Ein Chat hingegen kann nicht gelöscht werden, lediglich ausgeblendet – und das auch nur bei einem selbst.
Besprechungen in MS Teams – Besprechungschat
Wenn du eine Teams-Besprechung über Outlook oder die Kalender-App innerhalb Teams organisierst, dann wird der Besprechungschat im Bereich Chat in MS Teams verwaltet.
Das ist ziemlich unübersichtlich, da es für jede einzelne Besprechung einen neuen Besprechungschat gibt, obwohl es sich doch vielleicht um das gleiche Thema handelt.
In einem Team kannst du das ganz leicht lösen, indem du eine Kanalbesprechung organisierst, dann wird nämlich die Besprechung statt im Chatbereich im entsprechenden Kanal dokumentiert und alle Team-Mitglieder wissen Bescheid, ohne lange suchen zu müssen und die Besprechungsunterhaltungen werden über alle Termine hinweg fortlaufend angezeigt.
Dateien in Chat oder Kanal-Unterhaltung
Eine in einem Chat geteilte Datei liegt immer im privaten OneDrive von der Person, die die Datei hochgeladen hat und der Link in einem Chat führt immer zur Originaldatei, welche auf OneDrive liegt.
Die Person, die die Datei geteilt hat, verwaltet diese selbst. Verlässt diese Person das Unternehmen, geht auch der freigegebene Link verloren.
Wenn du eine Datei in einem Teams ablegst und in einer Unterhaltung hinzufügst, dann liegt diese Datei nachhaltig auf SharePoint und das wird vom Unternehmen verwaltet.
Wenn du eine Datei in einem Teams ablegst und in einer Unterhaltung hinzufügst, dann liegt diese Datei nachhaltig auf SharePoint und das wird vom Unternehmen verwaltet.
Die Datei bleibt dem Team also erhalten, falls eine Person das Unternehmen oder das Team verlässt. Auch ist die Verwaltung der Dateien über SharePoint weitaus komfortabler als auf OneDrive, z. B. kann man sich bei Änderungen automatisch benachrichtigen lassen.
Chats und Unterhaltungen führen
Persönliche Chats führen
Anders als bei den Unterhaltungen in den Team-Kanälen kannst du mit der Chat-Funktion direkt mit einer oder mehreren Personen kommunizieren.
Das bedeutet, du bestimmst hier die Personen selbst, mit denen du kommunizieren willst.
Kanal-Unterhaltung erstellen und beantworten
Jeder Kanal besitzt ein Register Beiträge. Du kannst die Unterhaltungen in Beiträge dazu verwenden, um dich in direkter Kommunikation mit den anderen Team-Mitgliedern ähnlich wie in einem Messenger in Echtzeit auszutauschen. Vor allem team-intern können die Beiträge einen Ersatz für den E Mail-Verkehr darstellen.
Generell gilt:
- Alle Mitglieder, auch Gäste, eines Teams können Beiträge verfassen.
- Jedes Mitglied sieht alle Beiträge und kann auf diese antworten.
- Bestimmte Kanäle können auch „moderiert“ sein, sodass nur Besitzer und ausgewählte Moderatoren neue Beiträge posten können.
Wichtige Funktionen / Tipps auf einen Blick
Die richtige Personenauswahl im privaten Chat - (Extern) oder (Gast)?
Bei der Eingabe einer Mailadresse im pers. Chat bei An kann es sein, dass für diese Person bzw. Mailadresse zwei Treffer zur Person angezeigt werden.
Einmal mit dem Hinweis (Gast) und einmal mit dem Hinweis (Extern)
(Extern) = Diese externe Person verwendet MS Teams im eigenen Unternehmen oder privat und kann darum per Teams-Chat erreicht werden
(Gast) = Diese Person wurde als Gast in Eure M365 Umgebung zur Mitarbeit in einem Team eingeladen.
Wählen Sie in so einem Fall in einem pers. Chat immer die Person mit dem Hinweis (Extern) aus.
Warum (Extern)?
Eine Chat-Nachricht an (Extern) wird dieser Person in deren eigener MS Teams Umgebung im Chat angezeigt und Euer Chatteilnehmer kann schneller reagieren und antworten.
Warum nicht (Gast)?
Wenn Ihr einen Gast auswählt, dann wird diese Nachricht dieser Person in eurer M365 MS Teams Umgebung im Chat zugestellt und angezeigt.
Ein Gast kann diese Nachrichten nur lesen und beantworten, wenn er innerhalb MS Teams die eigene Umgebung seines Unternehmens verlässt und aktiv in Eure M365 MS Teams Umgebung wechselt.
Solche Chatnachrichten werden aus Erfahrung erst viel später zur Kenntnis genommen bzw. gelesen und beantwortet.
Verwendung von @Erwähnungen
Was sind @Erwähnungen und wie setze ich sie ein?
@Erwähnungen in Teams sind wie das Anstupsen oder Markieren einer Person in sozialen Medien.
Verwende sie, um sicherzustellen, dass jemand eine wichtige Nachricht sieht und darauf reagiert oder macht.
@Erwähnungen in Teams sind sehr nützlich, um die Aufmerksamkeit bestimmter Personen oder Gruppen auf eine Nachricht zu lenken. Hier sind einige Situationen, in denen du @Erwähnungen verwenden solltest:
- Wichtige Informationen: Wenn du sicherstellen möchtest, dass jemand eine wichtige Nachricht sieht.
- Fragen oder Feedback: Wenn du eine spezifische Person um eine Antwort oder Feedback bitten möchtest.
- Aufgaben zuweisen: Wenn du jemandem eine Aufgabe oder Verantwortung zuweisen möchtest.
- Diskussionen: Wenn du jemanden in eine laufende Diskussion einbeziehen möchtest.
- Erinnerungen: Wenn du jemanden an eine bevorstehende Deadline oder ein Meeting erinnern möchtest.
Durch die Verwendung von @Erwähnungen stellst du sicher, dass die relevanten Personen benachrichtigt werden und keine wichtigen Informationen verpassen.
Die Person(en), die du @erwähnst, also direkt ansprichst, erhalten innerhalb Teams eine Benachrichtigung in der App Aktivität.
Verwende sie, um sicherzustellen, dass jemand eine wichtige Nachricht sieht und darauf reagiert oder macht.
@Erwähnungen in Teams sind sehr nützlich, um die Aufmerksamkeit bestimmter Personen oder Gruppen auf eine Nachricht zu lenken. Hier sind einige Situationen, in denen du @Erwähnungen verwenden solltest:
- Wichtige Informationen: Wenn du sicherstellen möchtest, dass jemand eine wichtige Nachricht sieht.
- Fragen oder Feedback: Wenn du eine spezifische Person um eine Antwort oder Feedback bitten möchtest.
- Aufgaben zuweisen: Wenn du jemandem eine Aufgabe oder Verantwortung zuweisen möchtest.
- Diskussionen: Wenn du jemanden in eine laufende Diskussion einbeziehen möchtest.
- Erinnerungen: Wenn du jemanden an eine bevorstehende Deadline oder ein Meeting erinnern möchtest.
Durch die Verwendung von @Erwähnungen stellst du sicher, dass die relevanten Personen benachrichtigt werden und keine wichtigen Informationen verpassen.
Die Person(en), die du @erwähnst, also direkt ansprichst, erhalten innerhalb Teams eine Benachrichtigung in der App Aktivität.
Des Weiteren wird bei der Nachricht selbst der Name für den erwähnten in fetter roter Schrift angezeigt und neben der Nachricht wird ein @Symbol angezeigt
HINWEIS:
Setze @Erwähnungen in Kanal-Unterhaltungen oder Gruppen-Chats gezielt und
dosiert ein.
Wenn du immer alle erwähnst, dann hat das eventuell den gleichen Effekt, wie
wenn du eine Mail an ein Team-Mitglieder schreibst und alle anderen
Team-Mitglieder immer in Cc aufnimmst (Mailflut).
Du solltest nicht immer alle Teammitglieder in einer @Erwähnung erwähnen, weil:
- Überflutung: Zu viele Benachrichtigungen können die Teammitglieder
überfordern und wichtige Nachrichten gehen unter.
- Relevanz: Nicht jede Nachricht ist für alle relevant. Erwähne nur
diejenigen, die wirklich betroffen sind.
- Effizienz: Selektive Erwähnungen helfen, die Kommunikation effizienter
und zielgerichteter zu gestalten.
So stellst du sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen
zur richtigen Zeit erhalten.
Mögliche @Erwähnungen im Chat:
- Einzelpersonen
Gib @ gefolgt vom Namen der Person ein, die du erwähnen möchtest. Eine Liste mit Namen wird angezeigt, aus der du auswählen kannst.
Es können mehrere Personen nacheinander erwähnt werden. - Alle
In einem Chat kannst du @alle verwenden, um alle Teilnehmer des (Gruppen-) Chats zu benachrichtigen.
Mögliche @Erwähungen in einer Kanal-Unterhaltung
- Einzelpersonen wie im Chat
- Das komplette Team
- Mit @team und Auswahl des Teams aus der Liste kannst du alle Mitglieder des Teams benachrichtigen.
HINWEIS:
Setze @Erwähnungen in Kanal-Unterhaltungen oder Gruppen-Chats gezielt und
dosiert ein.
Wenn du immer alle erwähnst, dann hat das eventuell den gleichen Effekt, wie
wenn du eine Mail an ein Team-Mitglieder schreibst und alle anderen
Team-Mitglieder immer in Cc aufnimmst (Mailflut).
Du solltest nicht immer alle Teammitglieder in einer @Erwähnung erwähnen, weil:
- Überflutung: Zu viele Benachrichtigungen können die Teammitglieder
überfordern und wichtige Nachrichten gehen unter.
- Relevanz: Nicht jede Nachricht ist für alle relevant. Erwähne nur
diejenigen, die wirklich betroffen sind.
- Effizienz: Selektive Erwähnungen helfen, die Kommunikation effizienter
und zielgerichteter zu gestalten.
So stellst du sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen
zur richtigen Zeit erhalten.
- Kanal-Mitglieder (private oder freigegebene Kanäle sinnvoll)
Mit @kanal kannst du alle Mitglieder dieses Kanals benachrichtigen. - Team-Besitzer
Mit @teambesitzer kannst du alle Besitzer des Teams benachrichtigen
Tags für @Erwähnungen erstellen und verwalten
Tags sind super praktisch, um Gruppen von Personen basierend auf bestimmten Kriterien, wie die Rolle im Team zu organisieren und schnell zu benachrichtigen. Zum Beispiel kannst du ein Tag wie “Teamleitung” oder "Assistenz" erstellen, um diese Gruppe im Team schnell auf einmal zu erreichen.
Ein Tag ist eine Art Verteilergruppe, die du in Teams mit einer @Erwähnung direkt ansprechen kannst.
Wie setzt du Tags ein?
Tag erstellen:
Als Besitzer hast du in Teams unter den 3-Punkten rechts vom Teams-Namen die Funktion Tag verwalten.
Klicke auf Tag erstellen, gib einen Namen und eine Beschreibung ein und füge die entsprechenden Personen (Team-Mitglieder) hinzu.
Klicke auf Tag erstellen, gib einen Namen und eine Beschreibung ein und füge die entsprechenden Personen (Team-Mitglieder) hinzu.
Tag verwenden:
Um ein Tag in einer Unterhaltung zu nutzen, gib @ gefolgt vom Tagnamen ein (z.B. @Assistenz).
Alle Team-Mitglieder, die diesem Tag zugewiesen sind, bekommen eine Benachrichtigung.
Alle Team-Mitglieder, die diesem Tag zugewiesen sind, bekommen eine Benachrichtigung.
Du kannst auch einen neuen Chat mit einem Tag starten, indem du auf Neuer Chat klickst und den Tagnamen eingibst.
Alle Mitglieder des Tags werden dem Chat hinzugefügt.
Alle Mitglieder des Tags werden dem Chat hinzugefügt.
Tags verwalten
Team-Besitzer können neue Tags erstellen und über Tag verwalten vorhandene bearbeiten oder löschen.
Tags machen es dir leichter, in großen Teams den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die richtigen Leute die richtigen Infos bekommen.
Verwendung von Reaktionen
Warum sollte man die Reaktionen verwenden?
Nichts ist schlimmer, als wenn man eine Nachricht oder eine Unterhaltung an alle Team-Mitglieder schreibt und man keinerlei Reaktion, Feedback oder Antwort zurückbekommt.
Nichts ist schlimmer, als wenn man eine Nachricht oder eine Unterhaltung an alle Team-Mitglieder schreibt und man keinerlei Reaktion, Feedback oder Antwort zurückbekommt.
Man ist verunsichert, ob es gesehen und gelesen wurde und fragt vielleicht noch schlimmstenfalls in einem persönlichen Chat nach, ob die Nachricht gesehen worden ist.
Ihr müsst nicht unbedingt eine Antwort schreiben, eine Schnell-Reaktion reicht meist schon aus um den Absender Feedback zu geben.
Das Verwenden dieser Reaktionen ist keine Spielerei, sondern hat mehrere Vorteile:
- Schnelle Kommunikation: Reaktionen wie
oder
ermöglichen es dir, schnell und einfach auf Nachrichten zu antworten, ohne eine vollständige Nachricht schreiben zu müssen. Das spart Zeit und hält die Kommunikation effizient.
- Bestätigung und Zustimmung: Ein “Daumen hoch bzw. Gefällt mir” oder eine andere Reaktion kann zeigen, dass du eine Nachricht gesehen und verstanden hast. Das ist besonders nützlich in Gruppenchats, um zu signalisieren, dass du die Information zur Kenntnis genommen hast.
- Emotionale Ausdruckskraft: Emojis und Reaktionen helfen dabei, Emotionen und Stimmungen auszudrücken, was die Kommunikation persönlicher und menschlicher macht.
- Klarheit und Kontext: Durch das Reagieren auf spezifische Nachrichten kannst du klarstellen, auf welchen Teil der Unterhaltung du dich beziehst. Das sorgt für mehr Klarheit und Kontext in längeren Chats.
- Engagement und Motivation: Positive Reaktionen können das Engagement und die Motivation im Team steigern, indem sie Anerkennung und Wertschätzung ausdrücken.
Bewege den Mauszeiger auf die Nachricht, die du kommentieren willst und wähle das passende Emoji aus.
Alle Personen, die an der Unterhaltung teilnehmen, erhalten in Aktivität eine Benachrichtigung, dass auf eine Unterhaltung reagiert wurde, an der sie teilnehmen.
Inzwischen ist es sogar schon möglich, deine 5 Lieblings-Emojis selbst festzulegen:
Anpassen der eigenen Schnell-Reaktionen
Chats oder Unterhaltungen in eigenem Fenster öffnen
Man kann wichtige Chats oder Unterhaltungen in einem eigenen Fenster öffnen (3-Punkte-Menü) und hat diese so schneller während des Tages im Zugriff.
Chat:
Unterhaltung:
Wichtige Chats anheften
Wichtige Chats kann man über die 3-Punkte rechts vom Chatnamen anheften. Diese Chats werden dann über den zuletzt verwendeten Chats präsent und dauerhaft angezeigt.
Du kannst einen angehefteten Chat jederzeit über die 3-Punkte wieder lösen.
Wichtige Unterhaltungen anheften
Wichtige Kanal-Unterhaltungen kannst du für alle Team-Mitglieder anheften für einen schnellen Zugriff.
Einfach rechts von der Unterhaltung auf die 3-Punkte klicken und Pin auswählen
Anschließend wird bei der Unterhaltung ein Pin-Symbol angezeigt
Über die Kanal-Infos rechts oben kann jedes Team-Mitglied schnell auf eine angeheftete Unterhaltung zugreifen.
Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt senden
Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf den Senden Knopf öffnet ein Dialogfenster um das Datum und die Uhrzeit für den Nachrichtenversand festzulegen.
Dazu einfach den Tag und die Uhrzeit auswählen und auf Weiter klicken. Der gewünschte Termin wird dann oberhalb der Nachricht angezeigt.
Der gewünschte Termin wird dann oberhalb der Nachricht angezeigt.
Anschließend musst du aber noch auf Senden klicken, damit die Nachricht in deinem Chatverlauf angezeigt wird.
Dir wird der gewünschte Termin über de Nachricht angezeigt, natürlich kannst du den Termin bearbeiten und ändern.
Die Nachricht wird dann automatisch zum gewünschten Zeitpunkt versendet.
Aufgabe aus Nachricht erstellen
Eine Nachricht im Chat oder in den Kanal-Unterhaltungen kann inhaltlich eine Aufgabe enthalten.
Über die 3-Punkte kann man mit Aufgabe erstellen im Handumdrehen eine ToDo- oder Planner-Aufgabe daraus erstellen, detaillierte Infos dazu eintragen und die Aufgabe im Blick behalten.
So geht's:
Bei der Chatnachricht oder Antwort in einer Kanal-Unterhaltung die 3-Punkte auswählen und auf Aufgabe erstellen klicken.
Im Fenster, dass sich anschließend öffnet, kann man den Titel ändern, ein Fälligkeitsdatum definieren und vor allem den Zielort der Aufgabe festlegen.
Standardmäßig wird bei Erstellen in Private Aufgabe vorgeschlagen - hier wird eine pers. ToDo Aufgabe erstellt.
Aber natürlich kann man auch jeden verfügbaren Planner auswählen, um die Aufgabe gleich direkt in einem gemeinsamen Planner zu erstellen.
Bei Auswahl eines Planners kann man dann die Aufgabe auch zuweisen und das sog. Bucket innerhalb des Planners auswählen.
Die Funktion Aufgabe erstellen findet ihr auch bei Kanal-Unterhaltungen
Gezielte Suche mit STRG+F
Mit der neuen Microsoft Teams-Version kannst du mit der Tastenkombination Strg+F ganz einfach nur innerhalb eines Chats oder in den Beiträgen eines Kanals suchen.
So einfach geht's:
Einfach den Chat öffnen oder in einem Teams-Kanal auf Beträge klicken und Strg+F verwenden, rechts oben die Suchbegriffe eingeben und Entertaste drücken.
Auf der rechten Seite von Teams wird eine Suchseite mit einer Liste angezeigt. Wähle eines der Elemente aus, um eine vollständige Ansicht des Elements zu erhalten.
Chat:
Kanalbeiträge:
Unterhaltung in mehreren Kanälen gleichzeitig veröffentlichen
Eine wichtige Kanalunterhaltung könnt Ihr in verschiedenen Teams in mehreren Kanälen gleichzeitig veröffentlichen.
Das spart Zeit und Mühe, da Informationen nicht mehrfach geteilt werden müssen.
Zudem fördert es die Konsistenz der Kommunikation, falls ihr in der Unterhaltung nachträglich Änderungen durchführt, da diese Änderung in allen Teams und Kanälen angepasst wird.
Zudem fördert es die Konsistenz der Kommunikation, falls ihr in der Unterhaltung nachträglich Änderungen durchführt, da diese Änderung in allen Teams und Kanälen angepasst wird.
So geht's:
Wenn du die neue Unterhaltung erstellt hast, gehe oben auf die Einstellung und wähle die Option Veröffentlichen in mehreren Kanälen aus.
Dann wird dir oben gleich der aktuelle Kanal angezeigt und du kannst über das + weitere Kanäle hinzufügen.
Du kannst aus allen Kanälen auswählen, in denen du Nachrichten veröffentlichen darfst.
Klicke anschließend auf Aktualisieren
Es werden dir alle ausgewählten Kanäle angezeigt und du kannst die Unterhaltung veröffentlichen
Ankündigungen in Kanälen
Was ist eine Ankündigung?
Mit einer Ankündigung kannst du eine auffällige Nachricht in einem Kanal erstellen. Eine Ankündigung besitzt Platzhalter für eine Überschrift sowie einen Untertitel.
Für die Überschrift kann zusätzlich eine Hintergrundfarbe ausgewählt werden.
Ansonsten stehen dieselben Möglichkeiten zur Bearbeitung wie bei einem Beitrag zur Verfügung.
Ansonsten stehen dieselben Möglichkeiten zur Bearbeitung wie bei einem Beitrag zur Verfügung.
Chats komprimiert darstellen
Wer die pers. Chats in komprimierter Form anzeigen will, kann dies in seinen persönlichen MS Teams Einstellungen anpassen.
In den Einstellungen unter Darstellung findest du die sog. Chatdichte und kannst hier von Komfortabel auf Kompakt umstellen.
Formatierung im Chat verwenden
Verwendet in langen Chatnachrichten die Formatierung um die Lesbarkeit zu erhöhen.
Die Verwendung der Formatierung hat auch den weiteren Vorteil, dass durch drücken der Enter-Taste die Nachricht nicht versendet , sondern ein Zeilenumbruch gemacht wird.
Antworten in Kanal-Unterhaltungen unterbinden
Es kann immer mal wieder sein, dass du eine wichtige Info innerhalb Teams in einer neuen Unterhaltung veröffentichen willst und du KEINE Antworten darauf haben willst.
Auch das ist möglich.
Auch das ist möglich.
So geht's:
Schreibe deine Nachricht und klicke dann oben auf die Einstellungen und wähle die Option Sie und Moderatoren bei Wer kann antworten aus.
Die Nachricht können alles lesen, aber nur du oder andere Moderatoren haben eine Antwortzeile für diese Unterhaltung.
Kanal-Moderation
Wenn du der Besitzer eines Teams bist, dann findest du rechts vom Kanal-Namen unter den 3-Punkten die Funktion Kanal verwalten
Hier kannst du die Moderation aktivieren, in dem du die Option Ein auswählst.
Anschließend kannst du hier Moderatoren für diesen Kanal definieren und auch noch weitere Berechtigungen setzen:
Dokumentationen
Hilfe in MS Teams
Aufruf über die 3-Punkte oben in Teams
Hier findet man viele Infos zu verschiedenen MS Teams Themen
Microsoft Dokumentation Chat
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