Teams Guppenchat vs. Kanalunterhaltung
In Microsoft Teams gibt es zwei zentrale Wege zur Kommunikation und Zusammenarbeit in der Gruppe: Gruppenchats und Teams-Kanäle (Beiträge bzw. Unterhaltungen).
Aber wann verwende ich was für die Kommunikation?
Der Gruppenchat
1. Was ist ein Gruppenchat?
- Gruppenchats eignen sich hervorragend für schnelle Absprachen und informelle Kommunikation mit einer kleineren Gruppe von Kollegen. Sie sind einfach zu erstellen und bieten alle grundlegenden Funktionen wie Textnachrichten, Dateifreigaben sowie Emojis und Reaktionen.
- Gruppenchats sind flexibel und persönlich, was sie ideal für kurzfristige Projektabsprachen oder Ad-hoc-Diskussionen macht.
2. Verwendung und Vorteile
- Gruppenchats sind ideal für kurze, zielgerichtete Diskussionen, die weniger formelle Struktur erfordern.
- Sie bieten eine schnelle Möglichkeit, sich abzustimmen oder Informationen auszutauschen, ohne langfristige Dokumentation oder Struktur zu benötigen.
- Gruppenchats fördern oft eine informellere und schnelle Kommunikation, was spontane Ideen und schnelle Lösungen unterstützen kann.
3. Speicherorte von Dateien
- Dateien, die in einem Gruppenchat geteilt werden, werden im OneDrive des Hochladenden gespeichert und mit den Chat-Teilnehmern geteilt.
- Diese Dateien werden nur für die Teilnehmer des Chats freigegeben, was die Verwaltung der Berechtigungen aufwändig macht und langfristige Teamstrukturen weniger unterstützt.
Wichtiger Hinweis:
Wie beschrieben, werden diese Dateien im pers. OneDrive gespeichert, das pers. OneDrive wird beim Verlassen des Unternehmens gelöscht. Die Dateien stehen den anderen Chat-Teilnehmern dann NICHT mehr zur Verfügung.
4. Zusammenarbeit mit Externen
- In Gruppenchats können auch externe Teilnehmer eingeladen werden, entweder direkt mit ihrer externen Mailadresse oder als Gast
- Gäste haben Zugriff auf Dateien, die im Chat geteilt wurden. Sobald aber Externe in einem Chat sind, können keine Dateien sondern nur noch Screenshots geteilt werden.
5. Benachrichtigungen
- @Erwähnungen sind im Gruppenchat an alle Personen einzeln möglich um sie zu erwähnen. Außerdem kann man mit @alle alle Gruppenmitglieder gleichzeitig erreichen.
- Im Gruppenchat erhalten alle Teilnehmer automatisch Benachrichtigungen über neue Nachrichten. Der Gruppenchat kann aber auch stummgeschaltet werden. Wenn der Gruppenchat stumm geschaltet ist, wird man nur noch bei direkter Erwähnung (@name) benachrichtigt.
Teams-Kanal mit Beiträgen
1. Was ist ein Teams-Kanal?
Teams-Kanäle sind Themenbereiche zur besseren Strukturierung innerhalb eines Teams, die speziell für die langfristige, projekt- oder abteilungs-basierte Zusammenarbeit gedacht ist.
Sie bieten eine zentrale Ablage für Dokumente, Chatverläufe und Informationen, die für alle Mitglieder des Teams zugänglich sind.
Jeder Kanal ist auf ein bestimmtes Thema, Projekt oder eine Arbeitsgruppe ausgerichtet, was die Organisation von Inhalten vereinfacht und Transparenz schafft.
2. Verwendung und Vorteile
Teams-Kanäle bieten eine klare Struktur für die Organisation von Unterhaltungen, Dokumenten und wichtigen Informationen. Man kann dort Beiträgen Überschriften geben und direkt auf einen Beitrag antworten.
Sie sind ideal für längerfristige Projekte und team-weite Kommunikation, wo Dokumentation und Archivierung wichtig sind.
3. Speicherorte von Dateien
Dateien, die in einem Teams-Kanal geteilt werden, werden im SharePoint-Ordner des Teams gespeichert.
Dieser zentrale Speicherort ermöglicht es allen Mitgliedern, jederzeit auf Dokumente zuzugreifen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten.
Vorteil:
Alle Dokumente sind gut organisiert, einfach zugänglich und langfristig gesichert. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und das Auffinden von Dokumenten.
Wichtiger Hinweis:
Wie beschrieben, werden diese Dateien im pers. OneDrive gespeichert, das pers. OneDrive wird beim Verlassen des Unternehmens gelöscht. Die Dateien stehen den anderen Chat-Teilnehmern dann NICHT mehr zur Verfügung.
4. Zusammenarbeit mit Externen
Externe Benutzer können in Teams als Gäste eingeladen werden. Sie erhalten so Zugriff auf die Kanäle und die benötigten Informationen und können sich aktiv an Diskussionen beteiligen.
Gäste können im Team auch an Dokumenten mitarbeiten und auf alle freigegebenen Inhalte zugreifen, was die Zusammenarbeit mit Kunden oder Partnern vereinfacht und transparent macht.
5. Benachrichtigungen
In Kanälen können einzelne Personen oder das gesamte Team mit @Erwähnungen angesprochen werden, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen bei allen ankommen.
Teammitglieder können Benachrichtigungseinstellungen pro Kanal anpassen, um je nach Bedarf benachrichtigt zu werden – sei es bei jeder neuen Nachricht oder nur bei direkter Erwähnung.
Um die Kommunikation noch gezielter zu gestalten, können in Kanälen die sog. Tags (eine Art Verteiler) verwendet werden.
Admins oder Teammitglieder können Tags für bestimmte Gruppen oder Rollen (z. B. @Marketing oder @Projektleitung) erstellen. So erreicht man genau die relevanten Personen ohne das gesamte Team zu benachrichtigen, was die Effizienz erheblich steigern kann.
Vergleich von Gruppenchats und Teams-Kanälen
1. Struktur und langfristige Organisation
Gruppenchats sind flexibel und ideal für spontane Absprachen. Sie sind weniger strukturiert und eignen sich für kurze Diskussionen mit einer kleineren Gruppe.
Teams-Kanäle bieten dagegen eine Struktur und eignen sich für langfristige Projekte und Teamkommunikation. Jedes Teammitglied kann jederzeit auf alte Inhalte zugreifen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
2. Speicherorte von Dateien
Gruppenchats speichern Dateien im OneDrive des jeweiligen Nutzers. Diese Dateien werden den Chatteilnehmern freigegeben werden. Vorteilhaft für die schnelle Zusammenarbeit, jedoch nicht ideal für die langfristige Speicherung.
Teams-Kanäle speichern Dateien direkt im SharePoint des Teams und machen sie für alle Teammitglieder dauerhaft, personenunabhängig zugänglich. Dies unterstützt die einfache Dokumentation und ist ideal für gemeinsame Ordnerstrukturen.
3. Zusammenarbeit mit Externen
In Gruppenchats können externe Teilnehmer eingeladen werden, jedoch sind ihre Berechtigungen eingeschränkt: Externe können nicht auf Dateien zugreifen (nur auf Screenshots), Gäste können Dateifreigaben erhalten.
In Teams-Kanälen haben externe Teilnehmer als Gäste mehr Möglichkeiten. Sie können alle freigegebenen Dateien, Beiträge und Informationen einsehen und aktiv an Projekten mitarbeiten – optimal für die transparente und umfassende Zusammenarbeit mit Partnern oder Kunden.
4. Benachrichtigungen
In Gruppenchats könnt ihr einzelne Personen direkt mit @name ansprechen oder @alle verwenden, um alle Teilnehmer zu benachrichtigen. Diese einfache Struktur eignet sich für kleinere Gruppen und zielgerichtete Nachrichten.
In Teams-Kanälen haben externe Teilnehmer als Gäste mehr Möglichkeiten. Sie können alle freigegebenen Dateien, Beiträge und Informationen einsehen und aktiv an Projekten mitarbeiten – optimal für die transparente und umfassende Zusammenarbeit mit Partnern oder Kunden.
5. Verwendung anhand verschiedener Szenarien
Gruppenchats:
Teams-Kanäle:
Langfristige Projekte und abteilungs-übergreifende Kommunikation
Bedarf an strukturierter Dokumentation und Speicherung
Zusammenarbeit in großen Teams oder über Abteilungen hinweg
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