Dieser Artikel erklärt, wie Sie im Planmanagement V3 Freigabeprozesse initiieren, Prüfer zuweisen und den Status Ihrer Pläne vom „Vorabzug“ bis zur finalen „Freigabe“ steuern.

1. Grundlagen: Vorabzug vs. Freigabe

Bevor ein Workflow gestartet wird, ist es wichtig, den Unterschied zwischen den zwei Hauptwegen der Planabgabe zu verstehen, da dies Auswirkungen auf die Funktionen hat:

• Vorabzug: Dies ist für Pläne gedacht, die zur Vorabprüfung oder als Entwurf eingereicht werden (z. B. Vorentwurf).
• Freigabe: Dies ist der Prozess für finale Pläne. Wichtig: Erst wenn ein Plan final im Ordner „Freigabe“ landet, wird vom System automatisch ein QR-Code generiert.

2. Einen Genehmigungsworkflow starten

Der Prozess beginnt im Bereich Abgabe. Nachdem Sie einen Plan hochgeladen haben und die Plankodierung (automatisch oder manuell) ausgelesen wurde, können Sie den Workflow definieren.

Schritt 1: Workflow-Art wählen

Wählen Sie den entsprechenden Plan aus und klicken Sie auf die Optionen für die Abgabe. Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Verteilen ohne Genehmigung: Der Plan wird direkt verteilt (Sofort-Freigabe ohne Prüfschleife).
2. Genehmigungsworkflow: Der Plan muss erst von einer zugewiesenen Person geprüft werden.

Schritt 2: Prüfer zuweisen & Fristen setzen

Wenn Sie sich für den Genehmigungsworkflow entscheiden, öffnet sich ein Konfigurationsfenster:

• Vorgang/Prüfer: Wählen Sie die Person aus, die den Plan genehmigen muss (z. B. Projektleiter oder Fachplaner). Alternativ können vordefinierte Workflow-Ketten genutzt werden.
• Fälligkeit: Das System schlägt standardmäßig ein Datum vor. Sie können dieses Fälligkeitsdatum individuell anpassen, um Fristen zu setzen.

Schritt 3: Verteiler definieren

Unabhängig vom Prüfer können Sie einen Verteiler für Benachrichtigungen einrichten:

• Automatische Benachrichtigung: Wählen Sie Personen aus, die über den Statuswechsel per E-Mail informiert werden sollen.
• Wichtig: Personen in diesem Feld erhalten nur eine Benachrichtigung. Sie sind nicht Teil der aktiven Genehmigung (dies obliegt nur dem oben ausgewählten Prüfer).

3. Der Prüfprozess (Aus Sicht des Prüfers)

Sobald der Workflow gestartet wurde, ändert sich der Status des Plans auf „Vorgang gestartet“. Die zugewiesene Person findet die offene Aufgabe an zwei Orten:

1. Auf dem Dashboard unter dem Reiter „Start“.
2. Im dedizierten Bereich Aufgaben und Vorgänge.

Aktionen des Prüfers:

• Zustimmen: Der Workflow wird erfolgreich abgeschlossen. Der Plan wird, je nach Einstellung, automatisch in den Zielordner (z. B. „Freigabe“) verschoben.
• Zurückweisen: Der Plan wird abgelehnt. Er verbleibt im Vorabzug oder wird zur Überarbeitung markiert. Oft muss der Planer hier eine neue Version mit neuem Index hochladen.

4. Übersicht und Dokumentation

Um bei vielen Plänen den Überblick zu behalten, bietet das Planmanagement V3 folgende Tools:

• Dokumentenlieferliste: Hier sehen Sie eine detaillierte Auflistung, wann welcher Plan geliefert wurde, wann die ursprüngliche Frist war und ob es einen Zeitverzug gab (automatische Berechnung der Verzugstage).
• Vorgangshistorie: Unter „Aufgaben und Vorgänge“ können Sie jederzeit einsehen, wer wann was genehmigt hat. Dies sorgt für absolute Transparenz.