Warum erscheint mein Team nicht in Microsoft Teams? (SharePoint vs. Teams)

Warum erscheint mein Team nicht in Microsoft Teams? (SharePoint vs. Teams)

Sie haben jemanden zu einem Projekt eingeladen, die Person kann die Dateien in SharePoint sehen, aber das dazugehörige Team taucht einfach nicht in der Microsoft Teams App auf? Das ist ein häufiges Missverständnis. In diesem Artikel erklären wir Ihnen ohne technisches Fachchinesisch, woran das liegt und wie Sie es sofort lösen.

Das Problem: Zugriff auf Dateien ist nicht gleich Team-Mitgliedschaft

Oft werden neue Kollegen oder externe Partner direkt über die SharePoint-Webseite zu einem Ordner oder einer Bibliothek eingeladen. Das funktioniert zwar für den Zugriff auf die Dokumente, reicht aber nicht aus, damit Microsoft Teams erkennt: "Diese Person gehört fest zum Team."

Die Folge: Die Person hat zwar die Berechtigung für die Dateien, aber das Team-Symbol erscheint links in der Teams-Leiste einfach nicht.

Die Metapher: Das Bürogebäude und der Aktenschrank

Um den technischen Hintergrund zu verstehen, hilft ein einfacher Vergleich:

  • Microsoft Teams ist das Bürogebäude: Um hineinzukommen, muss man auf der offiziellen Mitgliederliste am Empfang stehen.
  • SharePoint ist der Aktenschrank: Dieser steht irgendwo im Gebäude.

Wenn Sie jemanden über SharePoint einladen, geben Sie dieser Person quasi nur einen Schlüssel für den Aktenschrank. Die Person darf nun zwar die Schubladen öffnen und Dokumente lesen, aber sie wurde nie offiziell durch die Haupteingangstür des Gebäudes gelassen. Da sie nicht auf der offiziellen Mitgliederliste des Gebäudes (der sogenannten Mitgliederliste) steht, "weiß" das Gebäude gar nicht, dass die Person da ist – deshalb taucht das Team in der App nicht auf.

Die goldene Regel: Von oben nach unten

In der Welt von Microsoft 365 fließen Berechtigungen immer von oben nach unten, aber fast nie von unten nach oben:

  • Richtig (Oben -> Unten): Wer Mitglied im Team (Gebäude) ist, bekommt automatisch Zugriff auf den Aktenschrank (SharePoint).
  • Falsch (Unten -> Oben): Wer Zugriff auf den Aktenschrank (SharePoint) hat, wird dadurch nicht automatisch Mitglied im Team.

Die Lösung: So machen Sie es richtig

Damit Ihre Kollegen oder Gäste das Team auch in ihrer Teams-App sehen, müssen Sie sie direkt in der Microsoft Teams Anwendung hinzufügen. So landen sie auf der offiziellen Mitgliederliste:

  1. Öffnen Sie Ihre Microsoft Teams App.
  2. Suchen Sie das entsprechende Team in der Liste auf der linken Seite.
  3. Klicken Sie auf die drei kleinen Punkte (...) neben dem Teamnamen.
  4. Wählen Sie den Punkt "Mitglied hinzufügen".
  5. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie mit "Hinzufügen".
Merke: Wenn jemand ein Team in der App nicht sieht, wurde die Person wahrscheinlich "nur" in SharePoint eingeladen. Fügen Sie die Person immer direkt über die Teams-App hinzu, damit sie den Haupteingang benutzen kann!

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