Wo Dateien in Microsoft 365 wirklich gespeichert werden

In Microsoft 365 gibt es verschiedene Orte, an denen du mit Dateien arbeitest – zum Beispiel in Teams, auf einer SharePoint‑Seite oder in deinem persönlichen OneDrive.

Damit verbunden sind oft Fragen wie:

• „Wo liegen die Dateien wirklich?“
• „Was ist der Unterschied zwischen Teams, SharePoint und OneDrive?“

Die kurze Antwort lautet:

🧩 Alle Dateien – wirklich alle – liegen technisch im SharePoint des Unternehmens.
Egal, ob du sie über Teams, eine SharePoint‑Seite oder OneDrive speicherst.

🟦 Microsoft Teams – Arbeitsoberfläche und der Zugang zur Dateiablage

Microsoft Teams ist viel mehr als Chat oder Meetings. Es bündelt viele Microsoft‑Dienste an einem Ort:

• Kalender‑App = Anzeige deines Outlook‑Kalenders
• Planner für Aufgaben
• OneNote für Notizen
• und natürlich: Dateien

🔗 Was bedeutet das für Dateien?

Unter dem Reiter „Freigegeben“ (vormals „Dateien“) zeigt dir Teams die SharePoint‑Ablage des jeweiligen Teams an.

👉 Sobald ein neues Team erstellt wird, legt Microsoft automatisch eine zugehörige SharePoint‑Seite an, die für die Dateiablage dieses Teams dient.

• Jede Datei, die du in einem Kanal hochlädst → landet im SharePoint‑Ordner dieses Kanals
• Die gesamte Dateiablage eines Teams → ist eine SharePoint‑Dokumentbibliothek in der SharePoint‑Seite des Teams
• Berechtigungen → folgen automatisch der Team‑Mitgliedschaft (klar & konsistent)

Teams ist also die Bedienoberfläche – SharePoint ist der Speicher.

🟨 SharePoint‑Seiten ohne Teams – reine Dateiablage & feine Rechte

Neben Teams gibt es auch eigenständige SharePoint‑Seiten, die nicht an ein Team gekoppelt sind. Sie eignen sich besonders für:

• strukturierte Dateiablagen
• komplexe Ordnerstrukturen
• Dokumentmanagement
• veröffentlichte Inhalte
• Freigaben auf sehr granularer Ebene (Gruppe → Team → Ordner → Datei)

Wichtige Unterscheidung:

• Teams = einfache, automatische Berechtigungslogik
• SharePoint‑Seiten ohne Teams = viel feiner steuerbare Rechte, unabhängig von Teams‑Mitgliedschaften

Ideal, wenn du präzise Berechtigungen brauchst oder eine Ablage ohne Team‑Kommunikation möchtest.

🟩 OneDrive – dein persönlicher SharePoint‑Bereich

Dein OneDrive ist ein persönlicher Bereich im großen Unternehmens‑SharePoint, der nur dir gehört.

• perfekt für persönliche Dateien
• Entwürfe, Zwischenstände, Notizen
• Freigaben an einzelne Personen möglich
• technisch: ein privater SharePoint‑Bereich nur für dich

Wichtiger Punkt:
Wenn du das Unternehmen verlässt, wird dein OneDrive gelöscht – und jeder, dem du Dateien geteilt hast, verliert damit den Zugriff.

🧩 Fazit: Alles läuft auf SharePoint hinaus

• Teams bündelt viele Microsoft‑Dienste – und ist die komfortable Tür zur SharePoint‑Ablage des Teams.
• SharePoint‑Seiten ohne Teams sind optimiert für strukturierte Dokumentablagen und detaillierte Berechtigungen.
• OneDrive ist dein persönlicher SharePoint‑Bereich.

Der Speicherort ist immer der große SharePoint deines Unternehmens, egal wo du an Dateien arbeitest.