Die Plandokumente werden in der Abgabe hochgeladen und über Auslesen wird die Dokumentcodierung des Dateinamens geprüft.
Wenn die Dokumentcodierung, der Index und Status korrekt sind, werden die Spalten mit den Inhalten gefüllt und grün hinterlegt.
Die Plandokumente können eingereicht werden und je nach Statuskürzel im Dateinamen werden die Plandokumente in die Bibliothek Vorabzüge oder Freigaben verschoben.
Pläne abgeben
klicken Sie auf der Startseite auf Abgabe / Hochladen unter den Quicklinks oder oben im Menü bei Abgabe erstellen auf Dokumente hochladen.
Wählen sie den passenden Order zum Hochladen aus, zum Beispiel Fachbereich (abhängig von der Konfiguration des Planmanagements)
Klicken Sie auf Hochladen - Dateien und wählen sie die Plandokumente aus
Die Plandokumente werden angezeigt mit dem Prozess-Hinweis Codierung nicht geprüft und die Spalten sind noch leer und rot hinterlegt.
Markieren Sie die Plandokumente und gehen Sie im Menü auf Teamsware und klicken Sie auf Auslesen
Die Prüfung der Dateinamen, des Index und Statuswertes läuft und nach der Beendigung wird Ihnen ein Hinweis angezeigt.
Nach erfolgter Prüfung wird bei jedem Plandokument in der Spalte Prozess ein Hinweis angezeigt.
In diesem Beispiel ist die Plancodierung gültig und kann abgegeben werden.
Die Plandokumente mit Prozess-Hinweis Codierung gültig können Sie nun markieren und über das Menü Teamsware und Klick auf Vorabzug einstellen abgeben.
Je nach Statuswert im Dateinamen für Vorabzug oder Freigabe werden die Plandokumente automatisch in die jeweilige Bibliothek verschoben.
Wenn im Planmanagement in den Planeigenschaften eine Ordnerstruktur festgelegt wurde, dann wird das Plandokument im definierten Ordner abgelegt.
Zum Beispiel:
Dokumente mit ungültiger Codierung können Sie löschen und nach Überarbeitung neu in der Abgabe hochladen, auslesen und bei gültiger Codierung einreichen.
HINWEIS
Eine Einreichung von Plandokumenten als Vorabzug oder Freigabe ist nur mit gültiger Dokumentcodierung möglich!
Nach erfolgreicher Einreichung werden die Dokumente in "Vorabzüge" oder "Freigaben" übertragen und aus der Abgabe entfernt. Falls in den Bereichen bereits ältere Versionen / Indizes vorhanden sind, werden diese direkt ins Archiv verschoben.
Die Abgabe sollte immer "leer" sein, denn dann sind alle Dokumente korrekt eingereicht worden!