(Plan-)Eigenschaften für die Datei-Codierung erstellen

(Plan-)Eigenschaften für die Datei-Codierung erstellen

Die Liste Dokumentcode für die Erstellung und Verwaltung der (Plan-)Eigenschaften

Die Eigenschaften eines Planes für die Dokument Codierung, wie zum Beispiel Planungsphase oder Fachsicht, werden in der Liste Dokumentcode erstellt und verwaltet.
Diese Liste finden Sie über die Navigation unter Vorgaben und Einstellungen - Administration.

In der Administration können Sie über die Schaltfläche Dokument Codierung die Liste Dokumentcode öffnen.

Öffnen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Neu das Eingabeformular um eine neue (Plan-)Eigenschaft zu erstellen.                     
 

Neue (Plan-)Eigenschaften erstellen und Details zuordnen

Wenn Sie eine neue (Plan-)Eigenschaft anlegen, reicht es nicht aus, der Eigenschaft einen Namen (Titel) zu geben und ggf. eine Beschreibung hinzuzufügen.
Damit Prozesse und Funktionen automatisch ablaufen, müssen Sie der Eigenschaft unter Details verschiedene Informationen mitgeben und/oder auch Optionen aktivieren.
Nach Eingabe der Informationen können Sie diese links oben über die Schaltfläche speichern.

WICHTIG:
Wenn alle (Plan-)Eigenschaften erstellt wurden oder wenn evt. später eine weitere Eigenschaft hinzugefügt wird, dann muss zum Abschluss oben im Menü auf die Schaltfläche Konfiguration anwenden geklickt werden.

Das Eingabeformular



Titel: Anzeigename der Eigenschaft, Pflichtfeld (rotes Sternchen)
Beschreibung: Nähere Beschreibung der Eigenschaft möglich

Beschreibung der Detailangaben zu einer (Plan-)Eigenschaft

Reihenfolge: Stelle der Eigenschaft im Dateinamen, Pflichtfeld (rotes Sternchen)

Interne ID: Damit wird der Eigenschaft für Berichte, Funktionen und evt. Mehrsprachigkeit eine eindeutige interne ID zugeordnet, vordefinierte Auswahlliste
Weitere Infos zur Internen ID -> Die Auswahl der richtigen Internen ID für die (Plan-)Eigenschaft

Basiswert: Wenn sich ein Kürzel dieser Eigenschaft während des Lebenszyklus eines Planes NICHT ändert, zum Beispiel ein Kürzel der Fachsicht oder der Planart, dann ist diese Eigenschaft ein Basiswert und muss aktiviert werden (Ja).
Wenn sich ein Kürzel dieser Eigenschaft während des Lebenszyklus eines Planes ändert, zum Beispiel ein Kürzel der Eigenschaft Status, Index, Plandatum oder der Freitext, dann ist diese Eigenschaft KEIN Basiswert (Nein)

Freie Eingabe: Wenn für diese Eigenschaft ein Freitext eingegeben werden kann, dann muss diese Option aktiviert werden (Ja).
Diese Eigenschaft sollte am Ende des Dateinamens verwendet werden.
HINWEIS: Wenn eine Eigenschaft Freie Eingabe konfiguriert ist und der Planabgebende Dateien ohne Freitext im Dateinamen abgeben will, dann muss für das korrekte Auslesen des Dateinamens das Trennzeichen Unterstrich vor dem möglichen Freitext im Dateinamen angegeben werden, Bsp: P3_AR_1_1_DA_AN_0_19_VA_A_.pdf

Aktiv: Wenn diese Eigenschaft in der Plancodierung für den Dateinamen verwendet wird, dann muss diese Option aktiviert werden (Ja)

Berechtigungsgruppe erstellen: Bei Aktivierung dieser Option (Ja) wird im Hintergrund automatisch eine Berechtigungsgruppe für jedes Kürzel in der Eigenschaft erstellt.
Beispiel:
Sie aktivieren diese Option bei der Eigenschaft Fachsicht.
Somit wird für jedes Kürzel der Eigenschaft Fachsicht eine Berechtigungsgruppe angelegt, z. B. auch eine Gruppe AR-Architektur.
Nur Benutzer, die Sie als Mitglieder zu dieser Gruppe AR-Architektur hinzufügen, können dann Plandokumente mit dem Fachsichtenkürzel AR im Dateinamen abgeben.

Ordnerstruktur erstellen: Bei Aktivierung dieser Option (Ja) wird in den Bibliotheken Vorabzüge, Freigaben und Archiv automatisch ein Ordner je Eigenschaftenkürzel erstellt. Der jeweilige Ordner wird erst erstellt, wenn ein Eigenschaftenkürzel verwendet wird.   

Basisordner: Wenn man für eine Eigenschaft die Option Ordnerstruktur erstellen aktiviert hat, kann man hier den übergeordneten Ordner festlegen. Diese Ordnerstruktur ist dann für die Bibliotheken Vorabzüge, Freigaben und Archiv gültig.
HINWEIS: Erstellen Sie erst alle (Plan-)Eigenschaften und aktivieren Sie in den Eigenschaften, für die automatisch Ordner erstellt werden sollen die Option Ordnerstruktur erstellen und speichern Sie die Eigenschaft.
Somit ist gewährleistet, dass unter Basisordner auch die gewünschte Eigenschaft als übergeordneter Ordner in der Hierarchie bereits zur Auswahl zur Verfügung steht.
Weitere Infos zu Ordnerstruktur erstellen und Basisordner  -> Ordnerstruktur erstellen und Basisordner definieren

Ordner in Abgabe erstellen: Bei Aktivierung dieser Option (Ja) wird in der Bibliothek Abgabe ein Ordner je Kürzel dieser Eigenschaft erstellt. 
Weitere Infos zu Ordner in Abgabe erstellen -> (Berechtigte) Ordner in der Bibliothek Abgabe erstellen​