Eine Firma im Kontaktmanagement erstellen
Eine der Hauptfunktionen des Kontaktmanagement Moduls besteht darin, eine neue Firma im System anzulegen.
Dazu müssen zunächst die grundlegenden Informationen zur Firma erfasst werden. Darüber hinaus können Kontakte sowie die dieser Firma zugeordneten Aktivitäten hinzugefügt und verwaltet werden.
Um eine neue Firma zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Reiter „Firmen“ und anschließend auf die Schaltfläche „Neue Firma hinzufügen“.
Ein Formular wird geöffnet, in dem Sie alle Informationen eingeben können, die Sie Ihrer Firma zuordnen möchten.
Das Formular besteht aus Hauptfeldern und vier Reitern. Die Hauptfelder sowie der Reiter „Details“ enthalten die grundlegenden Informationen wie Name, E-Mail und Adresse.
Der Reiter „Kontakte“ enthält zwei Felder, zwei Schaltflächen und zwei Unterlisten.
Sie können die Mitglieder über das Feld „Mitglieder“ aus der bestehenden Kontaktliste hinzufügen. Ebenso können Sie die verantwortliche Person über das Feld „Verantwortlicher“ aus derselben Kontaktliste auswählen.
Wenn Sie nach dem Hinzufügen von Mitgliedern und Verantwortlichen zum Formular einen Mitglied in einen Verantwortlichen umwandeln oder umgekehrt einen Verantwortlichen zu den Mitgliedern verschieben möchten, wählen Sie einfach den entsprechenden Kontakt aus und klicken Sie anschließend, je nach gewünschter Richtung auf „Verschieben zu Verantwortlichen =>“ oder „<= Verschieben zu Mitgliedern“.
Der Reiter „Vorgänge“ ermöglicht es Ihnen, Ihrer Firma Vorgänge aus der bestehenden Vorgängeliste über das Feld „Vorgänge zuweisen“ zuzuordnen.
Der letzte Reiter heißt „Weitere Info“ und enthält die Metadaten, die für zukünftige Anpassungen zur Verfügung stehen.
Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Speichern“
Wenn eine Firma auf „Aktiv“ gesetzt wird, wird in der „Dokumente“-Bibliothek automatisch ein neuer Ordner mit dem Namen „ID–Name der Firma“ erstellt.
Die hinzugefügten Kontakte und Vorgänge werden nach dem Speichern in der Firmenliste angezeigt.
Nach dem Speichern werden folgende Änderungen in anderen Listen vorgenommen:
1 - In der „Kontakte“ Liste wird die neu erstellte Firma den zuvor hinzugefügten Benutzern zugewiesen.
2 - In der „Vorgänge“ Liste wird die neu erstellte Firma den zuvor hinzugefügten Vorgängen zugeordnet.
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