Kontaktmanagement SharePoint: Lösung zur zentralen Verwaltung von Kontakten

1.      Was ist Kontaktmanagement ?

Kontaktmanagement ermöglicht die strukturierte Verwaltung und Pflege von Kontakten. Es bietet einen klaren Überblick über Firmen, deren Ansprechpartner, Rollen, Dokumentationen, Aktivitäten und geplante Follow-ups.

2.      Die Listen

Firmen: Die „Firmen“-Liste ist eine zentrale Liste im Kontaktmanagement, in der alle im System erfassten Unternehmen gespeichert werden.

Sie enthält grundlegende Informationen zu jeder Firma, wie Name, Adresse, E-Mail, sowie Verknüpfungen zu Kontakten, Vorgängen und weiteren Metadaten.

Diese Liste dient als Ausgangspunkt für die Verwaltung und Pflege der unternehmensbezogenen Daten im System.

Kontakte: die „Kontakte“ Liste ist eine zentrale Liste im Kontaktmanagement, in der alle Kontakte sämtlicher im System erfassten Firmen gespeichert werden.

Sie enthält alle relevanten Informationen zu den einzelnen Personen, wie Name, E-Mail, Telefonnummer, Position sowie die zugehörige Firma. Diese Liste ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von Kontakten zu ihren jeweiligen Unternehmen und dient als Grundlage für die Kommunikation und Pflege von Geschäftsbeziehungen. Wenn ein neuer Kontakt erstellt oder aktualisiert wird, wird diese Änderung automatisch auch in der entsprechenden Kontaktliste in Outlook übernommen. Ebenso werden neue oder geänderte Kontakte in Outlook automatisch in die Kontaktliste in SharePoint synchronisiert, sodass beide Systeme stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

Vorgänge: die „Vorgänge“ Liste zeigt alle im System erstellten Vorgänge an, unabhängig davon, ob sie bereits einer bestehenden Firma zugewiesen sind oder nicht.

Jeder Vorgang enthält Informationen wie Startdatum, Enddatum, Vorgangsstatus, Beschreibung, die zugewiesene Firma sowie die Liste der zugeordneten Kontakte.

Diese Liste dient der strukturierten Verwaltung und Nachverfolgung sämtlicher Aktivitäten und Geschäftsprozesse innerhalb des Kontaktmanagements.

Follow Up: die „Follow Up“ Liste zeigt alle Interaktionstypen (z. B. Anruf, E-Mail, Meeting, Aufgabe, Angebotsüberprüfung) an, die ein Team im Zusammenhang mit einem Thema haben kann, das besonders hervorgehoben oder im Team besprochen werden sollte. Die Liste enthält Informationen wie das Follow-Up-Datum und den Follow-Up-Status. Wenn einer Firma ein Follow-Up zugeordnet ist, zeigt die Liste das letzte und das nächste Follow-Up für diese spezifische Firma an. Über die Follow-Up Formulare kann der Benutzer außerdem Benachrichtigungen in Microsoft Teams an die entsprechenden Kontakte senden.

3.      Die Bibliotheken

Dokumente: die „Dokumente“ Bibliothek dient zur Ablage und Verwaltung aller Dokumente, die den in der „Firmen“ Liste erstellten Firmen zugeordnet sind.

Wird in der „Firmen“ Liste eine neue Firma erstellt und der „Aktiv“ Schalter auf „ON“ gesetzt, wird automatisch ein neuer Ordner in der „Dokumente“-Bibliothek angelegt. Der Ordnername folgt dabei dem Schema „Firma ID – Firmenname“.

Innerhalb dieses Ordners wird automatisch die folgende Ordnerstruktur erstellt: {00 Projektinformation-01 Anfrage-03 Verhandlungsunterlagen-04 Kalkulation-05 Planung}, diese Struktur dient der einheitlichen Ablage und erleichtert die Organisation aller firmenspezifischen Dokumente.

Archive: die „Archive“ Bibliothek dient zur Ablage aller Dokumente, die den in der „Firmen“-Liste erstellten Firmen zugeordnet sind, deren „Aktiv“ Schalter auf „Aus“ gesetzt ist. Wird eine Firma inaktiv gesetzt, werden ihre zugehörigen Dokumente in der „Archive“ Bibliothek gespeichert. Der Ordnername und die Ordnerstruktur entsprechen exakt derjenigen der „Dokumente“ Bibliothek, wodurch eine einheitliche und konsistente Organisation der archivierten Firmendaten gewährleistet ist.

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