Damit die Kontakte aus Outlook erfolgreich mit der „Kontakte“-Liste im Kontaktmanagement-Modul synchronisiert werden können, ist eine einmalige Grundkonfiguration erforderlich. Diese stellt sicher, dass alle relevanten Kontaktdaten korrekt importiert und regelmäßig aktualisiert werden.
1. Ziel der Konfiguration
Das Kontaktmanagement-Modul ist mit Microsoft Outlook verbunden, um eine zentrale und konsistente Verwaltung von Kontakten zu gewährleisten.
Durch die Synchronisierung werden alle in Outlook gepflegten Kontakte automatisch in die SharePoint-Kontaktliste übernommen.
2. Vorbereitung in Outlook : Erstellen einer Verteilerliste
- Öffnen Sie Microsoft Outlook.
- Erstellen Sie eine neue Verteilerliste (Distribution List), die speziell für das Kontaktmanagement-Modul vorgesehen ist.
- Diese Liste dient als Verbindung zwischen Outlook und dem Kontaktmanagement in SharePoint.
- Fügen Sie alle relevanten Kontakte zu dieser Verteilerliste hinzu.
- Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Informationen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Position) vollständig und korrekt eingetragen sind.
3. Synchronisierung mit dem Kontaktmanagement
Nachdem die Outlook Verteilerliste vorbereitet ist, erfolgt die Synchronisierung mit dem Kontaktmanagement wie folgt:
- Öffnen Sie im Kontaktmanagement-Modul die „Kontakte“ Liste.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisieren“
Das System importiert automatisch alle Kontakte aus der zuvor erstellten Outlook Verteilerliste.
Nach Abschluss der Synchronisierung erscheinen die importierten Kontakte in der SharePoint Kontaktliste.
4. Wichtiger Hinweis vor der Synchronisierung
Bitte stellen Sie sicher, dass alle Kontaktinformationen in Outlook korrekt und aktuell sind, bevor Sie die Synchronisierung starten.
Fehlerhafte oder unvollständige Daten in Outlook werden sonst ebenfalls in die Kontaktliste in SharePoint übernommen.
5. Ergebnis
Nach erfolgreicher Ersteinrichtung und Synchronisierung steht Ihnen in SharePoint eine vollständige und aktuelle Kontaktübersicht zur Verfügung.
Von diesem Zeitpunkt an können Änderungen sowohl in Outlook als auch im Kontaktmanagement Modul synchronisiert werden, so bleibt Ihr gesamtes Kontaktverzeichnis stets einheitlich, aktuell und zentral verwaltet.
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