Synchronisation zwischen der Kontaktliste in SharePoint und Outlook
Die Kontaktmanagement Lösung in SharePoint bietet eine effiziente Möglichkeit, Kontakte zentral zu verwalten und mit Outlook zu synchronisieren. Dadurch bleiben alle Kontaktinformationen in beiden Systemen stets aktuell, unabhängig davon, ob Änderungen in Outlook oder in SharePoint vorgenommen werden.
Im Folgenden wird beschrieben, wie die Synchronisation in beide Richtungen funktioniert:
1. Synchronisation von Outlook nach SharePoint
Wenn Sie in Outlook einen neuen Kontakt hinzufügen oder einen bestehenden Kontakt aktualisieren, können diese Änderungen auch automatisch in der Kontaktliste in SharePoint übernommen werden.
Nachdem Sie alle Anpassungen in Outlook vorgenommen haben, gehen Sie wie folgt vor:
1.1. Öffnen Sie SharePoint und klicken Sie im Hauptmenü auf die Liste „Kontakte“:
1.2. In der „Kontakte“ Liste klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) und wählen anschließend „Sync Contacts“
Sobald Sie diese Aktion ausführen, wird im Hintergrund ein Flow gestartet. Dieser Flow importiert alle neuen oder geänderten Kontakte aus Outlook automatisch in die SharePoint Kontaktliste. Damit sind Ihre Outlook-Kontakte und die SharePoint Kontaktliste auf dem neuesten Stand.
2. Synchronisation von SharePoint nach Outlook
Die Synchronisation funktioniert auch in die andere Richtung, von SharePoint nach Outlook. Wenn Sie in der SharePoint-Kontaktliste einen neuen Kontakt anlegen oder einen bestehenden Datensatz bearbeiten, müssen Sie keine weitere Aktion ausführen. Im Hintergrund wird automatisch ein Flow gestartet, der die Änderungen synchronisiert und die aktualisierten Daten an Outlook überträgt.
So wird sichergestellt, dass beide Systeme, SharePoint und Outlook, stets denselben Datenbestand anzeigen, ohne dass manuelle Schritte erforderlich sind.
3. Vorteile der bidirektionalen Synchronisation
- Immer aktuelle Kontaktdaten in beiden Systemen
- Keine doppelte Pflege notwendig
- Automatische Hintergrundprozesse über Power Automate
- Einfache Bedienung über die Schaltfläche „Sync Contacts“ in SharePoint
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