Neue Anfrage im Akquisemanagement der Teamsware Bausoftware erstellen
In diesem Artikel erfährst du, wie du im Akquisemanagement der Teamsware Bausoftware eine neue Projektanfrage erstellst, mit Details ergänzt und allen Beteiligten sowie Dokumenten zuordnest – als ideale Vorstufe für ein späteres Bauprojekt in Microsoft Teams.
Voraussetzungen
- Teamsware Bausoftware mit aktivierter Bauakte
- Berechtigungen als Teamsware-Administrator oder Owner
- Definierte Namenskonventionen für Anfragen und Projekte
- Grundkenntnisse in Microsoft Teams und SharePoint
1) Überblick: Was das Akquisemanagement bietet
Das Akquisemanagement dient als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung potenzieller Projekte, bevor diese in die aktive Bauphase übergehen:
- Zentrale Anfragenliste für alle Projektanfragen.
- Status-Tracking von der ersten Idee bis zum abgeschlossenen Auftrag.
- Flexible Felder für Titel, Beschreibung, Verantwortliche und Fristen.
- Automatische Dokumentenablage je Anfrage.
- Verwaltung von Firmen und Kontakten an einem Ort.
2) Neue Anfrage anlegen
Um eine neue Anfrage zu starten, gehe wie folgt vor:
- Öffne in der Teamsware Bauakte den Bereich Akquisemanagement.
- Klicke rechts oben auf Neue Anfrage.
- Trage im Formular Titel, Beschreibung, Status, Verantwortliche Person und die Fälligkeit ein.
3) Details ergänzen
Reichere die Anfrage mit spezifischen Informationen an, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen:
- Trage Projektbesonderheiten als Freitext ein.
- Wähle die verantwortlichen Bereiche aus (z. B. Einkauf, Produktion).
- Füge die Baustellenadresse und weitere projektspezifische Angaben hinzu.
4) Beteiligte Firmen und Kontakte zuordnen
Eine zentrale Verwaltung der Beteiligten sichert die Kommunikation von Beginn an:
- Wähle über den Tab Beteiligte vorhandene Firmen aus dem zentralen Firmenregister aus.
- Definiere Rollen, wie z. B. Fachplaner oder Nachunternehmer.
- Füge Kontakte hinzu und ordne sie den Firmen zu.
5) Dokumente hinterlegen
Teamsware unterstützt dich bei der strukturierten Ablage aller anfragenbezogenen Unterlagen:
- Teamsware erstellt automatisch eine Ordnerstruktur für jede Anfrage.
- Zusätzliche Ordner können manuell hinzugefügt werden.
- Alle Dokumente stehen sowohl in der Anfragenliste als auch in der zentralen Dokumentenbibliothek bereit.
6) Finanzen, Notizen und Aktivitäten dokumentieren
Nutze die weiteren Tabs, um den Fortschritt der Akquise lückenlos zu begleiten:
- Finanzen: Erfasse Planungskosten, Baukosten, Abschlagszahlungen und weitere Werte als Währungsfelder.
- Notizen (optional): Speichere kurze Hinweise, To-dos oder Absprachen.
- Aktivitäten: Dokumentiere Telefonnotizen, Termine und weitere Ereignisse und verfolge diese nach.
Best Practice
- Lege Standardfelder fest, die für jede Anfrage benötigt werden.
- Verwende einheitliche Statuswerte, um das Filtern und die spätere Projekterstellung zu erleichtern.
- Prüfe die Dokumentenstruktur regelmäßig und passe sie an neue Projektanforderungen an.
Häufige Fehler & Lösungen
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Felder erscheinen nicht im Formular. | Prüfen, ob das Feld auf Aktiv gesetzt und dem richtigen Tab zugeordnet ist. |
| Dokumente fehlen in der Ablage. | Sicherstellen, dass das Anfrage-Element gespeichert wurde – erst dann startet die automatische Ordnererstellung. |
| Beteiligte Firmen nicht auffindbar. | Im Firmenregister nachsehen, ob die Firma bereits angelegt wurde. |
Zusammenfassung
Mit dem Akquisemanagement organisierst du Projektanfragen von Anfang an professionell. Durch die Erfassung aller Details, Beteiligten und Unterlagen schaffst du die perfekte Basis für den späteren Übergang in ein aktives Bauprojekt.
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