Definition der Plancodierung

1. Definieren Sie Ihre (Plan)Eigenschaften und deren Reihenfolge (sinnvoll ist es, Werte die sich während des Lebenszyklus eines Planes ändern können, wie Status, Index, Freitext, ans Ende zu setzen)
2. Definieren Sie die Plancodewerte (Kürzel) je (Plan)Eigenschaft und achten Sie darauf, dass Sie kein Kürzel in einer Eigenschaft mehrfach verwenden
   

1. Definieren Sie die Reihenfolge der Plancodewerte, dies ist vor allem bei den Status- und Indexwerten wichtig,  damit kein Plan mit einem niedrigerem Index- oder Statuswert eingestellt werden kann
   

1. Legen Sie fest, ob Ordner, zum Beispiel für Fachsichten, in der Abgabe(Bibliothek) erstellt und ob diese berechtigt werden sollen. 

1. Legen Sie fest, ob eine dynamische Ordnerstrukur in den Bibliotheken Vorabzüge, Freigaben und Archiv erstellt werden soll und legen sie die Hierarchie der Ordner fest
   

Erstellung der Plancodierung in der Administration

(Plan-)Eigenschaften für die Datei-Codierung erstellen

1. Gehen Sie in die Administration in die Dokument Codierung 
   
2. Erstellen Sie die (Plan-)Eigenschaften ((Plan-)Eigenschaften für die Datei-Codierung erstellen)
   
1. Eingabe des Namen der Eigenschaft
   
2. Die Reihenfolge in der Plancodierung
   
3. Auswahl der Internen ID (Die Auswahl der richtigen Internen ID für die (Plan-)Eigenschaft)
   
4. Basiswert Ja oder Nein
   
5. Berechtigungsgruppe erstellen Ja oder Nein, sinnvoll für Fachsicht. Für jedes Fachsichtkürzel wird eine Berechtigungsgruppe erstellt und Mitglieder in dieser Berechtigungsgruppe können dann nur Plandokumente abgegeben, die dieses Kürzel im Dateinamen haben.
   
6. Ordnerstruktur erstellen (in Vorabzüge, Freigaben und Archiv), Ordner werden erst erstellt, wenn es passende Dokumente gibt, somit hat man keine leeren Ordner in der Bibliothek 
   
7. Ordner in Abgabe erstellen Ja oder Nein, sinnvoll für Fachsicht. Für jedes Fachsichtkürzel wird in der Bibliothek Abgabe ein Ordner erstellt. Wenn in dieser Eigenschaft zusätzlich die Option Berechtigungsgruppe erstellen mit Ja aktiviert ist, wird dieser Ordner zusätzlich berechtigt.

Konfiguration anwenden

Dynamische Ordnerstruktur erstellen und Basisordner definieren in den (Plan-)Eigenschaften

1. Wenn Sie bei Eigenschaften die Option Ordnerstruktur erstellen aktiviert haben, bearbeiten Sie diese Eigenschaft(en) und legen Sie bei Basisordner die Hierarchie bzw. die Ordnerstruktur fest

Plancodewerte in den (Plan-)Eigenschaften für die Datei-Codierung erstellen

1. In der Liste Dokumentcode werden alle (Plan-)Eigenschaften angezeigt
   
2. Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Titel der Eigenschaft das Formular mit den Informationen zur Eigenschaft
   
3. Erfassen Sie über die Schaltfläche Neu die Plancodewerte
   
1. Reihenfolge: In dieser Spalte wird die Wertigkeit der Kürzel definiert. Dies ist vor allem wichtig bei den Plancodewerten für die (Plan-)Eigenschaften Index und Status
   
2. Prozess: Diese Spalte muss nur bei den Plancodewerten für die (Plan-)Eigenschaft Status gefüllt werden
   
3. Wenn für diese (Plan-)Eigenschaft die Option Berechtigungsgruppe erstellen aktiviert ist, dann wird im Hintergrund automatisch die Berechtigungsgruppe erstellt und nach kurzer Zeit in der Übersicht bei Verwendung für angezeigt.
   
4. Wenn für diese Eigenschaft die Option Abgabeordner erstellen aktiviert ist, dann müssen in dieser Eigenschaft nach der Eingabe aller Plancodewerte, alle Plancodewerte markiert und auf die Schaltfläche Erstelle Ordner (inkl. Berechtigungen) geklickt werden.