Das Ziel einer "Clone Team" Vorlage ist es, ein bestehendes Referenz-Team in Microsoft Teams 1:1 zu kopieren. Dabei werden je nach Auswahl Kanäle, Tabs, Apps, Mitglieder und Ordnerinhalte übernommen. Diese Funktion ist ideal für Administratoren der Teamsware-Bauakte, um standardisierte Projektumgebungen effizient auszurollen.

1. Navigation: Vorlagen öffnen

Um eine neue Vorlage zu erstellen, navigieren Sie zunächst in den Administrationsbereich Ihrer Teamsware-Umgebung:

• Öffnen Sie im Teamsware-Adminbereich auf der rechten Seite den Block Vorlagen und Pakete.
• Wählen Sie den Punkt Vorlagen aus.

2. Eine neue Vorlage initialisieren

In der Übersicht "Alle Vorlagen / Templates" können Sie bestehende Vorlagen verwalten oder neue hinzufügen:

• Nutzen Sie bei Bedarf die Filter (Aktiv, Deaktiviert, Alle nach Typ).
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Element hinzufügen, während Sie sich im Reiter "Aktiv" befinden.

3. Vorlage anlegen – Grunddaten

Füllen Sie die Standardmaske mit den Basisinformationen aus:

• Titel: Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. "Clone AK - Projektteam Bauakte").
• Aktiv: Setzen Sie den Schalter auf Ja, damit die Vorlage in der Auswahl erscheint.
• Reihenfolge: Hier können Sie die Sortierung in der Liste festlegen (rein optische Funktion).
• Beschreibung: Hinterlegen Sie einen kurzen Zweck der Vorlage.
• Vorlagentyp: Wählen Sie zwingend Team aus.

4. Erstellungsvariante auf "Clone Team" umstellen

Standardmäßig steht die Erstellungsvariante auf "New Team" (leeres Team). Für einen Klonvorgang müssen Sie dies ändern:

1. Stellen Sie im Bereich "Team Template" die Erstellungsvariante auf Clone Team um.
2. Nach der Umstellung erscheint das Feld für die Teams / Group ID.

5. Group-ID des Referenz-Teams ermitteln und eintragen

Um das richtige Team zu klonen, benötigt Teamsware die eindeutige Identifikationsnummer (GUID) des Referenz-Teams.

So erhalten Sie die ID:

• Gehen Sie in Microsoft Teams zum gewünschten Referenz-Team.
• Klicken Sie auf die drei Punkte (Mehr) und wählen Sie Link zum Team kopieren.

Wichtig beim Einfügen:

In das Feld "Teams / Group ID" darf nur die reine GUID eingetragen werden. Ein kopierter Link sieht beispielsweise so aus:
.../conversations?groupId=3d86411a-da6f-4053-8138-3b9dc6f89e5a&tenantId=...

Entfernen Sie alle Zeichen vor und nach der ID, sodass nur noch der folgende Teil übrig bleibt:
3d86411a-da6f-4053-8138-3b9dc6f89e5a

Hinweis: Wenn die komplette URL oder Parameter wie "tenantId=" im Feld verbleiben, wird die Vorlage nicht erkannt und es kommt zu Fehlern.

6. Sichtbarkeit und Governance-Einstellungen

Diese Optionen definieren die Standardeinstellungen für jedes Team, das mit dieser Vorlage erstellt wird:

• Sichtbarkeit: Private (nur Mitglieder) oder Public (für den ganzen Tenant auffindbar).
• Einstellung "Sichtbarkeit" sperren: Verhindert, dass Nutzer diesen Wert beim Erstellen des Teams manuell ändern.
• In Adressliste / Outlook ausblenden: Steuert die Sichtbarkeit in den M365-Verzeichnissen.
• Gäste zulassen: Legt fest, ob externe Gäste zum Team hinzugefügt werden dürfen.

7. Clone-Optionen festlegen

Wählen Sie individuell aus, welche Bestandteile des Referenz-Teams kopiert werden sollen:

• Apps clonen? (z. B. Planner, OneNote, Registerkarten)
• Channel / Kanäle clonen? (Kopiert die gesamte Kanalstruktur)
• Mitglieder clonen? (Übernimmt alle bestehenden Besitzer und Mitglieder)
• Tabs / Register clonen? (Übernimmt angepinnte Websites oder Apps)

8. Namenskonventionen verknüpfen

Scrollen Sie nach unten, um die Vorlage mit Ihren Naming-Rules für Titel und SharePoint-URLs zu verknüpfen:

• Namenskonvention (Titel): Regel für den Team-Namen (z. B. PR_Nummer_Projektname).
• Namenskonvention (URL): Regel für die SharePoint-Site-URL.

Wichtig: Die Regeln müssen vorher separat im Adminbereich erstellt worden sein. Achten Sie darauf, dass der App-Typ der Regel zum Feld passt (Teams-Regel für den Titel, SharePoint-Regel für die URL). Eine falsche Kombination führt zu Fehlermeldungen bei der Team-Erstellung.

9. Häufige Fehler & Lösungen

Tipp: Führen Sie nach dem Speichern der Vorlage immer einen Testlauf mit einem Test-Projekt durch, um sicherzustellen, dass alle Namenskonventionen und Klon-Einstellungen wie gewünscht greifen.