Ziel: Eine Team-Vorlage erstellen, die ein bestehendes Projekt-Team 1:1 klont (Kanäle, Tabs/Apps, Mitglieder, Ordnerinhalte – je nach Auswahl).

Geeignet für: Admins der Teamsware-Bauakte.

Voraussetzungen: Zugriff auf Teamsware-Adminbereich, vorhandenes Referenz-Team in Microsoft Teams.

1) Navigation: Vorlagen öffnen

1. Im Teamsware-Adminbereich rechts den Block „Vorlagen und Pakete“ öffnen.

2. Vorlagen wählen.

2) Liste „Alle Vorlagen / Templates“

1. Es gibt die Filter Aktiv, Deaktiviert, Alle nach Typ.
2. In Aktiv bleiben und Neues Element hinzufügen klicken.

3) Vorlage anlegen – Grunddaten (Standardmaske)

• Titel: sinnvoll benennen (z. B. „Clone AK – Projektteam Bauakte“).
• Aktiv: auf Ja setzen (steuert nur die Sichtbarkeit in der Liste).
• Reihenfolge: nur Anzeige-Sortierung, keine fachliche Funktion.
• Beschreibung: kurzer Zweck der Vorlage.
• Vorlagentyp: Team (wir wollen ein Team klonen).

4) Erstellungsvariante: von „New Team“ auf „Clone Team“ wechseln

1. Im Bereich Team Template die Erstellungsvariante auf Clone Team stellen.
2. Sichtbarkeit & Sperren prüfen (siehe Feldbeschreibung weiter unten).

Tipp: Im gewünschten Referenz-Team in Microsoft Teams über … (Mehr) → Link kopieren den Team-Link holen.

5) Group-ID korrekt eintragen

• Nach der Umstellung auf Clone Team erscheint Teams / Group ID.
• In das Feld muss nur die Group-ID (GUID) aus dem kopierten Link.
• Alles andere aus dem Link entfernen.

Beispiel – kopierter Link (verkürzt):

https://teams.microsoft.com/l/team/19:.../conversations?groupId=3d86411a-da6f-4053-8138-3b9dc6f89e5a&tenantId=a63e4...

Einzutragen ist nur:

3d86411a-da6f-4053-8138-3b9dc6f89e5a

Hinweis: Wenn die komplette URL oder Parameter (z. B. tenantId=) im Feld bleiben, wird die Vorlage nicht erkannt.

6) Sichtbarkeit & Governance-Schalter verstehen

Diese Optionen wirken auf das neu erstellte Team aus der Vorlage:

• Sichtbarkeit:
• Private – nur Mitglieder sehen das Team.
• Public – im Tenant auffindbar/beitretbar (i. d. R. nicht für Projektteams).
• Einstellung „Sichtbarkeit“ sperren: verhindert manuelle Änderung beim Anlegen.
• In Adressliste ausblenden: blendet die M365-Adressbuchsicht aus.
• In Outlook ausblenden: verhindert die Outlook-Gruppenanzeige.
• Gäste zulassen: steuert, ob Gastzugriffe grundsätzlich erlaubt sind.
• Einstellung „Gäste zulassen“ sperren: erzwingt die o. g. Einstellung.

7) Was soll geklont werden?

Aktivieren je nach Bedarf:

• Apps clonen? (z. B. Planner, OneNote, Registerkarten/Apps)
• Channel / Kanäle clonen? (Struktur der Kanäle)
• Mitglieder clonen? (bestehende Besitzer/Mitglieder übernehmen)
• Tabs / Register clonen? (z. B. angepinnte Websites/Planner/OneNote)

So erzeugst du aus einem Referenz-Team eine nahezu 1:1 Kopie.

8) Namenskonventionen verknüpfen (Titel & URL)

Scroll nach unten:

• Namenskonvention (Titel): Regel für den Team-Titel (z. B. PR_Nummer_<Team Name>).
• Namenskonvention (URL): Regel für die SharePoint-Site-URL (z. B. PR_Nummer).
• Hintergrund: Beim Team wird immer eine SharePoint-Site erzeugt.
• Die URL-Regel sorgt für saubere, einheitliche Site-Adressen.

Wichtig – Namenskonventionen korrekt zuordnen (Titel vs. URL)

In der Vorlage gibt es zwei Felder: Namenskonvention (Titel) und Namenskonvention (URL).

Die zugehörigen Regeln müssen vorher im Adminbereich unter Namenskonventionen angelegt werden. Achte dabei unbedingt auf den richtigen App-/Funktions-Typ der Regel:

• Teams → Regel für den Team-Titel (wird in Namenskonvention (Titel) verwendet).
• SharePoint-URL / Projekt Seite → Regel für die Site-Adresse (wird in Namenskonvention (URL) verwendet).

Regel: App-Typ und Zielfeld müssen zusammenpassen.

Eine Teams-Regel funktioniert nicht als URL-Regel. Sind App-Typ und Feld falsch kombiniert oder ist nur eine Titel-Regel ohne passende URL-Regel zugewiesen, kann es bei der Erstellung zu Fehlermeldungen kommen.

Felder kurz erklärt (Referenz)

• Vorlagentyp: Team (für Team-Klon).
• Erstellungsvariante:
• New Team – leeres Team mit Grundparametern.
• Clone Team – bestehendes Team per Group-ID klonen.
• Teams / Group ID: GUID des Referenz-Teams, nur das GUID-Format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx.
• Channels / Kanäle (Bereich unter den Namenskonventionen):
• Optionale Fixeinträge mit Namen – ohne zusätzliche Funktion.
• Für echte Strukturübernahme „Channel/Kanäle clonen?“ verwenden.
• Tags: frei verwendbare Schlagwörter.
• Externes Teilen von Dateien: Standard-Voreinstellung im Team (z. B. „Neue und vorhandene Gäste“).

Best-Practice

• Referenz-Team schlank halten: nur „must-have“ Kanäle/Apps/Tabs.
• Namenskonventionen separat pflegen: Titel und URL sauber abbilden.
• Clone-Optionen bewusst wählen: Mitglieder nur klonen, wenn es Sinn macht.
• Testlauf: Vorlage einmal mit Test-Projekt durchspielen.

Checkliste vor Speichern

• Titel sinnvoll gewählt (eindeutiger Zweck).
• Vorlagentyp = Team, Erstellungsvariante = Clone Team.
• Group-ID korrekt (nur GUID, keine URL-Reste).
• Sichtbarkeit und Sperren wie gewünscht gesetzt.
• Clone-Schalter (Apps/Kanäle/Mitglieder/Tabs) passend aktiviert.
• Namenskonvention Titel und URL zugewiesen.
• Speichern.

Häufige Fehler & Lösungen

Problem: Vorlage wird beim Erstellen nicht erkannt.

Ursache: In Teams / Group ID steht die komplette URL.

Lösung: Nur die GUID nach groupId= eintragen (ohne tenantId, ohne Pfad).

Problem: Fehlermeldung bei Team-Erstellung.

Ursache: URL-Namenskonvention fehlt oder falscher Typ.

Lösung: In den Namenskonventionen eine passende URL-Regel anlegen und in der Vorlage zuweisen.

Problem: Erwartete Kanäle/Tabs fehlen.

Ursache: Clone-Schalter nicht aktiviert.

Lösung: Channel/Tabs/Apps/Mitglieder clonen auf Ja stellen, Vorlage neu speichern und erneut testen.

Problem: Team erscheint in Outlook/Adressliste.

Ursache: Ausblend-Schalter standen auf Nein.

Lösung: In Adressliste ausblenden und/oder In Outlook ausblenden auf Ja setzen (falls gewünscht).