Warum Dateien nicht in der ersten Ebene ablegen
Bei der Arbeit mit der Teamsware Bauakte wird jedes Projekt auf Basis einer Vorlage erstellt. In diesem Artikel erfahren Sie, warum es entscheidend ist, Dateien konsequent in den vorgesehenen Unterordnern abzulegen und nicht direkt in der obersten Ebene ("Dateien").
Ziel und Voraussetzungen
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Dateien korrekt abzustrukturieren, um die Übersichtlichkeit und die korrekte Funktion der Berechtigungen sicherzustellen – auch ohne IT-Vorkenntnisse.
- Zugriff auf Microsoft Teams und die verknüpfte SharePoint-Seite
- Das Projekt wurde mit der Teamsware Bauakte erstellt
- Berechtigung zum Hochladen oder Verschieben von Dateien
1. Ausgangssituation
In jedem Kanal Ihrer Bauakte (z. B. "100 Grundstück") existieren bereits fest vorgegebene Unterordner wie:
- 110 Grundstückswert
- 120 Grundstücksnebenkosten
- 130 Freimachen
Diese Struktur ist so vorkonfiguriert, dass alle hinterlegten Berechtigungen automatisch greifen, sobald eine Datei darin abgelegt wird.
2. Was nicht passieren sollte
Wird eine Datei direkt in der obersten Ebene (im Reiter "Dateien") gespeichert, ist sie nicht automatisch durch die geplanten Berechtigungen geschützt. Dies führt zu zwei potenziellen Problemen:
- Zu wenig Berechtigte: Wichtige Teammitglieder können die Datei unter Umständen nicht öffnen.
- Zu viele Berechtigte: Auch Personen außerhalb des eigentlichen Kernteams können die Dokumente eventuell einsehen.
3. Richtige Vorgehensweise
Legen Sie neue Dokumente grundsätzlich direkt in einem der vorbereiteten Unterordner ab. Dadurch stellen Sie sicher, dass:
- Alle Berechtigungen automatisch richtig gesetzt werden.
- Die Struktur für alle Projektbeteiligten logisch und auffindbar bleibt.
Sie können Dateien einfach per Drag-and-Drop in den gewünschten Ordner ziehen oder den Zielordner direkt beim Hochladevorgang ansteuern.
4. Best Practice & Fehlerbehebung
Für eine optimale Projektablage empfehlen wir folgende Punkte:
- Speichern Sie Dokumente konsequent in Unterordnern.
- Nutzen Sie für Sonderfälle bei Bedarf eine eigene SharePoint-Dokumentbibliothek als neue Registerkarte (+).
| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Datei liegt direkt unter "Dateien" | Falsche Ablage | Datei in passenden Unterordner verschieben |
| Externe sehen zu viele Inhalte | Oberste Ebene ist für alle freigegeben | Eigene SharePoint-Bibliothek mit gezielten Berechtigungen nutzen |
| Team findet Dateien nicht | Struktur wurde ignoriert | Einheitlich in Unterordnern ablegen |
Zusammenfassung
Vermeiden Sie die Ablage auf der obersten Ebene der Bauakte. Nutzen Sie die vorbereiteten Unterordner, um die Datensicherheit zu garantieren und die Projektübersicht für alle Beteiligten zu wahren.
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