Ein bildlicher Vergleich

Stell dir die Microsoft Teams Umgebung wie ein Firmengelände vor, auf dem viele unterschiedliche Gebäude stehen.
Jedes Gebäude ist ein Team, und darin gibt es verschiedene Räume bzw. Zimmer (Kanäle), die je nach Zweck und Berechtigung unterschiedlich eingerichtet sind und verschiedene Funktionen haben.

Damit du dein Team sinnvoll bauen kannst, starten wir ganz am Anfang – bei der Planung auf dem Firmengelände.

🧱 Besitzer eines Teams

Die Team-Besitzenden:

• Planen und bauen das Gebäude
• Legen die Funktion der Zimmer fest und richten sie ein
• Verwalten anschließend das Gebäude und die Ausstattung
• Entscheiden, wer das Haus betreten darf

Damit die Verwaltung funktioniert braucht das Gebäude mindestens zwei Besitzer.

🏢 Vor dem Bau: Die Gebäudeart und Zugangsrechte

Bevor du ein Team (Gebäude) erstellst, entscheidest du, welches Gebäude entstehen soll – und wem der Zutritt erlaubt ist.

🏛️ Öffentliches Gebäude (Öffentliches Team)

Ein Gebäude, das alle internen Mitarbeitenden auf dem Firmengelände frei betreten dürfen – ohne Einladung.

Wichtig:
Gäste (Externe) können ein öffentliches Gebäude NICHT automatisch betreten.

➡️ Gäste MÜSSEN IMMER eingeladen werden – egal ob ein Team öffentlich oder privat ist.

🏠 Privates Gebäude (Privates Team)

Ein Gebäude, das nur für bestimmte Personen zugänglich ist.
Nur wer eine Einladung erhält, darf die Haustür passieren.

👫 Gebäude mit Gästen (Gäste aktiviert = Standard)

Externe Personen dürfen das Gebäude betreten – aber nur, wenn sie explizit eingeladen werden.

🚫 Gebäude ohne Gäste (Gäste deaktiviert)

Das Haus liegt in einem Bereich ohne Besuchsrecht.
Externe können grundsätzlich nicht eingeladen werden.

Sehr wichtige Entscheidung: Gäste ja oder nein?

⚠️Diese Entscheidung sollte unbedingt vor dem Bau des Teams getroffen werden.
Denn eine Änderung dieser Einstellung ist nur durch einen Administrator möglich und mit zusätzlichem Aufwand verbunden.

🚪 Kanal „Allgemein“ = Der Hausflur

Der Kanal Allgemein ist der große Flur direkt hinter der Haustür.

• Jede Person, die ins Haus eingeladen wurde, steht beim Betreten zuerst im Hausflur.
  
  
  

🗺️ Planung der weiteren Zimmer (Kanäle)

Bevor du neue Zimmer in deinem Gebäude anlegst, solltest du entscheiden, wie diese genutzt werden sollen – denn jeder Kanal bekommt beim Erstellen seinen festen Typ. 
Dieser bestimmt dauerhaft, wer das Zimmer betreten darf und welche Funktionen darin zur Verfügung stehen. 
Nicht alles funktioniert in jedem Kanal-Typ – zum Beispiel kann in einem privaten Kanal kein Planner hinzugefügt werden. 
Da der Kanal-Typ später nicht mehr geändert werden kann, ist diese Entscheidung besonders wichtig. 

🚪Standardkanal = Offenes Zimmer

Standardkanäle sind Zimmer ohne Türen – und damit ohne Schloss. .

• Jede Person, die ins Haus eingeladen wurde, kann diese Zimmer betreten und sich freibewegen
  
  

🔒 Privater Kanal = Abgeschlossenes Zimmer

Private Kanäle sind Zimmer mit abgeschlossener Tür.

• Nur ausgewählte Teammitglieder und Gäste, die bereits ins Haus dürfen, können einen Schlüssel zum privaten Zimmer bekommen.
• Alle anderen sehen nicht einmal, dass dieses Zimmer existiert.
  
  

🌳 Freigegebener Kanal = Zimmer mit zusätzlicher Außentür

Ein freigegebener Kanal ist ein Zimmer innerhalb deines Gebäudes, das – im Gegensatz zu den anderen Zimmern – eine zweite Tür direkt nach draußen auf das Firmengelände besitzt.

🚪 Tür vom Haus aus

🚪 Tür vom Firmengelände aus

❌ Gäste

🎯 Warum ist dieses Zimmer so praktisch?

Du kannst somit mit KollegInnen zusammenarbeiten, ohne ihnen das ganze Gebäude zu öffnen – sie dürfen nur dieses eine Zimmer betreten, nicht die übrigen Zimmer.

🗂️ Registerkarten im Kanal = Einrichtung der Zimmer

Jedes Zimmer wird unterschiedlich eingerichtet – je nach Nutzung.
Dies entspricht den Registerkarten oben im Kanal.

💬 Beiträge = Gespräche im Zimmer

Das Sofa oder der große Gesprächskreis mitten im Raum.

• Alle, die im Zimmer sind, hören alles und können mitreden.
• Kein versteckter Austausch, alles bleibt nachvollziehbar.
• Im Gegensatz zu privaten Chats (= Flüstern auf dem Firmengelände).
  

📝 Alle Gespräche werden automatisch in einem „Gesprächsbuch“ protokolliert.
Neue Personen, die später ins Zimmer kommen, können dort alle früheren Unterhaltungen nachlesen.

📁 Freigegeben (vormals Dateien) -  Der gemeinsame Aktenschrank

Jeder, der das Zimmer betreten darf, hat Zugriff auf den Schrank:

• Unterlagen ablegen → Dateien hochladen
• Unterlagen herausnehmen, bearbeiten und zurücklegen → Dateien bearbeiten/verschieben
• Kopien mitnehmen → Dateien herunterladen
• Dinge entsorgen → Dateien löschen
  
  

📘 Notizbuch (OneNote) = Die Informations-Tafel

Eine große Tafel im Zimmer, um Ideen, Infos oder Notizen zu sammeln.

📅 Planner (Aufgaben) = Das Aufgaben-Whiteboard

Ein Board, auf dem Aufgaben gesammelt, sortiert und zugewiesen werden.

➕ Weitere Apps hinzufügen = Weitere Möbel und Werkzeuge

Neue Arbeitsflächen, Tools oder Zusatzmöbel, die dem Zimmer hinzugefügt werden können.